Em 2021, a Even3 passou por um aumento de 350% no número de eventos online realizados na plataforma. Já imaginou receber tantos eventos em um ano?
Tal aumento certamente esteve ligado às mudanças sociais e restrições da pandemia de Covid-19.
No entanto, mesmo depois da pandemia, 96% dos profissionais de marketing apostam as fichas na permanência dos eventos online, como aponta uma pesquisa da Bizzabo.
Ou seja, o digital chegou com tudo no mundo dos eventos! E você está por dentro das novas tecnologias?
Hoje eu vou te dar um passo a passo completo de como organizar eventos online e tudo o que você precisa saber para começar agora.
Veja mais:
- O que são eventos online?;
- Vantagens de fazer eventos online;
- Como planejar um evento online;
- Pós evento: o que fazer?;
- Como divulgar um evento online.
Um evento é qualquer acontecimento com propósitos específicos e organizado por pessoas especializadas em um determinado tema.
E, isso serve para eventos online também, sendo a única diferença o local que será sediado o evento, passando do presencial para o virtual.
Inclusive, este formato tem crescido bastante no Brasil, onde há um público bem expressivo para consumi-lo.
Uma pesquisa da Video Viewers, encomendada pelo Google e realizada pela Provokers, mostrou que 95% dos brasileiros costumam ver vídeos online.
Em cinco anos, esse crescimento foi de 165%, enquanto que o consumo na televisão cresceu apenas 25%.
Alcance mais público
Você já parou para pensar que um evento online pode ter proporções internacionais? Afinal, qualquer pessoa, de qualquer lugar do mundo, poderá participar do seu evento.
→ Saiba mais: Como e por que organizar eventos internacionais?
Assim, você pode aliar essa vantagem a uma boa divulgação nos canais certos e, espontaneamente, atingir um público expressivo.
Por exemplo, ao utilizar o Youtube para fazer a transmissão do seu evento online, os participantes podem compartilhar a sua live em outros canais e, consequentemente, atrair mais pessoas para o seu evento online.
E isso é muito bom! Principalmente, se você quer trabalhar mais a sua imagem ou a marca de uma empresa, pois você estará ganhando visibilidade sem custo algum.
Baixo custo de investimento
Por ser um evento online, você consegue minimizar custos de forma bem expressiva, já que não vai ter gastos com aluguel de espaço, coffee break, passagens e hospedagens para palestrantes e muito mais.
Então, quando se compara aos tipos de eventos presenciais, organizar um evento online sai bem mais barato!
Pois, teoricamente, você só precisa de um notebook com câmera integrada e microfone.
Ainda, redes sociais, como Facebook, Youtube e Instagram, estão incentivando muito esse formato, possibilitando a transmissão de vídeos online com facilidade e rapidez.
Praticidade e flexibilidade
Organizar um evento online traz praticidade tanto para o organizador quanto para o público que irá assistir à transmissão online do conteúdo.
Algumas facilidades comuns são:
- Assistir ao evento onde estiver, utilizando qualquer aparelho eletrônico conectado à internet;
- Acessibilidade mais democrática, afinal, basta ter um celular e fones de ouvido;
- O conteúdo pode ser disponibilizado após o evento, de forma gratuita ou não;
- Os organizadores podem optar por transmitir um evento gravado e produzi-lo quando quiserem;
- Plataformas de eventos, como a Even3, podem automatizar boa parte do evento, como o credenciamento e envio de certificados.
Reforça o branding do seu negócio
Muitas empresas utilizam os eventos online para reforçar o branding. Mas você sabe o que é isso?
Em outras palavras, o branding busca criar uma personalidade ou transmitir um estilo de vida para atrair pessoas que se identificam com o que você está comunicando.
Nesse caso, os eventos online são uma ponte de comunicação com o seu público!
Assim, eles podem te ajudar a se tornar referência no seu segmento e ganhar mais visibilidade e credibilidade.
Primeiramente, é importante que você tenha em mente que organizar um evento online é diferente de fazer um evento presencial.
Por esse motivo, nós desenvolvemos um manual gratuito e completo para te ajudar em cada passo. Aproveite:
Em resumo, você deve seguir as principais etapas:
1. Pense em um tema
- Qual assunto você vai abordar?
- O que o seu público tem interesse em aprender?
- É um tema relevante e atual?
Essas são algumas perguntas que você deve fazer antes de definir o tema que será o foco do seu evento. Afinal, tudo gira em torno dele.
Caso você não saiba por onde começar, uma alternativa é perguntar diretamente ao seu público. Então, você pode utilizar enquetes nas redes sociais ou até mesmo com um formulário divulgado em canais estratégicos.
Muitos organizadores ainda não sabem, mas o tema pode definir um evento online de sucesso. Afinal, ele é o que atrai os participantes para o seu evento.
Então, conheça o seu público para definir um bom tema!
→ Veja também: Conheça a persona, uma forma de definir o público do seu evento.
2. Defina uma data e horário
Agora que você já sabe o tema, chegou o momento de definir uma data e horário.
É muito importante definir esses detalhes previamente para que você consiga fazer uma melhor divulgação do seu evento online no meio digital. Seja em redes sociais, sites ou até mesmo em anúncios nos canais estratégicos.
Na escolha da data e horário, é fundamental pensar no público do seu evento. Portanto, faça questões como:
- São pessoas que possuem muitos compromissos?
- Qual a faixa etária?
- São estudantes? Ou já são formados e trabalham em horário comercial?
O seu público será seu guia!
Quando é o melhor dia para fazer um evento online?
Embora essa pergunta seja muito comum, ela não tem uma resposta certa!
Isso porque toda escolha do evento deve passar sempre pelo seu público. Sempre pense neles antes de decidir tema, data e horário. Esses detalhes são cruciais para que seu evento aconteça e seja um sucesso!
No entanto, atente-se às datas comemorativas, feriados e imprensados, pois o comparecimento nesse dia tende a ser mais baixo.
Até porque, mesmo que seu evento seja online e não necessite da presença física do participante, ele precisa separar um horário para assistir a transmissão.
3. Separe os equipamentos essenciais
Para realizar um evento online de sucesso, você precisa pensar além do conteúdo que será abordado. É preciso pensar nos equipamentos de gravação audiovisual, como:
- Câmera;
- Microfone;
- Computador;
- Internet;
- Uma plataforma de transmissão online.
→ Como escolher os equipamentos para gravar palestras online
Ter bons equipamentos para gravar sua transmissão online é essencial para fazer com que o áudio, resolução da imagem e conexão com a internet funcionem adequadamente e nada dê errado.
Mas você não precisa ser profissional para gravar este tipo de evento! Na verdade, um celular, conexão 4G e fones de ouvido já podem transmitir um evento.
Tudo vai depender do tipo do seu evento e no tamanho dele. Quantas pessoas você espera que assista à sua transmissão online? Seu evento possui mais de um palestrante? Existem atividades simultâneas ou somente uma?
Em qualquer que seja a alternativa, uma plataforma de eventos pode te ajudar a automatizar muitos passos, como o recebimento de inscrições, transmissão e divulgação do evento.
Aliás, veja como é fácil criar um evento online através de uma plataforma de eventos:
Em apenas 5 passos você garante a transmissão online e segurança do seu evento!
4. Defina o valor do seu ingresso
Você já parou para pensar se seu evento online será gratuito ou pago? Pois é, essa questão é muito importante e fundamental para os próximos passos.
Isso porque essa decisão irá impactar diretamente na forma que você deve organizar seu evento online.
→ Saiba como precificar ingressos do seu evento
Com um evento online pago você precisa pensar na forma de realizar a inscrição dos participantes e até mesmo gerenciar as vendas.
E, para isso, é necessário utilizar uma plataforma que permita o gerenciamento dessas duas etapas. Afinal, um evento pago precisa ser bem completo e planejado.
Dessa maneira, uma plataforma como a Even3 pode te ajudar a gerenciar todo o ciclo de vendas e inscrições dos participantes, bem como ter um site, vender seus ingressos online e muito mais!
No entanto, se seu evento online for gratuito, você também deveria optar por utilizar plataforma de gestão de eventos.
Isso porque promover eventos online gratuitos é uma excelente maneira de gerar leads para o seu negócio e aumentar consideravelmente as vendas.
Afinal, ao realizar um evento gratuito você consegue atrair muito mais participantes do que em eventos pagos, capturando nome, e-mail e número para contato.
Dessa forma, caso esteja seguindo as Leis Gerais de Proteção de Dados para eventos, uma plataforma de eventos vai te ajudar a gerar relacionamento em canais estratégicos, como o e-mail.
A partir disso, você vai conseguir vender um produto ou serviço do seu negócio para essa base de contatos que você adquiriu apenas promovendo um evento online gratuito. Bacana, não é?
5. Duração de tempo do evento online
É preciso determinar um tempo de duração para seu evento online!
O ideal é não fazer um evento curto demais e nem tão longo, pois os participantes podem começar a sair da sua transmissão online. E você não quer isso, correto?
Normalmente, as atividades dos eventos online tem em média uma duração de 30min a 1hora.
Mas lembre-se: não prolongue muito um assunto que já foi abordado por completo. Tente ser objetivo, direto e promover interatividade para prender a atenção.
6. Transmissão de eventos online: ao vivo, gravada ou videoconferência?
Falando em gravação ou transmissão ao vivo, é importante que você conheça as opções de transmissões online.
Para definir o formato ideal, o seu público, o tema proposto e o tipo de evento farão toda diferença. Isso porque tudo depende da forma como você deseja passar o conteúdo.
Nesse caso, você tem três opções:
- Transmissão ao vivo: Na modalidade ao vivo, gravação e transmissão ocorrem ao mesmo tempo;
- Videoconferência: Funciona como uma reunião digital ou uma sala de aula virtual, com maior controle de quem pode participar da transmissão;
- Transmissão gravada: Consiste na gravação antecipada das palestras de um evento online.
→ Saiba mais: Como escolher o tipo certo de transmissão online para eventos?
Youtube Live
O YouTube Live é uma ferramenta do Google que permite realizar eventos ao vivo e transmiti-los em tempo real no Youtube.
→ Como fazer live no youtube: passo a passo completo
Como é bastante popular, o evento transmitido no Youtube costuma atrair muitas pessoas e ser bem interativo.
Vantagens:
- O conteúdo pode ficar disponível para o público posteriormente. Ou seja, quem chegou atrasado ou perdeu o dia do seu evento tem a chance de assisti-lo em outro momento;
- O público consegue interagir com o apresentador do evento em tempo real. É comum que palestrantes reservem um momento para responder dúvidas e bater um papo com o público;
- Posteriormente, o Youtube fornece métricas e estatísticas que podem ajudar nas estratégias de marketing e divulgação do seu próximo evento.
Zoom Meetings
Existe também o Zoom Meetings, muito indicado para videoconferências online.
Nele, é possível fazer videoconferência com até 500 participantes a 10 mil espectadores, sendo muito indicado até para eventos de grande porte, pois é uma plataforma bem robusta.
Vantagens:
- Diferente do Youtube Live, o Zoom permite que os participantes sejam separados por grupos durante a videoconferência;
- Ele oferece também um chat em tempo real, permitindo que o mediador/palestrante interaja com os participantes;
- Permite o compartilhamento de materiais educativos.
Todavia, no modo gratuito existem limitações em dois pontos: quantidade de participantes e duração do evento online, limitando a 40 minutos de duração.
Even3 Player
Além dos tipos de transmissão online mais comuns, a Even3 possui o Even3 Player, uma funcionalidade desenvolvida pensando justamente na segurança da transmissão do seu evento.
Vantagens:
- Somente participantes inscritos podem acessar a transmissão;
- Possui um link seguro de compartilhamentos e invasões;
- Não corre o risco de ficar fora do ar;
- Conta com ferramentas de interatividade, como bate-papo, enquetes, sorteios e muito mais.
Agora que você já sabe como organizar um evento online, chegou o momento de saber o que fazer após o término da sua transmissão.
Nesse caso, tem uma coisa muito importante que você não pode esquecer de fazer ao final do seu evento online: perguntar a opinião dos participantes.
Fazer uma pesquisa de satisfação é essencial nesse momento.
Afinal, receber feedbacks daqueles que participaram do seu evento online, principalmente sendo a primeira vez que você organiza um, pode ser a chave para garantir o sucesso das próximas edições.
Além disso, não esqueça de divulgar os resultados nas suas redes sociais!
Por ser um evento no ambiente virtual, a forma de divulgação é muito mais eficaz e com baixo custo!
Afinal, no meio digital, todo mundo está conectado ao mesmo tempo e presente em vários canais, como: redes sociais, e-mail, sites e afins. E você pode usar isso ao seu favor!
Seu evento precisa ter uma presença digital para ser lembrado. E, para isso acontecer, será necessário aplicar estratégias de Marketing Digital.
Redes sociais
Compartilhe sempre conteúdos nas redes sociais para engajar seu público e atrair ainda mais participantes para seus eventos online. Mas de que forma você pode fazer isso? É simples!
Forneça ao seu público conteúdos úteis e relevantes, como, por exemplo, a próxima temática que vai ser abordada em um evento futuro ou até mesmo temas que já foram falados em eventos antigos.
Publique pequenos trechos de vídeos com um assunto que já foi dito em um evento online, ou até mesmo comentários de participantes que acompanharam e tiveram uma experiência positiva.
Com esse tipo de estratégia, você não só apenas consegue gerar valor para seu público, mas também, consegue se tornar referência no seu segmentação de atuação.
→ Veja também: 6 dicas para divulgar o seu evento no Instagram
Ou seja, com as redes sociais, sua mensagem pode atingir seu público de forma mais rápida e alcançar milhares de pessoas, aumentando assim, a visibilidade do seu evento online.
Além do compartilhamento de conteúdo, as redes sociais, deve, sobretudo, ser utilizada como uma ponte de relacionamento com o seu público. Interaja! Tire dúvidas e mantenha contato próximo sempre com as pessoas.
E-mail marketing
Outra forma de trabalhar a divulgação do seu evento online é com e-mail marketing!
Com ele é possível gerar um relacionamento com o público de forma direta e estabelecer uma comunicação exclusiva.
Você pode criar uma lista de contatos na medida em que for produzindo eventos online. Por exemplo, passe a pedir nome e e-mail para contato para que as pessoas possam participar da sua transmissão online.
Na medida em que você for fazendo isso, sua lista de contatos vai aumentando e você vai poder enviar e-mail marketing com próximos eventos, temas, enviar o formulário de pesquisa de satisfação, dentre várias coisas.
Mas lembre-se de seguir as determinações da Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil, tá bom?
Quer saber mais sobre e-mail marketing e como ele pode impulsionar as vendas do seu evento online? É só baixar nosso e-book gratuito:
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Além disso, você pode apostar nos anúncios online!
Apesar das redes sociais serem gratuitas, anunciar no meio digital é pago. Você pode, por exemplo, criar anúncios no Facebook, Instagram, Linkedin, Youtube e Google.
No meio on-line, é possível segmentar os anúncios conforme gênero, idade, localização, hábitos de consumo e comportamental, dentre uma série de outros fatores.
Dessa forma, você consegue atingir exatamente o público ideal para participar do seu evento online.
Agora, você está mais do que preparado para organizar um evento online, escolher as ferramentas e plataforma ideal para transmitir seu evento online. Além, de claro, atrair público com uma boa divulgação.
