Aplicativos para eventos: os 12 melhores!

aplicativos para eventos

Tendência absoluta: o uso de aplicativos para eventos! Mas por quê?

O uso de aplicativos para eventos no Brasil ainda é pouco explorado. O que muitos não sabem é que existem diversos aplicativos interessantes nesse meio, que acompanham todo o ciclo de vida do evento.

Saiba que o mercado de eventos no Brasil está em fase de crescimento exponencial, dentre eles os eventos científicos. Com certeza você já participou de workshops, palestras, congressos, nos quais profissionais de diversas áreas compartilham ideias, experiências e inovações, não é?

Sendo assim, cada vez mais as empresas estão utilizando a tecnologia ao seu favor, e o mercado de eventos não pode ficar de fora! Essa é uma oportunidade única para os organizadores de evento inovarem fazendo com que os participantes tenham uma experiência memorável durante o evento.

A experiência do participante é o segredo para o sucesso

Absorver novas ideias, melhorar o networking, fazer negócios e formar parcerias são as intenções principais de alguém que participa de um evento científico. Dessa forma, para fazer com que o participante do seu evento tenha a melhor experiência é preciso se organizar e planejar!

Há várias estratégias para que seu evento ocorra da melhor maneira possível e é muito importante entender como planejar um evento. Além disso, existem alguns aplicativos que agregam valor à experiência dos participantes de forma prática, efetiva e com bons resultados. Sendo esses aplicativos gratuitos e ou com preços acessíveis. Podem te auxiliar em todas as etapas de planejamento.

Mas quais são os melhores aplicativos para eventos?

A organização de um evento envolve diversos aspectos tais como planejamento de tarefas, gerenciamento das atividades, credenciamento do participante, parte financeira, entre outros. Por isso, listamos alguns aplicativos úteis para eventos divididos por funcionalidade que ajudarão no gerenciamento do evento:

Planejamento de atividades

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O Todoist é um aplicativo que permite ao usuário definir todos os passos do evento de maneira simplificada. Através da criação de um novo projeto (ou até subprojetos), é possível definir o que vai acontecer.

Outra grande vantagem é que você pode delegar tarefas a outras pessoas para que elas colaborem em tempo real nos projetos e objetivos compartilhados. É possível receber notificações por e-mail ou notificação push sempre que mudanças importantes acontecerem em suas tarefas compartilhadas.

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Outra opção é o Trello também é uma ferramenta de gerenciamento de projetos em listas extremamente versátil e que pode ser ajustada de acordo com as necessidades do usuário. Você pode utilizá-lo para organizar as prioridades de tudo precisará ser feito para o seu evento dá certo! Como por exemplo, uma lista com os possíveis patrocinadores e parceiros.

Separando por setores, é possível definir o que ainda será feito, o que está em andamento e o que foi concluído.  Dessa forma, você consegue organizar o planejamento do seu evento para que nada saia despercebido ou seja esquecido!

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O Evernote é um aplicativo que funciona como um bloco de notas auxiliando em cada etapa do evento, desde o planejamento até o pós-evento. Nele você faz uma lista de tarefas para o seu evento. No Evernote você pode ter vários cadernos separados por temas diferentes.

Ele funciona com um sistema de nuvem o que faz com que você possa transferir toda a informação em qualquer dispositivo, a nota estará acessível sempre aonde quer que você vá, em todos os seus dispositivos.

Ele é ideal para fazer checklists e o melhor, pode ser compartilhado com outras pessoas. Esse aplicativo é imprescindível quando a produtividade é fundamental na organização de um evento!

O  Mailchimp é uma das ferramentas mais úteis para o marketing do seu evento. É simples de configurar e fácil de usar. Essa ferramenta permite o envio de email marketing para seus participantes. Também oferece modelos de templates já prontos para personalizar e enviar para o seu público. E, podem também ser modificado através do Photoshop, HTML e CSS. Além disso, o plano básico de assinatura permite que você envie até 12 mil emails e cadastre até 2 mil contatos por mês. E o melhor de tudo: é grátis!

Chega de cobrar um checklist de cada membro da sua equipe. Com o Asana, você organiza suas tarefas em um só lugar, assim como as da sua equipe, contando com uma versão para web e um app para Android e iOS.  O Asana disponibiliza vários recursos; dentre eles estão não apenas a criação de uma lista de tarefas, mas chats colaborativos, criação de times e quadro de projetos. Podendo ainda designar pessoas responsáveis pelas tarefas e também integrando o Google Drive e o Dropbox, facilitando compartilhar documentos.

Interatividade

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Meetoo é um aplicativo para enquetes e mensagens em tempo real. Possibilita conexão entre os participantes, além de poder avaliar opiniões e entendimento da plateia enquanto ocorre o evento ou conferência. Permite a condução de discussões e tomada de decisões, de forma simultânea.

O engajamento da audiência do seu evento cresce. Pois, o aplicativo permite que os participante se envolvam no assunto e compartilhem ideias ou questões. Dando a oportunidade de receber um feedback pelo aparelho que estão usando. O que torna a experiência muito mais divertida e interessante. É a ferramenta perfeita para encorajar a colaboração e conhecer melhor os integrantes do evento.

Divulgar seu evento onde seu público-alvo está é garantir engajamento durante e pós-evento. Caso o Facebook seja esse local crie uma página para divulgar o seu evento e garanta também um meio de comunicação eficiente com o seu público.

Para administrar essas páginas o Facebook possui o Gerenciador de páginas, um app disponível para iOS e Android. Nele você pode incluir até 50 contas, pode postar e responder comentários. Verificar a popularidade da página, acompanhar as curtidas e compartilhar as atualizações do seu evento.

Que tal ter o feedback em tempo real do que falam do seu evento? Na SurveyMonkey, você tem a opção de criar questionários online e em poucos minutos. Ela exibe em tempo real as respostas e ainda disponibiliza filtros para analisar as respostas e obter o melhor resultado.

Os participantes podem sugerir melhorias, fazer comentários e elogios; isso tudo online, auxiliando na organização de eventos.

Financeiro

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A gestão financeira é um desafio para muitos empreendedores e organizadores, que sentem dificuldade para lidar com finanças. O Nibo e o ContaAzul surgiram para ajudar traz a simplicidade e gestão dos gastos com seu evento.

Eventos requerem investimentos, como locação de lugar, confecção gráfica (banners, folders, etc), dentre outras demanda. Esse aplicativo controla o fluxo de caixa. Assim como faz relatórios gerenciais, aponta atrasos em recebimentos, além de emitir boletos e notas fiscais.

Organização e Credenciamento

Há aplicações que facilitam o credenciamento, e como consequência a organização do evento em si. Além de plataformas onlines para o evento em si, desde a fase da inscrição até a emissão dos certificados. Nessas plataformas você pode ainda fazer a publicação dos anais online, disponibilizando para todos os interessados de forma prática.

 

O momento do credenciamento define como os participantes vão enxergar o seu evento, pensando nisso plataformas como a Even3 desenvolveram aplicativos que automatizam o credenciamento. O app ainda funciona offline, agilizando a entrada dos participantes e prevenindo imprevistos.

Agora, basta escolher o melhor aplicativo ou os melhores que irão se adequar às suas necessidades e objetivos na hora de planejar e organizar seu evento.

Lembre-se que os aplicativos são apenas um complemento para auxiliar nesse trabalho. Depois de cumprir tudo que planejou só é preciso esperar pelo sucesso do seu evento! Então, já havia usado algum dos aplicativos para eventos? O que achou das sugestões?

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