Avaliação do evento: dicas de como obter o feedback dos participantes

avaliação do evento

Estamos vivendo um cenário cada vez mais participativo. Principalmente, com o surgimento e a consolidação das redes sociais.

Então, é bem comum que, nos dias de hoje, as pessoas avaliem produtos e serviços, deixando registradas opiniões, críticas, elogios e sugestões nas redes sociais das marcas.

O mesmo acontece no mundo dos eventos.

Proporcionar grandes experiências aos participantes pode fazer com que eles se tornem defensores e divulgadores do seu evento.

Em contrapartida,  se o evento não atender às expectativas do participante, ele pode ganhar comentários negativos e não ser bem visto no mercado.

Valorize e encare os feedbacks como algo construtivo e que vá te ajudar a oferecer, de uma próxima vez, a melhor experiência possível aos seus participantes.

Saber a opinião de como foi o evento é crucial!

Aliás, pode parecer difícil de acreditar, mas muitos organizadores sequer pedem um retorno do público.

Como fazer a avaliação do evento?

Recebemos, constantemente, perguntas de como extrair o máximo de informações sobre a percepção que os participantes tiveram do evento. 

Hoje, você pode utilizar aplicativos e tecnologias tanto para ajudar na gestão do seu evento, como também para obter um feedback mais preciso dos participantes. 

Lembrando que a avaliação do evento não precisa e não deve ser feita apenas após o seu encerramento.

Você consegue, antes mesmo do evento e durante o seu desenrolar, saber um pouco da opinião do seu público. 

Um feedback antecipado faz toda a diferença!

Antes mesmo de começar o evento, ainda na fase do planejamento, você pode sondar sobre quais temas e palestrantes são mais atrativos para o seu público. 

Nessa hora, utilizar as redes sociais pode ser uma grande mão na roda! Lance enquetes em grupos de Facebook ou no próprio Instagram. Analise a concorrência e converse com possíveis interessados no seu evento.

Isso irá ajudar a montar a programação do seu evento, pois você saberá exatamente o que o público espera do seu evento. 

Que tal disparar e-mails para a base de participantes da edição anterior e pedir sugestões? 

A fase pré-evento é essencial para engajar o seu público e tornar o seu evento conhecido no mercado. 

Por isso, faça um planejamento de marketing e divulgue a experiência enriquecedora que os participantes terão no seu evento. 

plano de marketing para eventos

Avaliação durante o evento

Com o evento acontecendo, o feedback é eficiente pois consegue capturar o sentimento dos participantes de forma imediata.

Não faz mal algum orientar a comissão organizadora e o staff a perguntarem aos participantes o que estão achando do evento.

Questionem se eles sentem falta de algo e o que acharam do nível das palestras e dos palestrantes.

Pós-evento

Essa é a hora de ter uma visão mais ampla de como tudo, de fato, aconteceu!

A avaliação do evento pode ser feita tanto de forma tradicional, distribuindo formulários de feedback ao final da programação, como de maneira digital. 

Uma boa dica para que as pessoas não desistam de responder ao questionário é limitar o número de perguntas. Por isso, defina quais são as perguntas mais relevantes e que, consequentemente, são também prioritárias.

Indicamos que o seu questionário, seja ele impresso ou digital, tenha, no máximo 15 perguntas rápidas. Algumas você pode colocar a opção de resposta por múltipla escolha. 

Redija de forma adequada as questões e deixe claro qual é o seu objetivo. 

Lembre-se que todo os feedbacks devem ser avaliados e respondidos! Principalmente as avaliações negativas!

Essa é outra falha muito comum dos organizadores de eventos: não responder aos comentários negativos.

É importantíssimo responder a esses comentários esclarecendo o porquê daquele suposto erro ter ocorrido. 

Se você errou ou se no seu evento ocorrerem falhas, não hesite em pedir desculpas pelo ocorrido. Isso mostra que o seu evento se preocupa com a opinião dos participantes e não quer que esses erros se repitam.

Que fatores avaliar do meu evento?

Você pode estruturar a avaliação do evento para diferentes perfis: participantes, palestrantes e até para a comissão organizadora!

Essa avaliação pode ser feita antes, durante e também após a realização do evento. Falaremos sobre isso mais adiante.

Alguns pontos são devem ser levados em consideração na avaliação do evento:

  • Percepção que as pessoas tiveram sobre o evento – atendeu às expectativas ou não;
  • Grade de programação;
  • Nível dos palestrantes;
  • Relevância do conteúdo apresentado;
  • Instalações físicas;
  • Limpeza e manutenção do local;
  • Atendimento e suporte da organização;Qualidade dos materiais distribuídos;
  • Divulgação do evento nas redes sociais;
  • Parceiros e fornecedores do evento;
  • Etapas do evento (credenciamento, emissão de certificados, submissão de trabalhos, avaliação dos trabalhos, etc.)

Ferramentas para obter feedback

1. Questionários impressos

Essa é a versão mais tradicional de obter a avaliação do evento e o feedback dos seus participantes.

É também uma das técnicas mais utilizadas pelos organizadores de eventos técnicos, científicos e acadêmicos.

Porém, ela pode não ser tão efetiva e prática. Sabe por quê?

Geralmente, esse trabalho é feito durante o coffee-break ou ainda ao final do evento.

Os participantes demoram, em média, 15 a 20  minutos nessa atividade. Muitos acabam ficando sem paciência ou não têm tempo de responder ao questionário.

Então, investir em meios tecnológicos de fazer a avaliação do evento pode ser uma opção mais funcional.

2. Monitoramento das redes sociais

Criando uma hashtag exclusiva para o seu evento, você pode acompanhar, em tempo real, o comportamento do seu público.

O Twitter, Facebook e o Instagram são as redes sociais mais indicadas para se fazer esse tipo de interação!

E você ainda pode utilizar um telão para que as fotos e tweets dos participantes apareçam ao longo do evento, tornando a experiência do participante ainda melhor!

3. Email marketing

Disparar email marketing é outra ferramenta bastante útil para fazer a avaliação do evento.

Lembrando que é preciso ter uma boa estratégia para estimular os destinatários a responderem.

Uma dica legal é, com o término do evento, enviar materiais que abordem o conteúdo do evento, como ebooks, resumos e fotos.

Após esses passos, será mais fácil que o participante responda ao questionário online. 

Esse questionário pode ser feito por meio de ferramentas como o Google Forms, o TypeForm e o Survey Monkey.

4. Plataformas de eventos

Hoje em dia, plataformas de eventos, como a Even3, já disponibilizam um módulo destinado somente a feedbacks e à avaliação do evento. 

Você pode gerenciar o seu evento e as avaliações de maneira muito rápida e fácil, por meio de um questionário.

Gostou? Está preparado para fazer a avaliação do seu evento? Deixe dúvidas e opiniões nos comentários!

 

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