Você quer entrar no mercado que movimenta cerca de R$ 141 bilhões por ano, segundo a ABRAPE? Esse é o mundo dos eventos! Com o crescimento de eventos corporativos, acadêmicos, esportivos e culturais, cada vez mais pessoas têm se interessado em aprender como criar evento do zero.
Mas criar evento não se resume a montar um cronograma e divulgar na internet. Se você tiver planejamento, é possível criar evento de forma mais simples, rápida e rendendo mais.
Primeiramente, todo evento nasce de um propósito. Então, pergunte-se: por que estou organizando esse evento? Pode ser para divulgar um produto, compartilhar conhecimento, celebrar uma data ou promover networking.
Esse objetivo será o guia para todas as decisões seguintes. Por exemplo, um workshop voltado para estudantes de enfermagem tem como objetivo principal capacitar esses alunos.
Definir o público que você quer atingir é fundamental para acertar na linguagem, no formato e nos canais de divulgação na internet. Então, pense em características como:
Faixa etária; Localização; Profissão ou área de atuação; Grau de conhecimento sobre o tema; Costumes e gostos, para criar conteúdos mais avançados e precisos.
Escolha o público-alvo
Atualmente, você pode criar evento em três formatos: Presencial: ideal para eventos com interação direta Online: ótimo para atingir públicos distantes, reduzir custos e facilitar a organização. Híbrido: mistura os dois formatos e permite que parte do público participe presencialmente, enquanto outros assistem online.
Com o objetivo, público e formato definidos, é hora de partir para o planejamento. Aqui estão os pontos essenciais que você deve organizar em um documento, planilha ou plataforma de evento:
Data e horário Local (físico ou link de transmissão) Programação (quem vai falar? Qual será o cronograma?) Orçamento (quanto custa o evento? Terá patrocinadores?) Equipe (quem vai cuidar do quê?) Divulgação (como as pessoas ficarão sabendo do evento?)
Planeje cada detalhe
Mesmo eventos pequenos exigem divisão de tarefas. Então, o ideal é criar setores responsáveis pelas partes mais cruciais do seu evento. Nesse caso, a comissão organizadora do evento deve ser o elo unifica, controla e direciona os diferentes setores para que todos trabalhem interligados.
O conteúdo do evento depende muito dos convidados. Portanto, pesquise muito os profissionais relevantes para o seu público e envie convites com antecedência.
Uma boa ideia é criar uma lista com possíveis palestrantes e suas áreas temáticas. Assim, você consegue manter uma agenda de contatos diversa para o seu evento e eventos futuros.
Falando em parceiros, os patrocinadores podem ser suas parcerias mais valiosas. Afinal, eles te ajudam a aliviar o orçamento e trazer mais visibilidade ao evento. Mas você também precisa mostrar o seu valor!
Faça check-in digital com QR Code para agilizar a entrada. Utilize aplicativos de credenciamento que também permitem credenciar e acompanhar a entrega de materiais de apoio; Se seu evento for online, use tecnologias de credenciamento online; Use etiquetas ou crachás para identificação.
Consequentemente ao credenciamento, é comum que organizadores emitam certificados para todos os presentes no evento. Logo, eles devem seguir um padrão com: 1* Identificação do participante; 2* Nome do evento; 3* Carga horária; 4* Assinatura digital; 5* Token de autenticidade garantindo que o certificado é verdadeiro.
Muitos organizadores se esquecem dessa etapa, mas ela é essencial. Lembre-se que quando o evento acabar, você vai precisar: Enviar os certificados; Coletar feedback dos participantes; Compartilhar fotos e gravações; Agradecer aos palestrantes e patrocinadores; Fazer um relatório com aprendizados para o próximo evento.
ferramentas essenciais
Se organizar um evento ainda parece complexo para você, confira algumas ferramentas que podem facilitar a sua vida:
Canva Google Ads Checklist para eventos da Even3 StreamYard Plataforma de gestão de eventos, como a Even3
Vender inscrições é uma das etapas mais importantes ao criar evento. É nesse momento que você transforma visitantes em participantes e garante a sustentabilidade do evento.
A resposta é usar uma plataforma de eventos. Mas não qualquer uma! Sua opção deve ter, no mínimo, site para o evento, área de pagamento segura e painel financeiro. Só que você pode ir além!
A Even3 é uma das principais plataformas do Brasil para organização de eventos nacionais e internacionais. Ela oferece tudo o que você precisa em um só lugar.