Filas longas na entrada, participantes impacientes e uma equipe de credenciamento sobrecarregada: esse é um cenário comum em eventos que ainda dependem apenas de check-in manual.
Mas a boa notícia é que a tecnologia já oferece uma solução simples e eficiente para esse problema: o autocredenciamento.
Cada vez mais utilizado em congressos, feiras e eventos corporativos, o autocredenciamento permite que o próprio participante realize seu check-in de forma rápida. Quer saber como colocar isso na prática? Então segue a leitura desse artigo!
O que é autocredenciamento e como ele funciona?
Basicamente, o autocredenciamento é um sistema que permite que os participantes façam check-in de forma rápida e independente, sem enfrentar filas longas nem depender diretamente de um atendente.
Ele funciona como uma forma inteligente do credenciamento tradicional, unindo tecnologia e autonomia para tornar a entrada no evento mais fluida.
Na prática, o autocredenciamento acontece da seguinte forma:
- Tablets ou computadores são logados em telas de autocredenciamento. Essas telas são disponibilizadas por qualquer sistema de credenciamento que possua a função de autocredenciamento, como a Even3.
- Os dispositivos são alocados nas entradas do evento, funcionando como totens de autocredenciamento.
- O participante interage diretamente com o totem, geralmente apontando o QR Code do seu ingresso ou inserindo dados como e-mail ou CPF para confirmar a presença.
- O check-in é validado automaticamente pelo sistema, sem necessidade de trabalho manual por parte da equipe.
Com esse processo, é possível reduzir o número de pessoas necessárias na equipe de credenciamento, mantendo apenas os profissionais essenciais para orientar os participantes que tiverem dúvidas.
Assim, sobra mais tempo e mais equipe disponível para focar em outras partes da operação, como organização de materiais, recepção de fornecedores, inscrições na hora, suporte técnico, entre outras.
Tipos de credenciamento para eventos
| Tipo de credenciamento | Como funciona | Quando utilizar |
|---|---|---|
| Credenciamento manual | Um membro da equipe confirma a presença do participante em uma lista impressa | Indicado para eventos pequenos ou com baixo fluxo de participantes |
| Credenciamento online no botão | A equipe libera o botão de check-in em um horário estratégico da transmissão e o participante realiza seu próprio credenciamento com um só clique | Ideal para eventos online com controle de presença mais rígido |
| Credenciamento online automático | O check-in é registrado automaticamente quando o participante entra na transmissão online | Recomendado para eventos online que não possuem controle de presença tão rígido, mas ainda desejam emitir certificados |
| Aplicativo de credenciamento | A equipe utiliza um aplicativo para ler QR Codes e registrar a entrada na hora, mesmo sem internet | Ideal para todos os eventos presenciais que desejam reduzir filas |
| Autocredenciamento | O próprio participante realiza seu check-in em um totem de autocredenciamento ou pelo celular, sem depender de um operador. | Indicado para eventos com grande volume de participantes ou que desejam oferecer uma entrada mais rápida, autônoma e eficiente. |
Principais benefícios do autocredenciamento
Redução de filas
Como o check-in é feito de forma independente e simultânea em múltiplos totens, o tempo de espera na entrada diminui consideravelmente.
Menos necessidade de equipe
Com o autocredenciamento é possível reduzir o número de pessoas dedicadas exclusivamente ao check-in, direcionando a equipe para outras funções estratégicas.
Agilidade na entrada
O processo se torna muito mais rápido do que o credenciamento manual, já que elimina etapas como digitação de dados e busca por informações do participante.
Garantia de certificação correta
O credenciamento é extremamente necessário para emitir certificados apenas para quem esteve presente no evento. Mas o autocredenciamento assegura não somente a certificação para os participantes, como também a emissão de certificados com os dados corretos, pois serão preenchidos por eles mesmos.
Experiência mais moderna para o participante
Oferecer autonomia no check-in transmite uma percepção de organização e inovação, impactando positivamente a primeira impressão do evento.
Dados em tempo real
Os organizadores conseguem acompanhar, de forma instantânea, quantos participantes já realizaram check-in, facilitando o planejamento operacional durante o próprio evento.
Como implementar o autocredenciamento no seu evento?
Implementar o autocredenciamento é mais simples do que parece, mas exige planejamento para garantir que tudo funcione bem no dia do evento. Veja o passo a passo:
1. Escolha uma plataforma de credenciamento confiável
Primeiramente, você precisa contar com uma plataforma que ofereça recursos específicos para o credenciamento e que permita automatizar o processo de entrada dos participantes.
Então, ao avaliar as opções disponíveis, procure soluções que ofereçam funcionalidades como:
- inscrição online;
- emissão de QR Codes individuais;
- telas para autocredenciamento;
- acompanhamento de check-ins em tempo real;
- impressão de crachás (quando necessário);
- relatórios sobre presença dos participantes.
No mercado, existem até opções que oferecem tudo isso gratuitamente, como a Even3.
2. Configure o ambiente de autocredenciamento
Depois de escolher a plataforma, chega o momento de preparar a operação.
No caso da Even3, basta acessar a tela de autocredenciamento e fazer login nos dispositivos que serão utilizados na recepção do evento.
Esses dispositivos podem ser:
- tablets;
- notebooks;
- computadores desktop;
- monitores touch (quando disponíveis).
Uma vantagem importante é a flexibilidade. Dependendo da estrutura do evento, você pode montar desde um único ponto de atendimento até diversos totens de autocredenciamento distribuídos pelo local.
Quanto maior o fluxo esperado de participantes, maior deve ser a quantidade de dispositivos disponíveis para evitar filas.
3. Planeje o fluxo de entrada
A tecnologia faz toda a diferença, mas ela precisa estar acompanhada de um bom planejamento operacional.
Antes da abertura do evento, defina como será o percurso do participante desde sua chegada até o acesso às atividades.
Algumas perguntas ajudam nesse planejamento:
- Onde os totens ficarão posicionados?
- Haverá filas separadas para autocredenciamento e atendimento assistido?
- Como será feita a orientação dos participantes?
- Existe espaço suficiente para circulação?
- O local possui acesso adequado à internet e energia?
Organizar esse fluxo previamente evita congestionamentos e torna o processo muito mais intuitivo.
Uma boa prática é posicionar os totens logo na entrada, em locais de fácil visualização, utilizando placas ou banners que indiquem claramente onde e como realizar o check-in.
4. Capacite uma equipe de apoio
Mesmo com o processo automatizado, é importante manter alguns profissionais orientando os participantes, principalmente nos primeiros minutos do evento, quando o público ainda está se familiarizando com o sistema.
5. Teste o processo antes do evento
Por fim, simule o check-in automático com a equipe antes da abertura dos portões. Isso ajuda a identificar eventuais ajustes de conectividade, posicionamento dos totens ou configuração da plataforma escolhida.
6 boas práticas para o autocredenciamento em eventos
1. Priorize uma interface intuitiva
O totem de autocredenciamento deve ter uma tela clara, com instruções objetivas. Quanto menos etapas o participante precisar seguir, mais rápido será o check-in em eventos.
2. Sinalize bem o espaço
Utilize placas, banners ou sinalização digital indicando onde estão os totens e como utilizá-los. Isso reduz dúvidas e evita que os participantes fiquem parados sem saber para onde ir.
3. Oriente os participantes antes mesmo do evento
Uma boa experiência começa antes da chegada ao local.
Aproveite os e-mails de confirmação da inscrição, lembretes e mensagens enviadas aos participantes para explicar como será o credenciamento.
Inclua informações como:
- onde encontrar o QR Code;
- documentos necessários (quando houver);
- horário recomendado de chegada;
- funcionamento do autocredenciamento.
Quando o participante já sabe o que esperar, o processo acontece de forma muito mais rápida.
4. Tenha um plano B para situações excepcionais
Por mais eficiente que seja o autocredenciamento, imprevistos podem acontecer.
Portanto, é ideal manter a equipe preparada para resolver problemas, como falha na internet, por exemplo.
Para esses casos, o aplicativo de credenciamento pode manter o ritmo ágil do autocredenciamento, mas deixando o controle na mão da sua equipe.
Além disso, aplicativos de credenciamento, como o da Even3, também realizam o check-in offline, salvando o seu evento caso a internet caia!
5. Aproveite os dados para melhorar as próximas edições
Uma das grandes vantagens de utilizar uma plataforma de credenciamento é a possibilidade de acompanhar indicadores importantes durante o evento.
Por exemplo, os dados de presença vão ser essenciais para você entender a adesão ao evento e melhorar o engajamento nas próximas edições.
6. Transforme o totem em um autocheck-in via smartphone
Embora o uso de tablets e computadores como totens de autocredenciamento seja o formato mais comum, existem maneiras criativas de utilizar essa tecnologia para tornar o processo ainda mais prático.
Por exemplo, é possível compartilhar o próprio link do totem por meio de um QR Code exibido em um telão, banner ou slide ao final de uma atividade.
Nesse cenário, o fluxo funciona da seguinte forma:
-
- O organizador gera um QR Code com o link do totem de autocredenciamento.
- Esse QR Code é exibido para os participantes.
- Cada pessoa aponta a câmera do celular para o código.
- O link do totem é aberto automaticamente no smartphone.
- O próprio participante realiza seu check-in, sem precisar se deslocar até um equipamento físico.
Na prática, o totem de autocredenciamento deixa de estar limitado a um computador ou tablet e passa a funcionar diretamente no dispositivo do participante.
Por isso, essa estratégia é especialmente útil para eventos que contam com equipes reduzidas.
Além de ampliar as possibilidades de uso do autocredenciamento, esse formato torna a operação ainda mais flexível e escalável, reduzindo a necessidade de equipamentos físicos e facilitando o controle de presença.
Se você deseja oferecer uma experiência de entrada mais rápida, organizada e tecnológica, vale a pena contar com uma plataforma que reúna todas essas funcionalidades em um só lugar.
Com a Even3, você pode gerenciar inscrições, realizar o credenciamento, disponibilizar totens de autocredenciamento, acompanhar o check-in em eventos em tempo real e muito mais.
Assim, sua equipe ganha mais tempo para cuidar do que realmente importa: proporcionar uma experiência memorável do início ao fim do evento. Que tal começar agora?
