Nos eventos científicos, como congressos, simpósios, seminários, jornadas, dentre outros é comum a publicação de trabalhos científicos.
Essa atividade do evento pode se tornar um caos caso você não tome a melhor decisão ao escolher quais das ferramentas de avaliação de trabalhos será utilizada!
Um sistema ideal deverá evitar trabalhos manuais, que pode tornar crítico e comprometer os prazos do cronograma definido no planejamento do evento, gerando insatisfação dentre os participantes do evento.
10 características das ferramentas de avaliação ideais
Para um evento com uma expectativa acima de 100 trabalhos científicos torna-se indispensável uma solução que facilite todo o processo de avaliação dos trabalhos.
Desde a submissão, avaliação, divulgação dos resultados e a disponibilização dos anais dos trabalhos.
Na hora de escolher a sua solução dentre as ferramentas de avaliação, fique atento para que os participantes, pareceristas e organizadores possam realizar suas atividades sem problemas.
Além das características básicas, algumas funcionalidades são essenciais para agilizar todo o processo de submissão e avaliação dos trabalhos científicos.
1. Simplicidade e agilidade
Esse é um ponto crítico.
Todos devem se adaptar a uma nova solução com a menor curva de aprendizado possível e sem que seja necessários manuais.
As atividades deverão ser claras e intuitivas para todos, participantes, pareceristas e organizadores.
A agilidade também é ponto chave!
Principalmente para eventos com número de trabalhos científicos elevados, as submissões devem possuir formulários simples.
As regras de submissão devem estar bem claras aos participantes.
Além de uma área de avaliação dinâmica para que os pareceristas agilizem as suas avaliações sem se perder em e-mails e milhares de arquivos.
Cronograma de avaliação
Descubra se seu cronograma de avaliação vai ser cumprido no prazo.
Acompanhe todos os indicadores e tome decisões baseadas em fatos.
2. Integridade dos dados
Todas as avaliações e informações registradas referentes aos trabalhos científicos devem ser armazenadas de forma íntegra.
Assim evita alterações fora de prazo ou intervenções manuais sem notificar todas as partes envolvidas.
O processo de avaliação deve ser muito transparente a todos e seguidos rigorosamente para manter a credibilidade do evento perante os participantes.
3. Rastreabilidade das informações
Toda e qualquer ação referente aos trabalhos deverá ser registrada e disponibilizado para a comissão científica e organizadora do evento.
Um histórico com data e autor da ação é registrado e será de suma importância para os eventos que possuem mais de uma pessoa na comissão ou organização do evento para que seja rastreada as ações de cada integrante.
4. Submissão simples e prática para os participantes e avaliadores
A submissão dos trabalhos científicos pode se tornar um gargalo para o seu evento caso o formulário de submissão não seja simples para os participantes, gerando várias dúvidas e atendimentos.
Os trabalhos também devem estar automaticamente disponíveis para os avaliadores das áreas temáticas e modalidade do trabalho submetido.
Sem necessidade de encaminhar por e-mail ou anexo, agilizando todo o processo para que o prazo de avaliação não seja ultrapassado.
Convites
Convide os avaliadores com apenas um clique, sugira ou deixe que eles escolham suas modalidades e áreas temáticas.
Os convites dão acesso a área restrita de avaliação.
5. Avaliação prática para os pareceristas
Os pareceristas devem ter fácil acesso a avaliação dos trabalhos e uma maneira simples de emitir o seu parecer.
Muitas vezes estão fazendo um trabalho voluntário para os eventos e por isso deve ser facilitado.
Deve ser bem claro os trabalhos que ainda devem ser avaliados e qual o prazo de avaliação para que o parecerista se programe e também não atrase o cronograma para a divulgação dos resultados.
Avaliação por pares cega
A avaliação por pares cega que segundo a pesquisa da Sense About Science é aceita como a forma mais justa de avaliação por 84% dos entrevistados.
Então busque uma ferramenta que facilite a implantação dessa forma de avaliação.
6. Distribuição dos trabalhos para os pareceristas fácil e ágil
Nada melhor do que automatizar processos manuais para facilitar nossas vidas.
Dentre as ferramentas de avaliação, um bom sistema deverá automaticamente balancear a carga de avaliação dos pareceristas.
Distribuindo os trabalhos a serem avaliados e também cuidar do conflito de interesses para que não avaliem trabalhos dos quais é autor.
Distribuição Automática
Os trabalhos são distribuídos automaticamente de acordo com a modalidade, área temática e vários outros fatores como desempenho, velocidade e conflito de interesse.
7. Divulgação rápida dos resultados
Dado um cronograma apertado e várias atividades para serem realizadas, nada melhor do que facilitar a vida de quem vai divulgar os resultados dos trabalhos científicos.
Isso possibilita você a notificar todos os autores por e-mail com apenas um click!
E também oferece a flexibilidade de divulgar o resultado de apenas um trabalho para aqueles casos excepcionais que vez por outra acontecem.
8. Ajustes Finos
Busque uma ferramenta que lhe dê liberdade para que você realize ajustes diversos, como:
- Defina quantos pareceres são necessários para aprovar um trabalho.
- Realize ajustes finos na distribuição.
- Inclua e remova avaliadores em cada trabalho para acelerar o processo.
9. Parecer Rápido
A área do avaliador é o local onde os avaliadores emitem seus pareceres de forma simples e rápida, eles tem acesso a uma área exclusiva para esse fim.
10. Fácil geração dos anais do evento
Outro trabalho manual que também pode ser agilizado por um sistema de trabalhos científicos é a geração dos anais com todos os trabalhos aprovados do evento.
Ao invés de realizar o tratamento de cada trabalho, nada melhor do que apenas definir um formato de arquivo e todo o trabalho de reunir todos os trabalhos ser feito de forma automática!
Ao final um belo site com as publicações e ficha catalográfica deve ser disponibilizado, como nesse exemplo do evento PIBIDSUL.
Garanta a qualidade e integridade dos seus trabalhos.
Acabe com as avaliações por e-mail e torne seu evento mais profissional com nosso incrível mecanismo de avaliação economizando tempo e paciência!
