Email marketing: 7 razões para usá-lo no seu evento

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O email marketing é, hoje, uma das estratégias mais eficazes de comunicação entre a organização de um evento científico e os seus participantes.

Quando bem executado, ele mostra a relevância e a importância do seu evento. Também traz novidades, esclarece dúvidas dos participantes e faz com que eles tenham mais interesse sobre o tema, o conteúdo e as atividades que vão ser exploradas na programação.

Portanto, é uma oportunidade do organizador oferecer experiências que  enriqueçam a bagagem cultural dos participantes do evento.

Você pode, por exemplo, informá-los sobre novidades de palestrantes, temas de minicursos e de mesas-redonda. Avisos mais técnicos, como lotes e valores das entradas, regras de submissão de trabalhos e atividades que irão compor a grade do evento também funcionam muito bem.

Email marketing: o que é?

Email marketing nada mais é do que a comunicação personalizada, feita por e-mail, entre uma empresa e seus clientes. No caso dos eventos acadêmicos e científicos, entre a comissão organizadora e os participantes, que podem ter diferentes perfis.

Em certas situações, palestrantes também costumam receber emails com informações sobre o evento. Mas o mais importante é entender que no email marketing o conteúdo é totalmente personalizado e deve variar conforme o perfil do público a que você se dirige.  Como assim?

Os interesses de um palestrante não são os mesmos de um aluno ouvinte ou de um participante que apresentará um painel. Logo, você terá que criar conteúdos diferentes para públicos diferentes.

O email marketing deve enviar a mensagem certa, na hora certa, para a pessoa certa. Ou seja, o conteúdo PRECISA ser relevante para quem o recebe, por isso a importância de segmentar o público do seu evento.

Por que utilizar email marketing no seu evento?

Listamos 7 motivos que mostram como o email marketing pode fazer total diferença no seu evento.

1. Alcance

O email é um pré-requisito tanto para se cadastrar em qualquer rede social existente no mercado como para se inscrever nos eventos cujas inscrições sejam feitas pela internet.

Segundo dados da Fourth Source, 92% dos usuários da internet têm, ao menos, uma conta de email em seu nome. Ou seja, todo mundo usa email e ele é uma das atividades mais recorrentes no mundo online.

2. Conteúdo personalizado

Para se inscreverem no seu evento, as pessoas vão precisar deixar dados pessoais e email, certo? Então, você já terá acesso a uma lista personalizada, de acordo com o perfil do participante ou do palestrante.

É importante que, no formulário de inscrição, você faça perguntas como área de interesse, mesas-redonda que irá participar, etc. Dessa forma, o alcance do seu email marketing será ainda maior!

3. Pessoalidade e exclusividade

Por ser personalizável, você não conversa em grupo no email marketing, mas sim com uma uma única pessoa.

Há uma exclusividade na conversa e na interação de organizadores com participantes, o que fortalece a relação com o evento.

Nem sempre um conteúdo postado nas redes sociais chega ao seu participante, já que os algoritmos de redes como o Instagram e o Facebook se baseiam na interação com o perfil e não seguem uma ordem cronológica.

Ou seja, o seu conteúdo só chegará ao participante se ele curtir boa parte de suas fotos ou comentá-las, o que claramente não está no seu alcance.

O email marketing garante que o seu conteúdo chegue à caixa de entrada do seu público.

4. Mais informação

O email marketing é uma excelente opção para liberar conteúdos informativos do seu evento.

Você pode divulgar notícias relacionadas ao tema geral do evento, produzir conteúdos e divulgar informações sobre a infraestrutura do local e a programação.

Alguns emails podem ter avisos sobre datas para submissão de trabalhos e seus critérios de avaliação. 

Se as pessoas precisarem pagar para participar de atividades extras que vão acontecer dentro do seu evento, como mesas-redondas, workshops e palestras,  o disparo de newsletters com avisos de valores, mudanças de lote e inscrições também funcionam muito bem.

Mande emails com a contagem regressiva para o evento, gere expectativa e aumente o interesse dos seus participantes!

5. Aumento das vendas de entradas

Coloque botões que incentivem a compra de atividades extras no seu evento e avise quando haverá mudança de lotes.

Montar um banco de contatos valioso, composto por pessoas que realmente têm interesse no seu evento, aumenta consideravelmente a chance de conversão em vendas. 

6. Automação

Não perca tempo mandando os e-mails um a um. Automatize o disparo de conteúdos online e segmentados com uma ferramenta de marketing digital, como a MailChimp, RD Station e Hubspot.

Assim, você consegue se comunicar com o público do seu evento de maneira rápida e eficaz.

Além de obter resultados bem mais precisos sobre o seu público, o email marketing diminui o tempo e o trabalho gastos pela equipe organizadora.

7. Análise dos resultados

Analise as métricas de clique nos conteúdos que você disponibiliza no seu email marketing. Veja taxas de abertura e de rejeição dos e-mails e conheça as estratégias que melhor funcionam para o seu evento.

 

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