Tudo sobre email marketing para eventos

O email marketing é, hoje, uma das estratégias mais eficazes de comunicação entre a organização de um evento científico e os seus participantes.

E, quando bem executado, pode aumentar consideravelmente as inscrições do seu evento, além de engajar ainda mais o público. 

O que é?

Email marketing nada mais é do que a comunicação personalizada, feita por email, entre uma empresa e seus clientes. 

E, no caso dos eventos acadêmicos e científicos, entre a comissão organizadora e os participantes, que podem ter diferentes perfis.

Em certas situações, palestrantes também costumam receber emails com informações sobre o evento. 

Mas, o mais importante é entender que no email marketing o conteúdo é totalmente personalizado e deve variar conforme o perfil do público a que você se dirige. 

O email marketing deve, portanto, enviar a mensagem certa, na hora certa, para a pessoa certa. 

Ou seja, o conteúdo PRECISA ser relevante para quem o recebe, por isso a importância de segmentar o público do seu evento.

Como funciona?

O email marketing funciona como uma estratégia de comunicação personalizada entre uma empresa e seu cliente.

Você pode, por exemplo, informar aos participantes sobre temas de minicursos, regras de submissão, esclarecer dúvidas, dentre outras informações relevantes.

Antes de tudo, é necessário escolher uma plataforma que otimize o processo de disparo de e-mails, como o MailChimp, Getresponse, ActiveCampaign e Mautic, por exemplo. 

Ao acessar a plataforma escolhida, é possível adicionar uma lista de contatos com nome e email das pessoas e criar uma segmentação para esse público.

Após feito isso, será possível escolher um modelo de email disponibilizado pela plataforma, escrever o conteúdo e disparar o email marketing para essa base de contatos que você adicionou.

Mas, lembre-se: o conteúdo precisa ser relevante para o seu público!  

Se for possível, conte com o apoio de um profissional de marketing para assumir essa tarefa e garantir que a estratégia funcione.

Por que utilizar email marketing no seu evento?

Listamos 7 motivos que mostram como o email marketing pode fazer total diferença no seu evento.

1. Alcance

O email é, hoje, um pré-requisito para usuários se cadastrarem em uma determinada plataforma, como por exemplo, rede social.

Inclusive, na grande maioria dos eventos acadêmicos e científicos, para o participante ser inscrito em uma atividade, por exemplo, é necessário fornecer nome e email para contato. 

E, segundo dados da Fourth Source, 92% dos usuários da internet têm, ao menos, uma conta de email em seu nome. 

Por isso, o email, é considerado um dos canais mais usados no mundo online. E, com ele, você pode alcançar todo o público do seu evento com uma estratégia bem definida.

2. Conteúdo personalizado

Sim, o email marketing é completamente personalizável!

Você pode, por exemplo, enviar a mesma mensagem para várias pessoas ao mesmo tempo e personalizar algumas informações.

Ou seja, o mesmo conteúdo pode sofrer modificações específicas, sem que você precise escrever manualmente um por um.

Como por exemplo, nome próprio, título do trabalho submetido, entre outros.

Por isso, o email marketing é bastante utilizado como uma das estratégias de comunicação para eventos.

Além disso, você pode incluir imagens com aspectos que remetam à imagem do seu evento. Reforçando assim, o branding do seu evento.

Que tal baixar gratuitamente nosso ebook sobre branding para eventos e aprender a traçar estratégias para tornar seu evento mais reconhecido no mercado?

3. Pessoalidade e exclusividade

Com o email marketing, você não conversa em grupo, mas sim com uma uma única pessoa.

Há uma exclusividade na conversa e na interação de organizadores com participantes, o que fortalece a relação com o evento.

Mas, para manter a pessoalidade do email marketing, é necessário que durante o processo de inscrição do participante, você peça algumas informações além de nome e email.

Como, por exemplo, perguntar a área de interesse do participante, mesas-redonda que ele pretende participar, entre outras coisas que você considere relevante. 

E, com isso, você já terá acesso a uma lista personalizada, de acordo com o perfil do participante, podendo assim, usar essas informações a seu favor.

Dessa forma, a efetividade do seu email marketing será ainda maior!

4. Mais informação

O email marketing é uma excelente opção para fornecer mais informações do seu evento aos participantes e palestrantes.

Você pode divulgar notícias relacionadas ao tema geral do evento, produzir conteúdos e divulgar informações sobre a infraestrutura do local e a programação.

Alguns organizadores também utilizam para dar avisos sobre datas para submissão de trabalhos e seus critérios de avaliação, por exemplo.

Independentemente do conteúdo, o ideal é que ele seja relevante para seu público.

Pois assim, aumentará as expectativas e o interesse dos participantes no seu evento.

5. Aumento das vendas de entradas

Com o email marketing também é possível aumentar as vendas nas atividades do seu evento.

Você pode colocar no meio do conteúdo do seu email, botões que incentivem a compra de atividades extras no seu evento, por exemplo. 

Esses botões fazem com que o leitor,  neste caso, o participante, seja direcionado para uma página específica, como por exemplo, o site do seu evento. 

Montar um banco de contatos valioso também é extremamente importante se você tem a intenção de vender mais.

Com uma lista de contatos, composta por pessoas que realmente têm interesse no seu evento, é possível aumentar suas vendas consideravelmente. 

6. Peça feedbacks

Para estar sempre aprimorando o conteúdo dos emails do seu evento, é importante saber o que o seu público pensa.

Uma excelente forma de receber feedbacks do público que participou do seu evento, é realizando uma pesquisa de satisfação.

Mas, caso você nunca tenha realizado uma pesquisa desse tipo e não sabe por onde começar, não tem problema!

Temos um material completo e gratuito para você baixar e começar a aplicar no seu evento. 

→ Aqui está nosso modelo de pesquisa de satisfação de eventos 

Você só precisa adaptar as perguntas aos interesses do seu evento e do que é fundamental saber para a realização de um próximo evento.

7. Análise dos resultados

Com uma plataforma de email marketing, é possível mensurar o desempenho de cada email enviado.

Como por exemplo, taxa de abertura e cliques nos botões ou links que você disponibilizou. 

E, com isso, será possível descobrir se a forma de abordagem está sendo eficiente ou não. Podendo assim, realizar melhorias e definir novas estratégias. 

Além disso, você consegue saber quais pessoas estão mais engajadas no seu evento.

#DicaBônus: Faça um plano de marketing para o seu evento!

Ao utilizar o email marketing como estratégia de comunicação para o seu evento, é necessário, antes de tudo, definir um plano de marketing.

Por isso, estamos disponibilizando um material super completo e gratuito para você traçar um plano de marketing e aplicar no seu evento.