SIMEP

Trajetória do SIMEP: como se tornar referência em eventos

Como se tornar um dos maiores eventos de um segmento em apenas cinco anos?

O SIMEP conseguiu não apenas se tornar referência na área de Engenharia de Produção, como também duplicou o número de participantes em apenas dois anos!

Daniel Moura, CEO do Simpósio de Engenharia de Produção (SIMEP), explica os pontos-chave para se chegar a tamanho sucesso. Quer um spoiler? O segredo está em otimizar os processos e formar um bom time!

Mas como ele fez isso?

Em 2019, o SIMEP encerrou a sua sétima edição, mas desde a quinta (em 2015) conta com o apoio da Even3.

Ao longo desse tempo, Daniel percebeu de perto o quanto o evento expandiu:

  • De 2016 para 2017, o número de  trabalhos submetidos no evento cresceu 196%
  • De 2016 para 2018, o número de participantes duplicou! De 300 para 600, dá para acreditar?
  • E, atualmente, tornaram-se o terceiro maior evento de Engenharia de Produção do Brasil.

O que é e quem faz o SIMEP?

A primeira edição do SIMEP aconteceu em 2012, na cidade de Sumé, interior da Paraíba. O simpósio tem o objetivo de servir como instrumento de interatividade entre profissionais, docentes e discentes de Engenharia de Produção de todo o Brasil. Hoje, é uma das referências do segmento no País. 

Evento SIMEP

Desde o princípio, segundo Daniel Moura, o evento foi puxado por ele, que é professor, de Engenharia de produção da UFCG e por alunos da instituição, como um dos estágios para formação do curso. 

O simpósio segue essa mesma dinâmica até os dias de hoje e também não utiliza de fontes de patrocínio para incrementar a renda do evento. Todos os custos do evento são pagos com o dinheiro das vendas das inscrições. 

Por isso, Daniel, desde a 3ª edição do evento, se preocupou em vender inscrições da melhor forma possível para os seus participantes e em otimizar as atividades que envolvem a organização de um evento. 

Foi assim que começou a parceria SIMEP + Even3. 

SIMEP + Even3: já são 5 anos de parceria

A parceria entre o SIMEP e a Even3 é antiga. O primeiro simpósio organizado através da plataforma da Even3 aconteceu lá 2015 e Daniel foi um dos primeiros organizadores a testar nosso sistema. 

Então, acompanhou de perto todas as evoluções da nossa plataforma. 

Assim que chegou até nós, o cenário do SIMEP era o seguinte: muitas atividades a serem desempenhadas no evento, todas de forma manual e por pessoas diferentes. 

“Naquele época,  a gente fazia tudo do evento de maneira manual  e eu precisava criar as rotinas a partir do Excel”, conta ele. 

Como CEO do evento e, claro, querendo que o SIMEP prosperasse, Daniel começou a automatizar algumas atividades, mas elas não funcionavam de acordo com as reais necessidades do evento. 

Foi neste momento que ele decidiu contratar uma plataforma de eventos para auxiliá-lo e acabou optando pela Even3. 

“Vínhamos procurando um sistema que coubesse em nosso orçamento e que pudéssemos, de alguma forma, ter o contato com os desenvolvedores do sistema”, conta Daniel.

Esse é um dos princípios da Even3: ouvir o cliente. Tanto que o nosso lema é “Foca no Cliente”

Na Even3, buscamos, ao máximo, implementar feedbacks e sugestões dos organizadores que utilizam a nossa plataforma. 

E, pensando justamente em ouvir melhor nossos organizadores, criamos o Portal de Ideias, um canal dedicado para receber sugestões de funcionalidades que podem facilitar ainda mais a utilização da plataforma. 

Portal de Ideias Even3
Portal de Ideias Even3

As ideias mais votadas pelos organizadores são repassadas à nossa equipe de desenvolvedores e eles cuidam, com carinho, de implementar as novas funcionalidades e aprimorar a experiência dos usuários na nossa plataforma. 

Durante esses quase 5 anos de parceria com a Even3, Daniel e a comissão do SIMEP foram responsáveis por muitas melhorias na Even3 e perceberam a evolução da plataforma. 

“Um coisa que é clara pra mim, é ver o processo mais rápido”, destaca o organizador. 

Para ele, a plataforma disponibiliza todos os dados que os organizadores precisam: 

  • quantidade de inscritos
  • o percentual desses inscritos que foram convertidos em credenciados 
  • dinheiro em caixa
  • número de artigos submetidos, etc. 

A organização do SIMEP trabalha com cinco objetivos estratégicos de desempenho: flexibilidade, confiabilidade, rapidez, custos e qualidade. 

Desta forma,  a melhor expressão encontrada para resumir a parceira entre o Simpósio de Engenharia de Produção e a Even3, segundo Daniel Moura, seria:  “Otimização de processos”.

CRIAR EVENTO

5 motivos que fazem da Even3 a melhor plataforma de eventos

Para Daniel Moura, CEO do SIMEP, a plataforma de eventos Even3 é crucial para os organizadores que desejam obter um melhor desempenho em cinco aspectos. São eles:

1. Submissões sem complicação

O menu Submissões é uma parte da plataforma que o Daniel é muito orgulhoso, pois ajudou pessoalmente a desenvolver.

“Quando a Even3 estava começando,  eu me reuni com Cláusio, Renato e Leandro (fundadores da Even3) para passar melhorias para a plataforma, especialmente para as submissões. Foi quando eu me juntei à Even3.” 

No menu Submissões, o organizador consegue definir modalidades e áreas temáticas de submissão além de distribuir os trabalhos para os avaliadores. Tudo de forma automática.

Essa é a oportunidade ideal para os organizadores que querem dar dar adeus às planilhas e ao caos da troca de e-mails.

Menu Submissões
Exemplo de modalidades de submissão na plataforma da Even3

2. Anais Online do evento gerados de forma rápida

No SIMEP, os anais são entregues antes mesmo do evento acabar. Isso mesmo! 

Os anais de eventos da Even3 são publicados com identificadores como o ISSN ou ISBN (dependendo da edição em que se encontra o evento) e com uma ficha catalográfica. Além disso, também é possível gerar o DOI para a publicação.

–> Saiba mais sobre ISSN, ISBN e DOI e como emiti-los do jeito certo. 

Na edição de 2018, durante a palestra de encerramento, Daniel já disponibilizou os anais do evento aos participantes.

“Hoje, no momento em que eu vou apresentar a palestra de encerramento, eu já mostro, nos slides, o endereço dos Anais Online. A cara das pessoas é de total incredulidade” – Daniel. 

Confira os Anais Online do VII SIMEP

Mas nem sempre foi assim. Daniel acompanhou de perto essa evolução. 

“Antes da parceria com a  Even3, eu demorava 2 meses para entregar os anais do evento. Nos primeiros anos com a plataforma, esse tempo diminuiu bastante, mas eu ainda não conseguia entregar em tempo real aos participantes. Hoje, eu entrego antes mesmo do evento acabar”, comemora Daniel Moura.

3. Certificados e declarações entregues aos participantes de forma simples

Juntamente à entrega dos Anais, antes do evento acabar, os participantes já saem do SIMEP com os seus certificados.

Inclusive com os certificados de apresentação de trabalho (detalhe: as apresentações ocorrem momentos antes dos certificados estarem disponíveis. Muito rápido, não?)

Tanto a produção como a distribuição dos certificados são feitas de forma muito simples e intuitiva na Even3.

Módulo "Certificados" na plataforma da Even3
Módulo “Certificados” na plataforma da Even3

Além dos certificados, a plataforma dá acesso rápido aos recibos e declarações, fazendo com que os participantes já saiam do evento com tudo o que precisam.

“Tudo isso antes era feito de forma manual, e hoje, com alguns cliques, eu consigo resolver tudo para os participantes”

4. Atividades simultâneas organizadas e sem choque de horários 

O SIMEP trabalha com vários tipos de atividades (visita técnica, minicursos, mentorias, apresentações de trabalho orais, apresentação de banners e palestras) e essas atividades acontecem simultaneamente.

atividades no simep
Atividades no SIMEP

Então, a plataforma ajudou bastante no gerenciamento de inscrições para cada uma das atividades. 

–> Conheça agora o módulo “Programação” e gerencie com eficiência todas as atividades do seu evento.

Para que, no dia do evento, a programação e as atividades sejam um sucesso, Daniel dá duas dicas valiosas. Então, anote aí e não deixe de aplicá-las ao seu evento!

  • Crie uma cadeia de ajuda. Mas como? Escreva, em um quadro, a função de cada pessoa da organização – Isso faz com que todos estejam cientes de quem faz o quê. 
  • Organize a programação do evento, ou seja, as atividades – principalmente se forem muitas -com antecedência. Assim, você consegue estabelecer horários, alocar espaços e dimensionar o evento de modo que consiga atender a todos com excelência; 

5. Credenciamento livre de papel

O credenciamento pela Even3 livra o evento de um problema muito grande: criar e gerenciar um grande número de listas. Com apenas um clique, o participante do SIMEP já estava cadastrado no evento.

Credenciamento na Even3
Credencie os participantes com apenas um clique

Quanto menos papel gerado e quanto menor for a burocracia, melhor, concorda?

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Inclusive, nesse ano, o Simpósio de Engenharia de Produção deu continuidade à campanha de sustentabilidade de edições anteriores e implementou novas práticas ao evento: a não-utilização de papel e a substituição dos copos plásticos por canecas próprias. 

Além disso, a programação do evento podia ser checada a qualquer momento pelos participantes diretamente na plataforma. Nada de papel. 

O crescimento do SIMEP

Hoje, com apenas sete anos de existência, o SIMEP já é o terceiro maior evento de Engenharia de Produção do Brasil (os dois primeiros lugares estão no mercado há cerca de 25 anos). E Daniel Moura, além de ser reconhecido como profissional da área, é reconhecido também por ser o CEO do SIMEP.

“Sair de onde nós saímos, e fazer o que nós fazemos, com praticamente nada de dinheiro, é muito gratificante. Hoje somos reconhecidos nacionalmente e respeitados inclusive até em outros países da América do Sul, pois extrapolamos barreiras. Nosso evento já contou com a presença de peruanos, colombianos e bolivianos, por exemplo.”

O SIMEP se preocupa fortemente em oferecer uma programação técnico-científica aos participantes, mas sem tanta formalidade, fazendo com que os participantes se sintam acolhidos e à vontade no evento. 

Nas mentorias, por exemplo, em vez de trazerem uma palestra formal, eles convidam alguém do mercado para falar um pouco sobre o dia a dia na área de Engenharia de Produção. O  momento se torna, então, uma conversa, uma verdadeira troca de experiências. 

Eles começaram a adotar esse formato no evento de 2017, e, até hoje, é um verdadeiro sucesso!

“O feedback que eu recebo é sempre muito positivo. A maneira como a gente trata as pessoas, o carinho, o respeito, o acolhimento que a minha comissão tem com todos, não importa se você é estudante ou um super empresário, a gente recebe as pessoas do mesmo jeito, como se estivessem em casa, e isso faz uma diferença enorme no nosso evento.”

O SIMEP conta com um público que está participando do evento ininterruptamente desde a 3ª edição. Ou seja, há 4 anos essas pessoas são fiéis ao SIMEP.

Participantes do SIMEP durante o evento

“Esse crescimento se dá pelos participantes, pela ousadia de desbravar novos mercados, e na maneira de fazer o evento, que é uma maneira nossa. E eu acho que o espírito Even3 é muito espírito SIMEP, são pessoas que gostam de desafio e não tem medo de enfrentar o que vem pela frente.”

A parceria continua

O evento de 2020 já está com a data marcada. Vai acontecer entre os dias 20 e 22 de maio, em Caruaru, Pernambuco. 

A expectativa é de ter o maior público da história do Simpósio de Engenharia de Produção. Por isso, a edição contará com nomes de peso da Engenharia de Produção. A Even3 vai marcar presença, não só na gestão do evento, mas vai acompanhar de perto esse evento de sucesso. 

E quem acha que o SIMEP termina em 2020, está muito enganado, pois os preparativos para a edição de 2021 já começaram!

“Eu recebo muito assédio de outras plataformas para sair da Even3, e eu não tenho interesse, por causa da relação que eu criei com a empresa. Sempre que eu preciso de alguma coisa, eles me atendem. A plataforma me ajudou muito no sentido de automatizar processos e otimizar a quantidade de pessoas na organização.”

Nós, da Even3, ficamos muito felizes em acompanhar toda a trajetória do SIMEP ao longo desses 5 anos de parceria. É muito gratificante ver o quanto o evento cresceu e como tem impactado tantos estudantes e profissionais da Engenharia de Produção. Contem sempre conosco!

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