Email marketing para eventos: tudo sobre o Mailchimp

email marketing para eventos

O email marketing para eventos acadêmicos e científicos é, hoje, uma das melhores estratégias de comunicação utilizadas para aprimorar o relacionamento entre organizadores e participantes.

Imagine ter que enviar manualmente 3 emails por semana para mais de 1.000 participantes? Só de pensar na ideia, o organizador fica desesperado! Afinal, o trabalho é enorme, chato e extremamente repetitivo.

Contratar um serviço de disparo automático de emails se torna, então, imprescindível para os organizadores que desejam otimizar o tempo e o trabalho da sua equipe.

Email marketing para eventos: Mailchimp

Uma das empresas que oferece esse serviço de email marketing para eventos é a MailChimp, que, com configuração simples e fácil de usar, já disponibiliza templates prontos de email para facilitar a vida do organizador!

O plano gratuito deles é super completo e provavelmente atenderá super bem às suas necessidades. Essa assinatura permite que você envie até 12 mil e-mails e cadastre até 2 mil contatos por mês, o que é bastante coisa para um evento científico.

Se você já usa a Even3, também é possível exportar sua lista emails para a Mailchimp. Nós vamos te ensinar como, mas primeiro é importante entender como o Mailchimp funciona.

Como criar uma conta no Mailchimp?

Embora o Mailchimp só esteja disponível em inglês, sua interface é bastante intuitiva. De todo jeito, elaboramos um passo a passo de como criar uma conta GRATUITA na plataforma.

Veja o slide abaixo:

Acesse o site www.mailchimp.com

  • mailchimp-criar
    1) Crie uma conta gratuita clicando em SIGN UP FREE

A conta está pronta… E agora?

Precisamos ajustar algumas configurações importantes para que sua mensagem chegue do jeito certo a pessoa certa na hora certa. Afinal, é assim que funciona o email marketing para eventos.

Por falar em hora, é importante configurar o fuso horário que você quer trabalhar. Seu evento vai acontecer no Brasil ou no exterior? Para ajustar essa e outras configurações, é simples:

Veja o slide abaixo:

Ajuste as configurações:

  • mailchimp-perfil
    1) Clique no seu perfil

Depois de configurado, podemos começar a criar a lista de contatos do seu evento.

Criando a lista de contatos

A lista de contatos funciona como uma agenda. Nela, você encontrará os emails e as informações sobre as pessoas que demonstraram interesse pelo seu evento ou que já se inscreveram como participante. 

Palestrantes e avaliadores também podem receber conteúdos por email.

Mas, para organizar as listas de email, é preciso usar filtros.

Pois, no e-mail marketing, o conteúdo é totalmente personalizado e deve variar conforme o perfil do público a que você se dirige. Por isso, precisa ser segmentado.

Isso significa que o conteúdo do e-mail marketing para eventos PRECISA ser relevante para quem o recebe, por isso a importância de segmentar o público do seu evento.

Um palestrante não deve receber o mesmo conteúdo de um participante que se inscreveu para uma mesa-redonda.

Se bem executado, ele se torna uma poderosa estratégia de comunicação entre organizadores e participantes de um evento técnico ou científico. 

Exporte a sua lista de participantes da Even3

Veja o slide abaixo:

  • mailchim-even3-organizador
    1) Na página do organizador, você tem acesso, do lado esquerdo da tela, a tela “Pessoas”.

Crie listas de contato no Mailchimp

Agora que já tem acesso às planilhas, com os devidos filtros, você pode começar a criar as listas do seu evento no Mailchimp.

Veja o slide abaixo:

  • mailchimp-lists
    1) Clique em “Lists”

Explicações:

Em List Details:

  • List name – você deve criar um nome para sua lista de contatos. Lembrando que ela ficará visível para os seus participantes. Algumas sugestões: nome do evento + participante; nome do evento + palestrante.
  • Default From email adress – coloque um e-mail válido para que as pessoas possam responder à newsletter, tirando dúvidas ou sugerindo conteúdos.Uma dica preciosa: não crie e-mail do tipo “[email protected]” ou “[email protected]”, afinal você não quer prejudicar a comunicação do seu evento, né? E-mail marketing é relacionamento!
  • Default from name – seu participante estará recebendo os conteúdos de quem? Você pode colocar o nome do evento, por exemplo, ou seu nome + sigla do evento.
  • Remind people how they signed up to your list –  Lembre a pessoa por que ela se inscreveu na sua lista.Exemplo: Você está recebendo este e-mail porque quis receber mais informações ou se inscreveu no evento XXX por meio do nosso site.

Em Form Settings:

  • “Enable double opt-in” pede para habilitar a opção de confirmação de inscrição na lista. Ou seja, seu contato se cadastra na lista e precisa confirmar o ato por e-mail. Se não achar necessário, não precisa marcar.
  • “Enable GDPR fields” – não é necessário habilitar, pois essa opção só serve para a Europa.

Em Notifications:

  • “Daily Summary” – marque se deseja receber um resumo diário de pessoas que se inscreveram ou não se inscreveram na sua lista.
  • “One-by-one” – marque se deseja receber notificações de inscrição na sua lista no instante que a pessoa deixar o e-mail na sua landing page.
  • “One-by-one” – marque se deseja receber notificações sobre descadastramentos na sua lista no instante em que eles ocorrerem.

Importe os contatos da planilha da Even3 para a lista do Mailchimp

Agora que as configurações da sua lista estão prontas, basta importar os contatos da planilha da Even3 para o Mailchimp! Veja o slide abaixo:

  • mailchimp-import
    1) Clique em “Import Contacts”

Explicação as três formas de envio que o Mailchimp disponibiliza:

    • por meio de um arquivo csv/txt;
    • copiando e colando os contatos de arquivos xls, como o Excel.
    • por integrações com ferramentas como Google Drive e Zendesk Salesforce

Para as planilhas da Even3, escolha a segunda a opção (copiando e colando os contatos de arquivos xls, como o Excel).

Abra a planilha do Excel

Veja o slide abaixo:

  • mailchimp-excel-contatos
    1) Selecione todos os contatos clicando na seta que fica entre as linhas e as colunas, conforme indicado pela figura abaixo:

Construir uma lista de contatos de email marketing para eventos, que esteja bem segmentada, é essencial para que o conteúdo certo chegue à pessoa certa. Por isso, essa etapa merece total atenção do organizador.

O e-mail marketing funciona como um canal de relacionamento extremamente personalizado e exclusivo entre organização e participantes/palestrantes.

Então, invista em e-mail marketing para eventos, ouça seus participantes, conquiste elogios e recomendações e garanta o sucesso do seu evento!

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