Tudo sobre email marketing para eventos

O email marketing é, hoje, uma das estratégias mais eficazes de comunicação entre a organização de um evento científico e os seus participantes.

E, quando bem executado, pode aumentar consideravelmente as inscrições do seu evento, além de engajar ainda mais o público. 

O que é?

Email marketing nada mais é do que a comunicação personalizada, feita por email, entre uma empresa e seus clientes. 

E, no caso dos eventos acadêmicos e científicos, entre a comissão organizadora e os participantes, que podem ter diferentes perfis.

Em certas situações, palestrantes também costumam receber emails com informações sobre o evento. 

Mas, o mais importante é entender que no email marketing o conteúdo é totalmente personalizado e deve variar conforme o perfil do público a que você se dirige. 

O email marketing deve, portanto, enviar a mensagem certa, na hora certa, para a pessoa certa. 

Ou seja, o conteúdo PRECISA ser relevante para quem o recebe, por isso a importância de segmentar o público do seu evento.

Como funciona?

O email marketing funciona como uma estratégia de comunicação personalizada entre uma empresa e seu cliente.

Você pode, por exemplo, informar aos participantes sobre temas de minicursos, regras de submissão, esclarecer dúvidas, dentre outras informações relevantes.

Antes de tudo, é necessário escolher uma plataforma que otimize o processo de disparo de e-mails, como o MailChimp, Getresponse, ActiveCampaign e Mautic, por exemplo. 

Ao acessar a plataforma escolhida, é possível adicionar uma lista de contatos com nome e email das pessoas e criar uma segmentação para esse público.

Após feito isso, será possível escolher um modelo de email disponibilizado pela plataforma, escrever o conteúdo e disparar o email marketing para essa base de contatos que você adicionou.

Mas, lembre-se: o conteúdo precisa ser relevante para o seu público!  

Se for possível, conte com o apoio de um profissional de marketing para assumir essa tarefa e garantir que a estratégia funcione.

Por que utilizar email marketing no seu evento?

Listamos 7 motivos que mostram como o email marketing pode fazer total diferença no seu evento.

1. Alcance

O email é, hoje, um pré-requisito para usuários se cadastrarem em uma determinada plataforma, como por exemplo, rede social.

Inclusive, na grande maioria dos eventos acadêmicos e científicos, para o participante ser inscrito em uma atividade, por exemplo, é necessário fornecer nome e email para contato. 

E, segundo dados da Fourth Source, 92% dos usuários da internet têm, ao menos, uma conta de email em seu nome. 

Por isso, o email, é considerado um dos canais mais usados no mundo online. E, com ele, você pode alcançar todo o público do seu evento com uma estratégia bem definida.

2. Conteúdo personalizado

Sim, o email marketing é completamente personalizável!

Você pode, por exemplo, enviar a mesma mensagem para várias pessoas ao mesmo tempo e personalizar algumas informações.

Ou seja, o mesmo conteúdo pode sofrer modificações específicas, sem que você precise escrever manualmente um por um.

Como por exemplo, nome próprio, título do trabalho submetido, entre outros.

Por isso, o email marketing é bastante utilizado como uma das estratégias de comunicação para eventos.

Além disso, você pode incluir imagens com aspectos que remetam à imagem do seu evento. Reforçando assim, o branding do seu evento.

Que tal baixar gratuitamente nosso ebook sobre branding para eventos e aprender a traçar estratégias para tornar seu evento mais reconhecido no mercado?

3. Pessoalidade e exclusividade

Com o email marketing, você não conversa em grupo, mas sim com uma uma única pessoa.

Há uma exclusividade na conversa e na interação de organizadores com participantes, o que fortalece a relação com o evento.

Mas, para manter a pessoalidade do email marketing, é necessário que durante o processo de inscrição do participante, você peça algumas informações além de nome e email.

Como, por exemplo, perguntar a área de interesse do participante, mesas-redonda que ele pretende participar, entre outras coisas que você considere relevante. 

E, com isso, você já terá acesso a uma lista personalizada, de acordo com o perfil do participante, podendo assim, usar essas informações a seu favor.

Dessa forma, a efetividade do seu email marketing será ainda maior!

4. Mais informação

O email marketing é uma excelente opção para fornecer mais informações do seu evento aos participantes e palestrantes.

Você pode divulgar notícias relacionadas ao tema geral do evento, produzir conteúdos e divulgar informações sobre a infraestrutura do local e a programação.

Alguns organizadores também utilizam para dar avisos sobre datas para submissão de trabalhos e seus critérios de avaliação, por exemplo.

Independentemente do conteúdo, o ideal é que ele seja relevante para seu público.

Pois assim, aumentará as expectativas e o interesse dos participantes no seu evento.

5. Aumento das vendas de entradas

Com o email marketing também é possível aumentar as vendas nas atividades do seu evento.

Você pode colocar no meio do conteúdo do seu email, botões que incentivem a compra de atividades extras no seu evento, por exemplo. 

Esses botões fazem com que o leitor,  neste caso, o participante, seja direcionado para uma página específica, como por exemplo, o site do seu evento. 

Montar um banco de contatos valioso também é extremamente importante se você tem a intenção de vender mais.

Com uma lista de contatos, composta por pessoas que realmente têm interesse no seu evento, é possível aumentar suas vendas consideravelmente. 

6. Peça feedbacks

Para estar sempre aprimorando o conteúdo dos emails do seu evento, é importante saber o que o seu público pensa.

Uma excelente forma de receber feedbacks do público que participou do seu evento, é realizando uma pesquisa de satisfação.

Mas, caso você nunca tenha realizado uma pesquisa desse tipo e não sabe por onde começar, não tem problema!

Temos um material completo e gratuito para você baixar e começar a aplicar no seu evento. 

→ Aqui está nosso modelo de pesquisa de satisfação de eventos 

Você só precisa adaptar as perguntas aos interesses do seu evento e do que é fundamental saber para a realização de um próximo evento.

7. Análise dos resultados

Com uma plataforma de email marketing, é possível mensurar o desempenho de cada email enviado.

Como por exemplo, taxa de abertura e cliques nos botões ou links que você disponibilizou. 

E, com isso, será possível descobrir se a forma de abordagem está sendo eficiente ou não. Podendo assim, realizar melhorias e definir novas estratégias. 

Além disso, você consegue saber quais pessoas estão mais engajadas no seu evento.

Como funciona o email marketing na Even3?

Pensando nisso, a Even3 criou a funcionalidade de “notificar pessoas”.

Assim, como o nome já diz, através da plataforma, é possível notificar o inscrito sobre informações, novidades ou atualizações do seu evento, tudo através do envio automático de emails!

Ou seja, essa é a sua oportunidade para conversar com seus participantes de maneira ainda mais fácil.

Inclusive, você pode utilizar esse recurso como instrumento de valor e de diferenciação para conseguir patrocínios, já que ele oferece inúmeras possibilidades de uso ao patrocinador.

E o melhor é que essa funcionalidade também oferece segurança ao participante e garante que seu evento obedeça a Lei Geral de Proteção de Dados.

Isso porque também oferecemos a possibilidade de descadastramento de emails para os participantes.

E se você anda preocupado em manter uma comunicação de qualidade com eles, então o descadastramento só vai te ajudar ainda mais.

Assim, você passa a ter um controle maior da recepção dos seus emails, sabendo o que está funcionando e o que pode melhorar.

Além disso, suas notificações só chegarão para quem realmente está interessado em engajar com seu evento. Isso significa que você vai conseguir oferecer um conteúdo ainda mais personalizado!

Por esse motivo, talvez você perceba que, ao notificar os participantes, nem todos os emails são enviados.

Por exemplo, se seu evento possui 100 participantes e no histórico de notificações enviadas na plataforma só há 95 emails enviados, provavelmente 5 dos seus participantes se descadastraram da lista do seu evento. E isso pode significar que ainda há pontos para melhorar na sua estratégia de marketing!

#DicaBônus: Faça um plano de marketing para o seu evento!

Ao utilizar o e-mail marketing como estratégia de comunicação para o seu evento, é necessário, antes de tudo, definir um plano de marketing.

Por isso, estamos disponibilizando um material super completo e gratuito para você traçar um plano de marketing e aplicar no seu evento.