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Eventos online: o guia completo de como organizar

Fazer eventos online é uma ótima ideia para quem quer inovar e busca soluções em meio a essa pandemia que estamos vivendo. 

A transmissão de eventos de forma online está, cada vez mais, sendo requisitada por pessoas de vários lugares do mundo. E, é preciso ficar atento às mudanças no cenário de eventos.

Existem muitas vantagens ao produzir um evento totalmente online. Mas, antes de tudo, é preciso estar preparado! 

Todavia, nem todas as pessoas estão preparadas para fazer um evento online, tampouco sabem por onde começar ou que tipo de evento pode ser feito de forma online.

Por isso, hoje, vamos dar um passo a passo completo de como organizar eventos online e tudo o que você precisa saber para começar agora!

O que são eventos online?

Um evento é qualquer acontecimento com propósitos específicos e organizado por pessoas especializadas em um determinado tema. 

E, isso serve também para eventos online, sendo a única diferença o local que será sediado o evento. Mas, como assim? Em outras palavras, a diferença do local é: presencial para virtual. 

São eventos que acontecem no ambiente digital, podendo ser transmitido online nas redes sociais ou em uma plataforma especializada em transmissão de eventos online. 

Uma pesquisa da Video Viewers, encomendada pelo Google e realizada pela Provokers, mostrou que 95% dos brasileiros costumam ver vídeos online. E, que em cinco anos, esse crescimento foi de 165%, enquanto que o consumo na televisão cresceu apenas 25%. Um salto e tanto! 

Ou seja, existe um público bem expressivo que pode consumir esse tipo de evento. Para simplificar ainda mais a organização do seu evento online, elaboramos o Manual do Primeiro Evento Online, um guia completo sobre o assunto! Baixe agora, é gratuito!

manual do primeiro evento online - baixar ebook

 

Vantagens de fazer eventos online

Alcance mais público

Por ser um evento totalmente online, pode alcançar proporções muito grandes na internet. Afinal, qualquer pessoa, de qualquer lugar do mundo, poderá participar do seu evento. 

Dependendo do canal que você utilize para transmitir seu evento, o quantitativo de pessoas pode aumentar consideravelmente de forma espontânea.

E, com uma boa divulgação e utilizando os canais digitais certos, você pode alcançar um público bastante expressivo.

Estratégias de marketing digital para eventos

Por exemplo, ao utilizar o Youtube para fazer a transmissão do seu evento online, os participantes podem compartilhar a sua live em outros canais e, consequentemente, atrair mais pessoas para o seu evento online.

E, isso é muito bom! Principalmente se você quer trabalhar mais a sua imagem ou a da sua marca, por exemplo, pois você estará ganhando visibilidade sem custo algum.

Baixo custo de investimento

Por ser um evento online, você consegue minimizar custos de forma bem expressiva. 

Alguns tipos de custo que você pode minimizar: aluguel de espaço, contratação de grandes equipamentos de som e iluminação, dentre vários outros fatores. 

Então, quando se compara aos tipos de eventos presenciais, organizar um evento online, seja ele qual for: curso, seminário, palestra, webinar…sai bem mais barato!

Pois, teoricamente, você só precisa de um notebook com câmera integrada e microfone. Afinal, para eventos online o básico já funciona! Claro, dependendo do tipo do seu evento online e o porte dele. 

Lembrando que, o meio digital disponibiliza muitas ferramentas gratuitas para transmissão de vídeos online, entre eles os mais conhecidos são: Facebook, Youtube e até Instagram para fazer seus primeiros vídeos e lives.

Caso você precise de um apoio extra para controlar os gastos financeiros do seu evento, nós temos uma planilha gratuita para você baixar e começar a gerenciar seus custos.

eventos online

Praticidade e flexibilidade 

Organizar um evento online traz praticidade tanto para o organizador quanto para o público que irá assistir à transmissão online do conteúdo. 

Isso porque, o participante pode acompanhar o evento online do conforto da sua casa ou até mesmo o organizador pode escolher gravar seu evento aos poucos, no dia e horário que mais forem do seu agrado. 

Lógico, levando em consideração que o tipo de evento online será gravado e não de forma ao vivo. Mais para frente você irá entender a diferença entre ambos.

Em relação ao público que irá assistir ao seu evento online, eles também têm a opção de acompanhar o conteúdo de qualquer aparelho eletrônico conectado à internet, por exemplo, utilizando apenas um celular e fones de ouvido.

Bacana, não é? Praticidade é tudo nos dias atuais!

Ou seja, não precisar arcar com deslocamentos e hospedagens. E, isso é um diferencial bastante relevante, afinal, tempo é ouro. 

Você também consegue, ao optar por criar o seu evento com um auxílio de uma plataforma como a Even3, gerenciar as inscrições e vendas do seu evento, limitar quantidade de participantes por atividade e emitir certificados.

Tudo fica muito mais fácil e organizado! Tem dúvidas sobre como organizar o seu evento online? Nossos consultores podem te ajudar.

Reforça o branding do seu negócio

Já ouviu falar em branding? Não?! Então vamos explicar um pouco o que é e por que organizar um evento online pode reforçar o seu branding ou da sua marca.

Branding é a gestão de marca com o objetivo de torná-la mais conhecida, desejada e positiva na mente dos seus consumidores. O Branding, ou brand management, envolve ações relacionadas ao propósito, valores, identidade e posicionamento da marca, segundo a Rock Content.

Em outras palavras, branding é todo o conjunto da sua marca: aspectos visuais, a ‘’voz’’ da marca. É o que chamamos de identidade!

O branding é importante para consolidar o nome do seu evento ou marca na mente do público. 

Dessa forma, você se torna referência no seu segmento e ganha mais visibilidade e credibilidade. Fazendo com que, mais pessoas se interessem por você e seus eventos online!

Em um mundo capitalista e de alta concorrência, fazer branding é a chave de ouro para se destacar dos concorrentes!

Se você quer saber mais sobre branding para eventos, temos um ebook gratuito que fala sobre isso e pode te guiar:

Ebook branding para eventos

Como planejar um evento online

É importante que você tenha em mente que organizar um evento online é diferente de fazer um evento presencial.

Mas, ainda assim, algumas etapas são  muito parecidas, como: tema, palestrante, data e horário, dentre outros.

Durante a organização, pense e liste todos os equipamentos que serão usados ao longo dа sua apresentação. 

Escolher um local adequado para gravar seu evento ou transmiti-lo ao vivo também é imprescindível. Mas, claro, não esqueça do principal: o local virtual que será transmitido.

Por isso, vamos te mostrar em um passo a passo completo, a como organizar um evento online do zero, abordando as principais etapas! Vamos lá?

Pense em um tema

Sim, é importantíssimo definir uma temática para o seu evento online. Qual assunto você vai abordar? O que o seu público tem interesse em aprender? É um tema relevante e atual?

Essas são algumas perguntas que você deve fazer antes de definir o tema que será o foco do seu evento. Afinal, tudo gira em torno dele. 

Caso você não saiba por onde começar, uma alternativa é perguntar diretamente ao seu público nas redes sociais com enquetes ou até mesmo com um formulário divulgado em canais estratégicos. 

Você pode, por exemplo, fazer no Google Forms um pequeno formulário e enviar para a sua base de contatos por e-mail, caso você tenha uma. 

Muitos organizadores ainda não sabem, mas o tema pode definir o sucesso do seu evento online. Afinal, ele é o que atrai os participantes para o seu evento. 

Então, pense bem antes de definir o tema!

Defina uma data e horário

Agora que você já sabe o tema, chegou o momento de definir uma data e horário. 

É muito importante definir esses detalhes previamente para que você consiga fazer uma melhor divulgação do seu evento online no meio digital. Seja em redes sociais, sites ou até mesmo em anúncios nos canais estratégicos. 

Na escolha da data e horário, é fundamental pensar no público do seu evento. São pessoas que possuem muitos compromissos? Qual a faixa etária? Estudantes? Ou já são formados e trabalham em horário comercial? 

Todas essas perguntas serão seu guia! 

#DicaEven3 

Seu público merece atenção! Sempre pense neles antes de decidir tema, data e horário. Esses detalhes são cruciais para que seu evento aconteça e seja um sucesso! Afinal, de data adianta escolher um dia e horário em que seu público não possa comparecer, correto?

Normalmente, os eventos online são realizados aos finais de semana ou em dias úteis após horário comercial. Levando em consideração que o horário comercial padrão é das 09h às 18h. 

Sendo assim, se seu evento for em dia útil, o recomendado é que ocorra após às 18h30. E, se for no fim de semana, sugerimos que seja durante o turno da manhã ou à tarde. 

Fique atento também às datas comemorativas, feriados e imprensados. Veja se faz sentido que o seu evento aconteça em meio a um feriadão, por exemplo. 

Até porque, mesmo que seu evento seja online e não necessite da presença física do participante, ele precisa separar um horário para assistir a transmissão do seu evento online.

Separe os equipamentos essenciais

Para realizar um evento online de qualidade, você precisa pensar além do conteúdo que será abordado. É preciso pensar nos equipamentos de gravação audiovisual! 

Ter bons equipamentos para gravar sua transmissão online é essencial para fazer com que o áudio, resolução da imagem e conexão com a internet funcionem adequadamente para que nada dê errado.

Como escolher os equipamentos para gravar palestras online

Mas, você pode estar se perguntando se precisa ser um especialista no assunto ou precisar investir muito para adquirir bons equipamentos. E, a resposta para isso tudo é: não!

Você não precisa ser um profissional ou especialista na área, tampouco gastar demais para ter os equipamentos essenciais. O simples já funciona! 

Além disso, você precisa pensar no tipo do seu evento e no tamanho dele. Quantas pessoas você espera que assista à sua transmissão online? Seu evento possui mais de um palestrante? Existem atividades simultâneas ou somente uma?

Essas questões são essenciais, não somente para a escolha dos equipamentos, mas também para a escolha de uma plataforma de transmissão online de evento. 

Ou seja, o tipo do seu evento vai definir os equipamentos que você precisa ter! Mas, de antemão, alguns equipamentos essenciais e básicos para gravar ou transmitir um evento online ao vivo são: câmera, microfone e computador. 

Ou, se preferir, você pode fazer isso usando apenas um celular, conexão 4G e fones de ouvidos. Bem simples e prático, não é mesmo?  

Evento online gratuito vs pago

Você já parou para pensar se seu evento online será gratuito ou pago? Pois é, essa questão é muito importante e fundamental para os próximos passos.

Isso porque, essa decisão irá impactar diretamente na forma que você deve organizar seu evento online.

Com um evento online pago você precisa pensar na forma de realizar a inscrição dos participantes e até mesmo gerenciar as vendas. 

E, para isso, é necessário utilizar uma plataforma que permita o gerenciamento dessas duas etapas. Afinal, um evento pago precisa ser bem completo e planejado. 

Se você não faz ideia de uma plataforma, aqui vai uma dica: Even3!

–> Como e por que utilizar a Even3 para organizar o seu evento online?

É fundamental utilizar uma plataforma para seu evento online pago ser ainda mais completo! Com a Even3, você consegue gerenciar todo o ciclo de vendas e inscrições dos participantes, bem como ter um site, distribuir certificados e muito mais! 

E, ainda, consegue transmitir seu evento online integrado à uma ferramenta de transmissão online. Daqui a pouco, iremos falar um pouco sobre as principais ferramentas de transmissão online.

CRIAR EVENTOS

Mas, se seu evento online for gratuito, você também pode optar por utilizar plataforma de gestão de eventos. Todavia, a forma de organização muda um pouco, já que você não precisa se preocupar com as vendas das inscrições.

Promover eventos online gratuitos é uma excelente maneira de gerar leads para o seu negócio e aumentar consideravelmente as vendas.

Isso porque, ao realizar um evento gratuito você consegue atrair muito mais participantes do que em eventos pagos, podendo capturar nome, email e número para contato das pessoas que demonstrarem interesse em participar do seu evento online.

Dessa forma, você já vai ter os dados essenciais para gerar relacionamento em canais estratégicos como é o caso do e-mail marketing. E, a partir disso, conseguir vender um produto ou serviço do seu negócio para essa base de contatos que você adquiriu apenas promovendo um evento online gratuito. Bacana, não é?

Transmissão de eventos online: ao vivo ou gravada?

Sim! Ao organizar um evento online, você tem a opção de escolher entre uma transmissão ao vivo ou gravar seu vídeo e depois disponibilizar para o seu público. 

Inclusive, muitos webinars, um dos tipos de eventos online mais conhecidos, são feitos de forma gravada. 

Webinar: o que é e como organizar?

Isso porque, o apresentador consegue entregar um conteúdo mais denso e completo, sem esquecer de nenhum detalhe da apresentação ou dos tópicos que serão falados. 

Além, de claro, ser ainda mais prático, visto que o vídeo já está concluído e pode ser disponibilizado ao público no dia e horário que quiser, possibilitando mais flexibilidade ao organizador.

Mas, também existem muitas vantagens ao fazer a transmissão do seu evento online na hora, ou seja, ao vivo! Ao escolher esse modelo, você vai passar para o seu público mais  confiança.

Isso mesmo! Afinal, para abordar um determinado assunto ao vivo, você precisa ter muito conhecimento e expertise no tema, aumentando assim a sua credibilidade. 

Além disso, você consegue estar ainda mais próximo do seu público, interagir em tempo real, mudar o discurso conforme o evento vai dando andamento.

Afinal, dúvidas podem surgir e a partir disso, debates mais intensos e interessantes podem vir à tona, tornando o seu evento ainda mais dinâmico e realista! Como se fosse um evento presencial. Bacana, não é?

Então pense bastante antes de definir se seu evento online será gravado ou transmitido ao vivo. 

Lembrando que, o perfil do seu público-alvo precisa estar sempre em evidências em qualquer tomada de decisão, e também, o tipo e porte do seu evento precisa ser levado em consideração.

Ferramentas para transmissão de eventos online

Essa é a peça fundamental para que seu evento online aconteça! Afinal, como você vai transmitir seu vídeo sem uma ferramenta específica para isso?

Agora, vamos falar das principais ferramentas que são mais utilizadas por eventos online!

Youtube Live

O YouTube Live, nada mais é do que uma ferramenta do Google que permite realizar eventos ao vivo e transmiti-los em tempo real aos assinantes de um determinado canal nessa rede social. 

Como fazer live no youtube: passo a passo completo

Uma das maiores vantagens de fazer um evento online pelo Youtube é que seu conteúdo fica disponível para o público posteriormente. Ou seja, quem chegou atrasado ou perdeu o dia do seu evento tem a chance de assisti-lo em outro momento.

Além disso, o público consegue interagir com o apresentador do evento, em tempo real. É possível reservar um momento do seu webinar para esclarecer dúvidas e bater um papo com os espectadores. 

E, ao final, você consegue analisar todas as métricas e estatísticas que o Youtube fornece, para posteriormente utilizar nas suas estratégias de marketing e divulgação do seu próximo evento.

Zoom Meetings

Existe também o Zoom Meetings, muito indicado para eventos online de médio e grande porte e para quem busca por uma plataforma mais robusta. 

Nele, é possível fazer videoconferência com até 500 participantes e 10 mil espectadores no modo pago, pois sua versão gratuita é mais limitada. 

Diferente do Youtube Live, por exemplo, o Zoom permite que os participantes sejam separados por grupos durante a videoconferência.

Ele oferece também um chat em tempo real, permitindo que o mediador/palestrante interaja com os participantes. E, ainda, compartilhe materiais educativos do seu computador e libere o acesso para outra pessoa interagir. 

Todavia, no modo gratuito existem limitações em dois pontos: quantidade de participantes e duração do evento online, limitando a 40 minutos de duração.

Duração de tempo do evento online

É preciso determinar um tempo de duração para seu evento online!

O ideal é não fazer um evento curto demais e nem tão longo, pois os participantes podem começar a sair da sua transmissão online. E você não quer isso, correto?

Normalmente, eventos online tem em média uma duração de 30min a 1hora. Claro, se for ao vivo. Mas, se seu evento for gravado, a situação muda um pouco.

Se o tipo do seu evento for no formato de um curso, é possível disponibilizar vídeo aulas aos poucos. Como assim?

Você pode, por exemplo, fazer várias gravações e abordar um determinado assunto em cada vídeo e disponibilizar para os participantes em um site. 

Esses vídeos podem ter em média uma duração de 10min a 30min, não podem ser tão longos porque vão funcionar como uma sequência. E, o ideal, é que em cada vídeo seja abordado somente um determinado assunto

E, na sequência, um vídeo complemente o outro com seus conteúdos. Dessa forma, o público irá assistir sem se preocupar com a demora ou com imprevistos. 

Pense nisso!

Caso seu evento online seja um, webinar, por exemplo, você pode transmitir online tanto online quanto gravado e treinar toda a apresentação que você preparou e tem em mente para estimular um tempo de duração.

Lembre-se: não prolongue muito um assunto que já foi abordado por completo, tente ser objetivo, direto, explique o máximo de coisas que puder e solucione o máximo de questionamentos possíveis.

Pós evento: o que fazer?

Agora que você já sabe como organizar um evento online e já está mais do que preparado, chegou o momento de saber o que fazer após o término da sua transmissão online.

O primeiro passo é divulgar nos seus canais digitais! 

Publique nas suas redes sociais o que aconteceu ao longo do seu evento online, como foi a experiência, quantas pessoas compareceram, compartilhe todos os detalhes com o seu público.

Afinal, quem não compareceu no dia pode despertar o interesse em participar na próxima vez. E, ao compartilhar os detalhes nas suas redes sociais, você vai estar aumentando automaticamente a visibilidade e relevância do seu evento online!

Mas, calma aí…

Tem uma coisa muito importante que você não pode esquecer de fazer ao final do seu evento online: perguntar a opinião dos participantes. Isso mesmo!

Fazer uma pesquisa de satisfação é essencial nesse momento. Afinal, receber feedbacks daqueles que participaram do seu evento online, principalmente sendo a primeira vez que você organiza um, pode ser a chave para garantir o sucesso das próximas edições.

Caso você não saiba como fazer isso, temos um material gratuito que pode te ajudar nesse processo.

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Como divulgar um evento online

Por ser um evento no ambiente virtual, a forma de divulgação é muito mais eficaz e com baixo custo!

Afinal, no meio digital, todo mundo está conectado ao mesmo tempo e presente em vários canais, como: redes sociais, email, sites e afins. E você pode usar isso ao seu favor!

Seu evento precisa ter uma presença digital para ser lembrado. E, para isso acontecer, será necessário aplicar estratégias de Marketing Digital.

Redes sociais

Compartilhe sempre conteúdos nas redes sociais para engajar seu público e atrair ainda mais participantes para seus eventos online. Mas de que forma você pode fazer isso? É simples! 

Forneça ao seu público conteúdos úteis e relevantes, como, por exemplo, a próxima temática que vai ser abordada em um evento futuro ou até mesmo temas que já foram falados em eventos antigos.

Publique pequenos trechos de vídeos com um assunto que já foi dito em um evento online, ou até mesmo comentários de participantes que acompanharam e tiveram uma experiência positiva.

Com esse tipo de estratégia, você não só apenas consegue gerar valor para seu público, mas também, consegue se tornar referência no seu segmentação de atuação 

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Ou seja, com as redes sociais, sua mensagem pode atingir seu público de forma mais rápida e alcançar milhares de pessoas, aumentando assim, a visibilidade do seu evento online.

Além do compartilhamento de conteúdo, as redes sociais, deve, sobretudo, ser utilizada como uma ponte de relacionamento com o seu público. Interaja! Tire dúvidas e mantenha contato próximo sempre com as pessoas.

Email marketing 

Outra forma de trabalhar a divulgação do seu evento online é com email marketing! 

Com ele é possível gerar um relacionamento com o público de forma direta e estabelecer uma comunicação exclusiva. 

Você pode criar uma lista de contatos na medida em que for produzindo eventos online. Por exemplo, passe a pedir nome e email para contato para que as pessoas possam participar da sua transmissão online.

Na medida em que você for fazendo isso, sua lista de contatos vai aumentando e você vai poder enviar e-mail marketing com próximos eventos, temas, enviar o formulário de pesquisa de satisfação, dentre várias coisas.

Quer saber mais sobre e-mail marketing e como ele pode impulsionar as vendas do seu evento online? É só baixar nosso ebook gratuito:

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Anúncios online 

Além disso, você pode apostar nos anúncios online! 

Apesar das redes sociais serem gratuitas, anunciar no meio digital é pago. Você pode, por exemplo, criar anúncios no Facebook, Instagram, Linkedin, Youtuber e Google. 

No meio on-line, é possível segmentar os anúncios conforme gênero, idade, localização, hábitos de consumo e comportamental, dentre uma série de outros fatores. 

Dessa forma, você consegue atingir exatamente o público ideal para participar do seu evento online.

Agora, você está mais do que preparado para organizar um evento online, escolher as ferramentas e plataforma ideal para transmitir seu evento online. Além, de claro, atrair público com uma boa divulgação.

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