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Email marketing para eventos: tudo sobre o Mailchimp

email marketing para eventos

O email marketing para eventos acadêmicos e científicos é, hoje, uma das melhores estratégias de comunicação utilizadas para aprimorar o relacionamento entre organizadores e participantes.

Imagine ter que enviar manualmente 3 emails por semana para mais de 1.000 participantes? Só de pensar na ideia, o organizador fica desesperado! Afinal, o trabalho é enorme, chato e extremamente repetitivo.

Contratar um serviço de disparo automático de emails se torna, então, imprescindível para os organizadores que desejam otimizar o tempo e o trabalho da sua equipe.

Email marketing para eventos: Mailchimp

Uma das empresas que oferece esse serviço de email marketing para eventos é a MailChimp, que, com configuração simples e fácil de usar, já disponibiliza templates prontos de email para facilitar a vida do organizador!

O plano gratuito deles é super completo e provavelmente atenderá super bem às suas necessidades. Essa assinatura permite que você envie até 12 mil e-mails e cadastre até 2 mil contatos por mês, o que é bastante coisa para um evento científico.

Se você já usa a Even3, também é possível exportar sua lista emails para a Mailchimp. Nós vamos te ensinar como, mas primeiro é importante entender como o Mailchimp funciona.

Como criar uma conta no Mailchimp?

Embora o Mailchimp só esteja disponível em inglês, sua interface é bastante intuitiva. De todo jeito, elaboramos um passo a passo de como criar uma conta GRATUITA na plataforma.

Veja o slide abaixo:

Acesse o site www.mailchimp.com

  • 1) Crie uma conta gratuita clicando em SIGN UP FREE
  • 2) Você será redirecionado a um formulário de inscrição. Na página do formulário, é necessário que você preencha os dados solicitados.
  • 3) Agora cheque o seu e-mail para ativar a conta.
  • 4) Depois de clicar o link no seu e-mail, preencha os seguintes dados sobre você e o seu evento/empresa: nome e sobrenome
  • 5) Nome da empresa ou do evento – pode ser V Congresso de Obstetrícia, por exemplo.
  • 6) Endereço da empresa ou do evento
  • 7) É e-commerce ou não? No caso dos eventos, mesmo que sejam vendidas entradas, o perfil não se configura em e-commerce. Então, marque a opção “NO”.
  • 8) Integre o Mailchimp a uma rede social – se você tiver uma página do seu evento no Facebook, integre-a ao Mailchimp.
  • 9) Deseja receber newsletter do Mailchimp? Se sim, basta ativar a opção.

A conta está pronta… E agora?

Precisamos ajustar algumas configurações importantes para que sua mensagem chegue do jeito certo a pessoa certa na hora certa. Afinal, é assim que funciona o email marketing para eventos.

Por falar em hora, é importante configurar o fuso horário que você quer trabalhar. Seu evento vai acontecer no Brasil ou no exterior? Para ajustar essa e outras configurações, é simples:

Veja o slide abaixo:

Ajuste as configurações:

  • 1) Clique no seu perfil
  • 2) Clique em "Account"
  • 3) Na tela, aparecerá a opção “SETTINGS”. Clique nela e, em seguida, vá para DETAILS.
  • 4) Em details, você pode ajustar configurações como fuso horário, formato de data, hora e valores, conforme a imagem

Depois de configurado, podemos começar a criar a lista de contatos do seu evento.

Criando a lista de contatos

A lista de contatos funciona como uma agenda. Nela, você encontrará os emails e as informações sobre as pessoas que demonstraram interesse pelo seu evento ou que já se inscreveram como participante. 

Palestrantes e avaliadores também podem receber conteúdos por email.

Mas, para organizar as listas de email, é preciso usar filtros.

Pois, no e-mail marketing, o conteúdo é totalmente personalizado e deve variar conforme o perfil do público a que você se dirige. Por isso, precisa ser segmentado.

Isso significa que o conteúdo do e-mail marketing para eventos PRECISA ser relevante para quem o recebe, por isso a importância de segmentar o público do seu evento.

Um palestrante não deve receber o mesmo conteúdo de um participante que se inscreveu para uma mesa-redonda.

Se bem executado, ele se torna uma poderosa estratégia de comunicação entre organizadores e participantes de um evento técnico ou científico. 

Exporte a sua lista de participantes da Even3

Veja o slide abaixo:

  • 1) Na página do organizador, você tem acesso, do lado esquerdo da tela, a tela “Pessoas”.
  • 2) Você pode exportar a lista de e-mails, com informações detalhadas sobre cada participante, clicando em “Exportar”.
  • 3) Assim, você terá uma planilha em Excel com as informações do segmento escolhido. Essa planilha poderá ser importada, posteriormente, para uma lista no Mailchimp.

Crie listas de contato no Mailchimp

Agora que já tem acesso às planilhas, com os devidos filtros, você pode começar a criar as listas do seu evento no Mailchimp.

Veja o slide abaixo:

  • 1) Clique em “Lists”
  • 2) Em seguida, crie uma nova lista em “Create list”
  • 3) Preencha as seguintes informações. (Abaixo, há explicação detalhada de cada campo)
  • 4) Form Settings e Notificações: explicações abaixo

Explicações:

Em List Details:

  • List name – você deve criar um nome para sua lista de contatos. Lembrando que ela ficará visível para os seus participantes. Algumas sugestões: nome do evento + participante; nome do evento + palestrante.
  • Default From email adress – coloque um e-mail válido para que as pessoas possam responder à newsletter, tirando dúvidas ou sugerindo conteúdos.Uma dica preciosa: não crie e-mail do tipo “noreplay@” ou “naoresponda@”, afinal você não quer prejudicar a comunicação do seu evento, né? E-mail marketing é relacionamento!
  • Default from name – seu participante estará recebendo os conteúdos de quem? Você pode colocar o nome do evento, por exemplo, ou seu nome + sigla do evento.
  • Remind people how they signed up to your list – Lembre a pessoa por que ela se inscreveu na sua lista.Exemplo: Você está recebendo este e-mail porque quis receber mais informações ou se inscreveu no evento XXX por meio do nosso site.

Em Form Settings:

  • “Enable double opt-in” pede para habilitar a opção de confirmação de inscrição na lista. Ou seja, seu contato se cadastra na lista e precisa confirmar o ato por e-mail. Se não achar necessário, não precisa marcar.
  • “Enable GDPR fields” – não é necessário habilitar, pois essa opção só serve para a Europa.

Em Notifications:

  • “Daily Summary” – marque se deseja receber um resumo diário de pessoas que se inscreveram ou não se inscreveram na sua lista.
  • “One-by-one” – marque se deseja receber notificações de inscrição na sua lista no instante que a pessoa deixar o e-mail na sua landing page.
  • “One-by-one” – marque se deseja receber notificações sobre descadastramentos na sua lista no instante em que eles ocorrerem.

Importe os contatos da planilha da Even3 para a lista do Mailchimp

Agora que as configurações da sua lista estão prontas, basta importar os contatos da planilha da Even3 para o Mailchimp! Veja o slide abaixo:

  • 1) Clique em “Import Contacts”
  • 2) O Mailchimp oferece a importação de contatos por 3 formas distintas. Escolha a segunda opção (explicação abaixo).

Explicação as três formas de envio que o Mailchimp disponibiliza:

    • por meio de um arquivo csv/txt;
    • copiando e colando os contatos de arquivos xls, como o Excel.
    • por integrações com ferramentas como Google Drive e Zendesk Salesforce

Para as planilhas da Even3, escolha a segunda a opção (copiando e colando os contatos de arquivos xls, como o Excel).

Abra a planilha do Excel

Veja o slide abaixo:

  • 1) Selecione todos os contatos clicando na seta que fica entre as linhas e as colunas, conforme indicado pela figura abaixo:
  • 2) Copie os contatos e cole-os no Mailchimp.
  • 3) Habilite a opção “I understand that my billing plan may be automatically upgraded” e aperte “next”.
  • 4) Como a Even3 fornece uma planilha completa, com informações bem específicas sobre cada participante, o Mailchimp não irá reconhecer algumas de nossas categorias. Por isso, basta renomeá-las e salvá-las.
  • 5) A coluna renomeada ficará desta forma. Caso note que alguma coluna é desnecessária, aperte “skip”. Após renomear todas as categorias não reconhecidas pelo Mailchimp, a opção “next” estará habilitada.
  • 6) Marque a opção “subscribed”, que diz que todos os contatos da planilha já estão cadastrados na sua newsletter e importe-os!
  • 7) Sua lista está pronta

Construir uma lista de contatos de email marketing para eventos, que esteja bem segmentada, é essencial para que o conteúdo certo chegue à pessoa certa. Por isso, essa etapa merece total atenção do organizador.

O e-mail marketing funciona como um canal de relacionamento extremamente personalizado e exclusivo entre organização e participantes/palestrantes.

Então, invista em e-mail marketing para eventos, ouça seus participantes, conquiste elogios e recomendações e garanta o sucesso do seu evento!

27 de setembro de 2022 14:41