O email marketing é, hoje, uma das estratégias mais eficazes de comunicação entre a organização de um evento científico e os seus participantes.
E, quando bem executado, pode aumentar consideravelmente as inscrições do seu evento, além de engajar ainda mais o público.
O que é?
Email marketing nada mais é do que a comunicação personalizada, feita por email, entre uma empresa e seus clientes.
E, no caso dos eventos acadêmicos e científicos, entre a comissão organizadora e os participantes, que podem ter diferentes perfis.
Em certas situações, palestrantes também costumam receber emails com informações sobre o evento.
Mas, o mais importante é entender que no email marketing o conteúdo é totalmente personalizado e deve variar conforme o perfil do público a que você se dirige.
O email marketing deve, portanto, enviar a mensagem certa, na hora certa, para a pessoa certa.
Ou seja, o conteúdo PRECISA ser relevante para quem o recebe, por isso a importância de segmentar o público do seu evento.
Como funciona?
O email marketing funciona como uma estratégia de comunicação personalizada entre uma empresa e seu cliente.
Você pode, por exemplo, informar aos participantes sobre temas de minicursos, regras de submissão, esclarecer dúvidas, dentre outras informações relevantes.
Antes de tudo, é necessário escolher uma plataforma que otimize o processo de disparo de e-mails, como o MailChimp, Getresponse, ActiveCampaign e Mautic, por exemplo.
Ao acessar a plataforma escolhida, é possível adicionar uma lista de contatos com nome e email das pessoas e criar uma segmentação para esse público.
Após feito isso, será possível escolher um modelo de email disponibilizado pela plataforma, escrever o conteúdo e disparar o email marketing para essa base de contatos que você adicionou.
Mas, lembre-se: o conteúdo precisa ser relevante para o seu público!
Se for possível, conte com o apoio de um profissional de marketing para assumir essa tarefa e garantir que a estratégia funcione.
Por que utilizar email marketing no seu evento?
Listamos 7 motivos que mostram como o email marketing pode fazer total diferença no seu evento.
1. Alcance
O email é, hoje, um pré-requisito para usuários se cadastrarem em uma determinada plataforma, como por exemplo, rede social.
Inclusive, na grande maioria dos eventos acadêmicos e científicos, para o participante ser inscrito em uma atividade, por exemplo, é necessário fornecer nome e email para contato.
E, segundo dados da Fourth Source, 92% dos usuários da internet têm, ao menos, uma conta de email em seu nome.
Por isso, o email, é considerado um dos canais mais usados no mundo online. E, com ele, você pode alcançar todo o público do seu evento com uma estratégia bem definida.
2. Conteúdo personalizado
Sim, o email marketing é completamente personalizável!
Você pode, por exemplo, enviar a mesma mensagem para várias pessoas ao mesmo tempo e personalizar algumas informações.
Ou seja, o mesmo conteúdo pode sofrer modificações específicas, sem que você precise escrever manualmente um por um.
Como por exemplo, nome próprio, título do trabalho submetido, entre outros.
Por isso, o email marketing é bastante utilizado como uma das estratégias de comunicação para eventos.
Além disso, você pode incluir imagens com aspectos que remetam à imagem do seu evento. Reforçando assim, o branding do seu evento.
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3. Pessoalidade e exclusividade
Com o email marketing, você não conversa em grupo, mas sim com uma uma única pessoa.
Há uma exclusividade na conversa e na interação de organizadores com participantes, o que fortalece a relação com o evento.
Mas, para manter a pessoalidade do email marketing, é necessário que durante o processo de inscrição do participante, você peça algumas informações além de nome e email.
Como, por exemplo, perguntar a área de interesse do participante, mesas-redonda que ele pretende participar, entre outras coisas que você considere relevante.
E, com isso, você já terá acesso a uma lista personalizada, de acordo com o perfil do participante, podendo assim, usar essas informações a seu favor.
Dessa forma, a efetividade do seu email marketing será ainda maior!
4. Mais informação
O email marketing é uma excelente opção para fornecer mais informações do seu evento aos participantes e palestrantes.
Você pode divulgar notícias relacionadas ao tema geral do evento, produzir conteúdos e divulgar informações sobre a infraestrutura do local e a programação.
Alguns organizadores também utilizam para dar avisos sobre datas para submissão de trabalhos e seus critérios de avaliação, por exemplo.
Independentemente do conteúdo, o ideal é que ele seja relevante para seu público.
Pois assim, aumentará as expectativas e o interesse dos participantes no seu evento.
5. Aumento das vendas de entradas
Com o email marketing também é possível aumentar as vendas nas atividades do seu evento.
Você pode colocar no meio do conteúdo do seu email, botões que incentivem a compra de atividades extras no seu evento, por exemplo.
Esses botões fazem com que o leitor, neste caso, o participante, seja direcionado para uma página específica, como por exemplo, o site do seu evento.
Montar um banco de contatos valioso também é extremamente importante se você tem a intenção de vender mais.
Com uma lista de contatos, composta por pessoas que realmente têm interesse no seu evento, é possível aumentar suas vendas consideravelmente.
6. Peça feedbacks
Para estar sempre aprimorando o conteúdo dos emails do seu evento, é importante saber o que o seu público pensa.
Uma excelente forma de receber feedbacks do público que participou do seu evento, é realizando uma pesquisa de satisfação.
Mas, caso você nunca tenha realizado uma pesquisa desse tipo e não sabe por onde começar, não tem problema!
Temos um material completo e gratuito para você baixar e começar a aplicar no seu evento.
→ Aqui está nosso modelo de pesquisa de satisfação de eventos
Você só precisa adaptar as perguntas aos interesses do seu evento e do que é fundamental saber para a realização de um próximo evento.
7. Análise dos resultados
Com uma plataforma de email marketing, é possível mensurar o desempenho de cada email enviado.
Como por exemplo, taxa de abertura e cliques nos botões ou links que você disponibilizou.
E, com isso, será possível descobrir se a forma de abordagem está sendo eficiente ou não. Podendo assim, realizar melhorias e definir novas estratégias.
Além disso, você consegue saber quais pessoas estão mais engajadas no seu evento.
#DicaBônus: Faça um plano de marketing para o seu evento!
Ao utilizar o email marketing como estratégia de comunicação para o seu evento, é necessário, antes de tudo, definir um plano de marketing.
Por isso, estamos disponibilizando um material super completo e gratuito para você traçar um plano de marketing e aplicar no seu evento.