Como se tornar um dos maiores eventos de um segmento em apenas cinco anos?
O SIMEP conseguiu não apenas se tornar referência na área de Engenharia de Produção, como também duplicou o número de participantes em apenas dois anos!
Daniel Moura, CEO do Simpósio de Engenharia de Produção (SIMEP), explica os pontos-chave para se chegar a tamanho sucesso. Quer um spoiler? O segredo está em otimizar os processos e formar um bom time!
Mas como ele fez isso?
Em 2019, o SIMEP encerrou a sua sétima edição, mas desde a quinta (em 2015) conta com o apoio da Even3.
Ao longo desse tempo, Daniel percebeu de perto o quanto o evento expandiu:
A primeira edição do SIMEP aconteceu em 2012, na cidade de Sumé, interior da Paraíba. O simpósio tem o objetivo de servir como instrumento de interatividade entre profissionais, docentes e discentes de Engenharia de Produção de todo o Brasil. Hoje, é uma das referências do segmento no País.
Desde o princípio, segundo Daniel Moura, o evento foi puxado por ele, que é professor, de Engenharia de produção da UFCG e por alunos da instituição, como um dos estágios para formação do curso.
O simpósio segue essa mesma dinâmica até os dias de hoje e também não utiliza de fontes de patrocínio para incrementar a renda do evento. Todos os custos do evento são pagos com o dinheiro das vendas das inscrições.
Por isso, Daniel, desde a 3ª edição do evento, se preocupou em vender inscrições da melhor forma possível para os seus participantes e em otimizar as atividades que envolvem a organização de um evento.
Foi assim que começou a parceria SIMEP + Even3.
A parceria entre o SIMEP e a Even3 é antiga. O primeiro simpósio organizado através da plataforma da Even3 aconteceu lá 2015 e Daniel foi um dos primeiros organizadores a testar nosso sistema.
Então, acompanhou de perto todas as evoluções da nossa plataforma.
Assim que chegou até nós, o cenário do SIMEP era o seguinte: muitas atividades a serem desempenhadas no evento, todas de forma manual e por pessoas diferentes.
“Naquele época, a gente fazia tudo do evento de maneira manual e eu precisava criar as rotinas a partir do Excel”, conta ele.
Como CEO do evento e, claro, querendo que o SIMEP prosperasse, Daniel começou a automatizar algumas atividades, mas elas não funcionavam de acordo com as reais necessidades do evento.
Foi neste momento que ele decidiu contratar uma plataforma de eventos para auxiliá-lo e acabou optando pela Even3.
“Vínhamos procurando um sistema que coubesse em nosso orçamento e que pudéssemos, de alguma forma, ter o contato com os desenvolvedores do sistema”, conta Daniel.
Esse é um dos princípios da Even3: ouvir o cliente. Tanto que o nosso lema é “Foca no Cliente”.
Na Even3, buscamos, ao máximo, implementar feedbacks e sugestões dos organizadores que utilizam a nossa plataforma.
E, pensando justamente em ouvir melhor nossos organizadores, criamos o Portal de Ideias, um canal dedicado para receber sugestões de funcionalidades que podem facilitar ainda mais a utilização da plataforma.
As ideias mais votadas pelos organizadores são repassadas à nossa equipe de desenvolvedores e eles cuidam, com carinho, de implementar as novas funcionalidades e aprimorar a experiência dos usuários na nossa plataforma.
Durante esses quase 5 anos de parceria com a Even3, Daniel e a comissão do SIMEP foram responsáveis por muitas melhorias na Even3 e perceberam a evolução da plataforma.
“Um coisa que é clara pra mim, é ver o processo mais rápido”, destaca o organizador.
Para ele, a plataforma disponibiliza todos os dados que os organizadores precisam:
A organização do SIMEP trabalha com cinco objetivos estratégicos de desempenho: flexibilidade, confiabilidade, rapidez, custos e qualidade.
Desta forma, a melhor expressão encontrada para resumir a parceira entre o Simpósio de Engenharia de Produção e a Even3, segundo Daniel Moura, seria: “Otimização de processos”.
Para Daniel Moura, CEO do SIMEP, a plataforma de eventos Even3 é crucial para os organizadores que desejam obter um melhor desempenho em cinco aspectos. São eles:
O menu Submissões é uma parte da plataforma que o Daniel é muito orgulhoso, pois ajudou pessoalmente a desenvolver.
“Quando a Even3 estava começando, eu me reuni com Cláusio, Renato e Leandro (fundadores da Even3) para passar melhorias para a plataforma, especialmente para as submissões. Foi quando eu me juntei à Even3.”
No menu Submissões, o organizador consegue definir modalidades e áreas temáticas de submissão além de distribuir os trabalhos para os avaliadores. Tudo de forma automática.
Essa é a oportunidade ideal para os organizadores que querem dar dar adeus às planilhas e ao caos da troca de e-mails.
No SIMEP, os anais são entregues antes mesmo do evento acabar. Isso mesmo!
Os anais de eventos da Even3 são publicados com identificadores como o ISSN ou ISBN (dependendo da edição em que se encontra o evento) e com uma ficha catalográfica. Além disso, também é possível gerar o DOI para a publicação.
–> Saiba mais sobre ISSN, ISBN e DOI e como emiti-los do jeito certo.
Na edição de 2018, durante a palestra de encerramento, Daniel já disponibilizou os anais do evento aos participantes.
“Hoje, no momento em que eu vou apresentar a palestra de encerramento, eu já mostro, nos slides, o endereço dos Anais Online. A cara das pessoas é de total incredulidade” – Daniel.
Mas nem sempre foi assim. Daniel acompanhou de perto essa evolução.
“Antes da parceria com a Even3, eu demorava 2 meses para entregar os anais do evento. Nos primeiros anos com a plataforma, esse tempo diminuiu bastante, mas eu ainda não conseguia entregar em tempo real aos participantes. Hoje, eu entrego antes mesmo do evento acabar”, comemora Daniel Moura.
Juntamente à entrega dos Anais, antes do evento acabar, os participantes já saem do SIMEP com os seus certificados.
Inclusive com os certificados de apresentação de trabalho (detalhe: as apresentações ocorrem momentos antes dos certificados estarem disponíveis. Muito rápido, não?)
Tanto a produção como a distribuição dos certificados são feitas de forma muito simples e intuitiva na Even3.
Além dos certificados, a plataforma dá acesso rápido aos recibos e declarações, fazendo com que os participantes já saiam do evento com tudo o que precisam.
“Tudo isso antes era feito de forma manual, e hoje, com alguns cliques, eu consigo resolver tudo para os participantes”
Caso você queira deixar o processo de emissão e distribuição de certificados mais prático ainda, temos modelos exclusivos para você usar no seu evento. Receba agora gratuitamente:
O SIMEP trabalha com vários tipos de atividades (visita técnica, minicursos, mentorias, apresentações de trabalho orais, apresentação de banners e palestras) e essas atividades acontecem simultaneamente.
Então, a plataforma ajudou bastante no gerenciamento de inscrições para cada uma das atividades.
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Para que, no dia do evento, a programação e as atividades sejam um sucesso, Daniel dá duas dicas valiosas. Então, anote aí e não deixe de aplicá-las ao seu evento!
O credenciamento pela Even3 livra o evento de um problema muito grande: criar e gerenciar um grande número de listas. Com apenas um clique, o participante do SIMEP já estava cadastrado no evento.
Quanto menos papel gerado e quanto menor for a burocracia, melhor, concorda?
Por isso, a programação do evento podia ser checada a qualquer momento pelos participantes diretamente na plataforma. Nada de papel.
Inclusive, nesse ano, o Simpósio de Engenharia de Produção deu continuidade à campanha de sustentabilidade de edições anteriores e implementou novas práticas ao evento: a não-utilização de papel e a substituição dos copos plásticos por canecas próprias.
Além disso, o organizador ainda tem a opção de personalizar os crachás dos participantes com os dados obtidos pela plataforma.
Facilitando assim, todo o processo de identificação dentro do evento e, consequentemente, melhorando o networking entre os participantes.
Que tal receber modelos gratuitos de crachás para aplicar no seu evento?
Hoje, com apenas sete anos de existência, o SIMEP já é o terceiro maior evento de Engenharia de Produção do Brasil (os dois primeiros lugares estão no mercado há cerca de 25 anos). E Daniel Moura, além de ser reconhecido como profissional da área, é reconhecido também por ser o CEO do SIMEP.
“Sair de onde nós saímos, e fazer o que nós fazemos, com praticamente nada de dinheiro, é muito gratificante. Hoje somos reconhecidos nacionalmente e respeitados inclusive até em outros países da América do Sul, pois extrapolamos barreiras. Nosso evento já contou com a presença de peruanos, colombianos e bolivianos, por exemplo.”
O SIMEP se preocupa fortemente em oferecer uma programação técnico-científica aos participantes, mas sem tanta formalidade, fazendo com que os participantes se sintam acolhidos e à vontade no evento.
Nas mentorias, por exemplo, em vez de trazerem uma palestra formal, eles convidam alguém do mercado para falar um pouco sobre o dia a dia na área de Engenharia de Produção. O momento se torna, então, uma conversa, uma verdadeira troca de experiências.
Eles começaram a adotar esse formato no evento de 2017, e, até hoje, é um verdadeiro sucesso!
“O feedback que eu recebo é sempre muito positivo. A maneira como a gente trata as pessoas, o carinho, o respeito, o acolhimento que a minha comissão tem com todos, não importa se você é estudante ou um super empresário, a gente recebe as pessoas do mesmo jeito, como se estivessem em casa, e isso faz uma diferença enorme no nosso evento.”
O SIMEP conta com um público que está participando do evento ininterruptamente desde a 3ª edição. Ou seja, há 4 anos essas pessoas são fiéis ao SIMEP.
“Esse crescimento se dá pelos participantes, pela ousadia de desbravar novos mercados, e na maneira de fazer o evento, que é uma maneira nossa. E eu acho que o espírito Even3 é muito espírito SIMEP, são pessoas que gostam de desafio e não tem medo de enfrentar o que vem pela frente.”
O evento de 2020 já está com a data marcada. Vai acontecer entre os dias 20 e 22 de maio, em Caruaru, Pernambuco.
A expectativa é de ter o maior público da história do Simpósio de Engenharia de Produção. Por isso, a edição contará com nomes de peso da Engenharia de Produção. A Even3 vai marcar presença, não só na gestão do evento, mas vai acompanhar de perto esse evento de sucesso.
E quem acha que o SIMEP termina em 2020, está muito enganado, pois os preparativos para a edição de 2021 já começaram!
“Eu recebo muito assédio de outras plataformas para sair da Even3, e eu não tenho interesse, por causa da relação que eu criei com a empresa. Sempre que eu preciso de alguma coisa, eles me atendem. A plataforma me ajudou muito no sentido de automatizar processos e otimizar a quantidade de pessoas na organização.”
Nós, da Even3, ficamos muito felizes em acompanhar toda a trajetória do SIMEP ao longo desses 5 anos de parceria. É muito gratificante ver o quanto o evento cresceu e como tem impactado tantos estudantes e profissionais da Engenharia de Produção. Contem sempre conosco!
Tem dúvidas sobre organizar um evento ou quer começar a planejar o seu agora? Estamos aqui para te ajudar!