10 regras para o planejamento de eventos científicos

Regras

Existem os mais variados tipos de eventos científicos. Têm desde aqueles com apenas 1-10 pessoas até aqueles em que participam milhares de pessoas.

No geral, os eventos são experiências gratificantes cientistas e acadêmicos, pois são um momento de grande aprendizado e dão uma quebra na rotina.

A organização destes momentos requer bastante tempo e também planejamento. Para ocorrer da melhor maneira, existem uma série de detalhes que devem ser pensados com muita cautela.

Por isso, criamos este post com as 10 regras básicas para a organização de eventos científicos.

Regras básicas para a organização de eventos científicos:

1 – O tema é a coisa mais importante!

Uma das etapas mais importante na organização do seu evento, é definir um bom tema, por isso, quando estiver escolhendo o seu tema lembre-se de mapeá-lo para as necessidades do seu público-alvo.

Certifique-se que as pessoas certas estejam lá, ou seja, as com maior propriedade para debater pontos pertinentes relacionados a sua temática.

Quanto mais tópicos relevantes você conseguir abranger em seu evento, maior será a quantidade de pessoas interessadas nele.

Tente sempre oferecer o máximo de atividades dentro do possível para contemplar uma maior quantidade de assuntos. Afinal, pessoas vão para eventos científicos atrás de conteúdo.

2 – Não poupe tempo na hora de planejar!

O planejamento deve variar entre 9 e 12 meses antes do evento. Permita-se ter tempo de sobra para planejar, escolher o local, para solicitar, revisar e aceitar envios de trabalhos.

Também é importante pensar nos palestrantes ou convidados, ou seja, realizar esse contato com antecedência é indispensável. Quanto maior for a reputação dele, mais tempo será necessário para contatá-lo.

Pode ser preciso, providenciar quartos de hotel, reservar voos, ou outras demandas que o seu evento necessitar.

3 – Estude cautelosamente todos os possíveis custos e como diminui-los!

É fundamental ter um bom planejamento financeiro do seu evento. A primeira coisa que você deve fazer, é estimar o número de participantes, isso te fará ter uma primeira noção dos custos do evento, mas também, das entradas.

Ao contratar serviços, faça cotações em diversas empresas garantindo o melhor preço.

Se você optar, poderá incluir as refeições e coffee breaks, some isto ao custo de aluguel, infraestrutura e outros dependendo das demandas do seu evento. Pronto! Terá relacionado os custos, e portanto, pode trabalhar em cima deles.

Estas e outras questões irão determinar o quanto você precisa para realizar seu evento. Só não vale sacrificar a qualidade.

4 – Escolha o local certo na data certa

O local é um elemento essencial que compõe a qualidade do evento. O local que você escolher deve suportar o tamanho do seu evento, e além disso ter uma excelente estrutura para oferecer a melhor experiência para seus participantes.

Preste atenção nos possíveis locais e seus respectivos custos quando estiver definindo.

Faça uma pesquisa para saber se ocorrerão eventos de caráter semelhante próximos ao seu.

Pesquise os feriados, dias comemorativos e outros fatores que possam colaborar com a escolha da data.

5 – Tenha um cronograma balanceado

O evento é um lugar para pessoas que querem partilhar conhecimento e trocar ideias.

O cronograma de atividades tem de ser equilibrado com tempo suficiente para a apresentação de tudo.

Os jovens acadêmicos podem ser mais inspiradores para os estudantes, enquanto principais cientistas seniores serão capazes de apresentar uma perspectiva mais completa do campo.

Permitir muito tempo para socialização dos participantes é importante! Coffe breaks, refeições e sessões de pôsteres são ocasiões ideais para participantes encontrarem potenciais colaboradores e promover networking entre eles.

6 – Selecione com cuidado sua equipe de apoio

Ter uma boa equipe é uma das chaves para um evento de sucesso, é impossível uma única pessoa ter todas as habilidades necessárias para organizar um evento, logo, você precisará de uma equipe de apoio qualificada para que contribua positivamente.

É primordial dividir as equipes em áreas de responsabilidades e quem sabe até subdividir essas áreas.

Algumas possíveis responsabilidades que você pode designar:

  1. Gerenciar conteúdo e promoção do evento
  2. Financiamento e captação de recursos
  3. Equipe financeira
  4. Local e infraestrutura
  5. Credenciamento
  6. Distribuição dos certificados

Uma boa prática é separar sua equipe dependendo de seus interesses e habilidades.

7 – Mantenha uma comunicação regular com a sua equipe

Além de definir uma boa equipe é preciso se comunicar constantemente com ela.

Tenha reuniões estratégicas de planejamento, mantenha-se sempre em contato com as pessoas principais de cada equipe.

Todos devem estar familiarizados com os aspectos da organização do evento.Este conhecimento coletivo fará com que seja menos provável que as questões importantes sejam esquecidas. A equipe deve convencer a todos que tudo vai funcionar!

Use essas sessões para atribuir determinadas responsabilidades antes do congresso.

Tarefas que parecem simples como, levar microfones para os participantes fazerem perguntas, introduzir sessões e palestrantes, verificar apresentações antes do tempo, materiais para fixar cartazes, etc., são atividades facilmente esquecidas.

Em suma, uma boa comunicação vai fazer você cobrir facilmente todas as pequenas coisas que são tão frequentemente esquecidas.

8 – Deixe todos bem preparados para emergências!

Os participantes precisam estar cientes de todos os procedimentos de emergência em termos de evacuação. Isto deve ser discutido com os gerentes do local.

Todos os participantes devem ter fácil acesso a qualquer saída de emergência durante todo o evento.

Caso algum participante tenha uma emergência pessoal, sua família deve ser capaz de alcançá-los através de contatos específicos do próprio evento.

9 – Encerre o evento da melhor forma!

No final do congresso, você deve dar crédito a todos os que ajudaram a tornar o evento um sucesso.

Caso você tenha prêmios para apresentar, este é o momento certo para a cerimônia de premiação. Dedique algum tempo para agradecer a seus palestrantes e patrocinadores, bem como todos os envolvidos na organização do evento.

Recolha o feedback sobre o evento dos por meio de questionários. Essa avaliação vai ajudar você a entender os pontos fortes e fracos de seu congresso e dar-lhe a oportunidade de melhorar eventos futuros.

10 – Faça com que o impacto seja garantido!

Publicar os anais é a melhor maneira de ampliar o impacto e a credibilidade de um evento! Além disso, fazer upload de fotos e vídeos do evento para o site do congresso e suas redes sociais é outra prática excelente.

A publicação dos nomes dos apresentadores que receberam prêmios ou bolsas de viagem também é algo necessário

Envie um último e-mail a todos os participantes, incluindo um resumo de suas atividades e agradecendo-lhes pela sua participação.

Isto é particularmente importante se você está considerando realizar o evento novamente nos próximos anos, pois ajuda a formar um relacionamento duradouro com os participantes!

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