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Como o 58º Congresso da SOBER entrou para a história

Quem vê um evento pronto não costuma ter ideia do que acontece em seus bastidores.

Imagine uma comissão organizadora ter que mudar, rapidamente, o evento da modalidade presencial para a online?

Foi o que ocorreu com o 58º Congresso da SOBER, planejado para acontecer inicialmente na cidade de Foz do Iguaçu, em agosto de 2020, de forma presencial.

Por conta da pandemia, e diante de um cenário de tantas incertezas, a organização do evento precisou tomar decisões rápidas e importantes, afinal, para eles, cancelar o Congresso da SOBER estava fora de cogitação.

Então, se você tivesse a oportunidade de vivenciar os bastidores do evento, sabe o que veria? Um time 100% disposto a fazer o 58º Congresso da SOBER não somente acontecer, como também entrar para história.

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CRIAR EVENTO

O 58º Congresso da SOBER

Com 60 anos de existência, a Sociedade Brasileira de Economia, Administração e Sociologia Rural (SOBER) tem como principal objetivo desenvolver e promover as ciências sociais rurais aplicadas (Administração, Economia, Extensão, Comunicação e Sociologia Rural), e suas correlatas.

Para atingir esse objetivo e realizar o intercâmbio de conhecimentos entre as áreas, a Sociedade realiza anualmente o Congresso da SOBER, evento que já é uma verdadeira tradição e contabiliza 58 edições.

Referência na área, o Congresso da SOBER tem como público-alvo professores, pesquisadores, estudantes de pós-graduação, universidades e institutos estaduais de pesquisa voltados ao agronegócio.

O 58º Congresso da SOBER aconteceu, pela primeira vez, de forma totalmente online no mês de novembro de 2020 e entrou para a história da Sociedade.

Com a temática “Cooperativismo, Inovação e Sustentabilidade para o Desenvolvimento Rural”, o evento contou com a presença de mais de 600 participantes e 26 palestrantes.

Entenda como em poucos meses o evento foi planejado pela organização e se tornou um verdadeiro sucesso.

Do presencial para o online em poucos cliques

A 58ª edição estava sendo minuciosamente planejada desde setembro de 2019 pela organização do evento e aconteceria, como falamos, em agosto de 2020.

No entanto, com a chegada e o avanço da pandemia, a equipe se viu forçada a mudar os planos. Cancelar um evento de tamanha tradição não era uma opção para a SOBER.

O coordenador científico e organizador Alcido Elenor Wander, Doutor em Economia Agrícola, conta como a equipe recebeu a notícia da pandemia.

“Quando começou a pandemia, começaram também as emoções. Como não sabíamos o que ia acontecer, seguimos, de início, nos preparativos para o evento presencial.”

Alcido, organizador do 58º Congresso da SOBER
Alcido, organizador do 58º Congresso da SOBER, durante entrevista com a Even3

Como muitos outros organizadores, a primeira escolha tomada foi a de adiar o evento, na esperança de uma melhora da pandemia e do retorno dos eventos presenciais.

Porém, foi em julho que bateram o martelo: a 58ª edição do evento não só teria que acontecer naquele mesmo ano, como também, pela primeira vez em quase 60 anos, seria 100% online.

A gestão do evento presencial já estava sendo feita através da plataforma Even3 e, em poucos cliques, Alcido conseguiu migrar a modalidade para a digital.

“A plataforma Even3 foi fundamental para que conseguíssemos realizar o evento virtualmente porque permitia que migrássemos o evento do presencial para o online com poucos cliques”.

A comissão organizadora, embora tenha continuado a mesma, mudou em 180 graus a lógica de trabalho.

“Nossa equipe é bastante motivada e não fugiu à luta. Tivemos reuniões preparatórias e houve também uma divisão de tarefas para que todos tivessem a clareza do que precisava ser feito”.

Comissão organizadora do evento da SOBER
No dia do evento, a comissão organizadora se reuniu para monitorar todos os detalhes do evento.

Fora isso, contar com um time de especialistas em eventos online garantiu aos organizadores a segurança que eles precisavam para tirar o Congresso do SOBER do papel.

“Essa proximidade da Even3 com os organizadores é fantástica e também fundamental. Porque ninguém da nossa equipe tinha experiência com evento virtual e se não tivesse esse contato tão próximo e aberto com a equipe da Even3 seria muito mais desafiador”.

Público diferente

Alcido conta que, por conta do online, o 58º Congresso da SOBER recebeu um público diferente.

“Algumas pessoas que participavam do evento presencial, desta vez, não participaram do online, mas também conseguimos alcançar pessoas de longe, que raramente conseguiam estar presentes no evento presencial”. – Alcido, organizador do evento.

A quebra dos limites territoriais realmente surpreendeu nesta edição, já que agora, além dos tradicionais participantes vindos de países vizinhos, como Argentina, Paraguai e Uruguai, eles receberam também pessoas de Portugal, Itália, Estados Unidos e Chile.

No ato da inscrição, os participantes preenchiam um formulário informando o endereço de residência. Assim, após gerar o relatório dos participantes no menu Pessoas da Even3, fica fácil acompanhar de onde vem cada inscrito!

Vídeos gravados: mais segurança e tranquilidade para o evento

Para terem a garantia de um evento com transmissões mais seguras e menos instáveis, a SOBER optou por utilizar os vídeos gravados, funcionalidade disponível na Even3 Streaming, para a programação.

→ Even3 Streaming: a solução para deixar os vídeos do seu evento mais seguro

Sem eles, Alcido comenta que eles teriam tido sérios problemas com interrupção do conteúdo, como compartilhou conosco:

“Se tivéssemos tentado fazer todo ao vivo, teríamos tido problemas muito sérios, inclusive em painéis, em palestras, porque a conexão de alguns palestrantes internacionais caiu no meio da apresentação” – Alcido Elenor, organizador do 58º SOBER

A gravação das palestras e das apresentações do trabalho foi fundamental para garantir a fluidez do evento.

Realização de testes e reuniões com o time Even3

Além de vídeos gravados, outro aspecto importante que garantiu tranquilidade na transição do presencial para o online foi a realização de testes com ferramentas de transmissão, entre elas, o Streamyard e a Videoconferência RNP.

Além, claro, do acompanhamento constante da equipe Even3, tirando dúvidas e explicando as melhores práticas para a realização de um evento digital de sucesso.

“Até o evento acontecer, tivemos várias reuniões com a equipe da Even3, realizamos vários testes e tudo isso nos deu a segurança necessária para que, mesmo iniciantes no mundo digital, realizássemos, com êxito, o evento”.

Aplicativo próprio do evento

Sabendo que a maioria dos participantes do Congresso da SOBER são usuários de smartphones e que nem sempre as pessoas estão diante de um computador, a SOBER foi assertiva em ter um app próprio do Evento.

A ideia do aplicativo surgiu justamente para possibilitar que os participantes conferissem a programação completa do evento, soubessem o que iria acontecer em cada dia e quais seriam os palestrantes e temáticas abordadas.

Aplicativo da SOBER
Aplicativo exclusivo para o 58º Congresso da SOBER

Além disso, era possível dar destaque aos patrocinadores do evento, o que é uma ótima oportunidade de agregar mais valor à sua apresentação de patrocínio

Com excelente aceitação do público, para 2021, a SOBER pretende ampliar as funcionalidades do aplicativo.

“Queremos que os participantes também possam montar a sua própria agenda e acompanhar as transmissões via app” – Alcido Wander, organizador do Congresso da SOBER.

Se o seu evento também precisa de um app exclusivo, é só falar com um de nossos consultores. Juntos, encontraremos a melhor solução para o seu evento.

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Organização da programação

A programação do Congresso da SOBER foi muito diversa e estava distribuída entre mesas-redondas, apresentações de trabalhos, mostras e conferências.

A comissão organizadora teve muito cuidado ao montar uma programação, pensando em sugestões atrativas, mas também confortáveis para os participantes. Isso porque a quantidade de atividades em excesso poderia prejudicar a experiência do público no evento.

Nos painéis, aconteciam as principais palestras. Eles reuniam palestrantes com perspectivas diferentes acerca de uma mesma temática, fazendo uma conexão entre ciência, pesquisa, governo e sociedade.

Outro ponto que merece destaque na organização da SOBER foi manter as atividades culturais, que já aconteciam no evento presencial, na programação do digital.

A atividade cultural tem justamente a proposta de apresentar a cultura local da cidade sede do evento, que seria Foz do Iguaçu, para os participantes, que vêm de diversas regiões do Brasil e também de outros países.

No entanto, a atividade cultural também teve função estratégica e prática no digital.

Atividade cultural
Atividade cultural foi uma das transmissões do 58º Congresso da SOBER

A organização a colocou no intervalo de dois painéis, com duração de meia hora. Esse era o tempo dos participantes pegarem um lanche, tomarem um café, esticarem as pernas e descontraírem, praticar o networking, enquanto a organização montava o painel seguinte.

#DicaEven3: Que tal promover um intervalo entre as atividades do seu evento online também? Muito tempo em frente às telas pode prejudicar a experiência do participante no seu evento.

Interatividade: surpresas e grande aceitação

Em relação à interatividade do evento, Alcido relata que os participantes se surpreenderam com o tanto que é possível interagir virtualmente.

“Isso porque nós não criamos espaços exclusivos para interação. Todas as salas eram de atividades concretas, como palestras. Os participantes podiam perguntar, tirar dúvidas”.

E outra grande surpresa para os organizadores foi ver que até as pessoas mais velhas, de 70 a 80 anos, que achavam que nunca iam conseguir participar do evento online, conseguiram participar e interagir com todos, sem dificuldades.

Hoje, a plataforma da Even3 está ainda mais completa no quesito interação e você não precisa gastar um real para usufruir dessas funcionalidades. Para deixar o evento mais interativo, você pode:

  • Criar uma ou várias enquetes por transmissão
  • Ter uma seção dedicada às Perguntas dos participantes
  • Realizar sorteios

→ Confira 5 funcionalidades gratuitas da Even3 que você não conhecia.

Patrocinadores: um desafio diante à pandemia

Tradicionalmente, a SOBER conta com patrocinadores como CNPq e Capes. Em 2020, devido à pandemia e à escassez de recursos, isso foi bem mais limitado.

Com algumas cooperativas, que já haviam fechado cotas para o evento presencial, foi preciso inicialmente muito diálogo.

Espaço e visibilidade na transmissão foi a solução encontrada para beneficiar os patrocinadores e apoios do evento.

Então, por exemplo, os fundos dos painéis e das palestras contaram com a logomarca dos patrocinadores. Para o evento de 2021, a ideia é colocar vídeos dos patrocinadores em momentos estratégicos, seja nos intervalos ou no início das sessões.

Patrocínio em eventos online: SOBER
Mais visibilidade para os patrocinadores durante a transmissão

E uma notícia boa para os organizadores da SOBER e que também utilizam a Even3: é possível contar com uma sessão personalizada de exposição de patrocinadores e apoio do evento. Tudo totalmente gratuito.

PATROCINADORES
Agora, na Even3, você pode criar áreas personalizadas para os patrocinadores do evento.

Resultados

Não há como negar: o 58º Congresso da SOBER entrou para a história.

Com certeza, será lembrado pela organização do evento, que aprendeu em poucos meses a organizar com muita eficiência um evento digital, e também pelos participantes, que tiveram uma nova experiência, extremamente enriquecedora no congresso.

Foram mais de 620 participantes, quase 600 submissões avaliadas, 72 atividades online e 26 palestrantes. O evento foi marcado pela pontualidade e por vários elogios dos participantes.

Alcido e a comissão organizadora da SOBER puderam coletar feedbacks dos participantes através do módulo Avaliação do Evento, disponível gratuitamente na Even3.

Os participantes puderam avaliar etapas importantes do evento, como a submissão e a inscrição, além de pontualidade, temática do evento e outros aspectos relevantes.

“Fizemos uma avaliação com os participantes e os participantes avaliaram muito bem o evento. Foi uma experiência muito bem-sucedida”, explica Alcido.

Evento de 2021 com data marcada

O sucesso foi tanto que evento de 2021 já está programado e vai acontecer, mais uma vez, no formato online na plataforma da Even3.

Ele será realizado entre os dias 02 e 06 de agosto de 2021 em parceria com a Sociedade Brasileira de Cooperativismo, a SESCOOP.

–> Confira o 59º Congresso da SOBER. As inscrições já estão abertas!

E, quando a situação da pandemia for controlada, o evento voltará ao presencial, mas terá sim componentes híbridos na programação.

“As oportunidades que o virtual nos trouxe, nós não iremos ignorá-las. Poder conectar pessoas de qualquer lugar do planeta no evento virtual abre muitas possibilidades, além de conseguir trazer grandes referências internacionais do mercado. Isso é fantástico”, comenta Alcido.

Alcido conclui dizendo que “foi possível fazer um congresso de alta qualidade, mudando totalmente o jeito de realizá-lo. O primeiro Congresso virtual da SOBER entrou para a história da Sociedade”.

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