A primeira impressão é a que vale para você? Então você deveria começar a pensar no check-in para o evento, também conhecido como credenciamento.
Afinal, essa é a primeira etapa de vivência do participante. A primeira equipe que ele vê, as primeiras impressões sobre o espaço e organização, e as temidas filas.
Portanto, pensando em proporcionar a melhor experiência para os envolvidos no seu evento, quero te dar dicas preciosas para ser eficiente no check-in. Saiba mais sobre:
- O que é check-in para eventos?;
- Benefícios do check-in para eventos;
- 6 dicas para um credenciamento mais eficiente.
Conhecido também como credenciamento, o check-in é a forma de confirmação de presença dos seus participantes.
Além de ser essencial para controlar a entrada do evento, é somente através do check-in que você vai poder enviar certificados, por exemplo.
-> Confira 4 soluções para criar e distribuir os certificados de eventos
Por isso, há tantas formas diferentes de realizar um check-in em um evento. São elas:
Check-in online
O credenciamento online, como o nome já diz, é feito através da internet.
Normalmente ele funciona de forma automática ao ler algum código no papel de inscrição do participante ou quando ele entra na transmissão do evento online, por exemplo.
Embora esse seja um método rápido e seguro, evitando imprevistos na hora do credenciamento do evento, ele normalmente depende da conexão com a internet.
Mas se você não quer ficar refém dessa alternativa, há outras opções também!
Check-in offline
O check-in offline é uma solução de alguns aplicativos de credenciamento, como o app Even3 Credenciamento.
Ele funciona da seguinte forma: assim como no credenciamento online, os QR Codes disponíveis nos tickets dos participantes são lidos.
Depois, com acesso à internet, a lista é sincronizada e atualizada. Bem simples!
-> Conheça do evento que triplicou o número de participantes contando com o check-in offline
Dessa forma, ao invés de depender da internet e de listas impressas, você pode resolver seus problemas facilmente em apenas um app, evitando imprevistos.
Check-in manual
Por fim, é possível credenciar de forma manual com listas de participantes, que podem ser exportadas facilmente na Even3.
Mas lembre-se: essa alternativa deve ser usada de forma emergencial, uma vez que o credenciamento manual demanda muito mais tempo, equipe e, provavelmente, levará à formação de filas no seu evento.
Ainda, no caso dos eventos online, plataformas como a Even3 permitem liberar o credenciamento para participantes em qualquer momento das transmissões online.
Assim, com apenas um clique na Área de Transmissão do evento, o participante pode confirmar a participação manualmente e te livrar desta preocupação, além de garantir que ele estava acompanhando o conteúdo.
- Acompanhamento da adesão e participação no seu evento;
- Controle da entrada de pessoas e vendas de ingresso;
- Melhora a sua gestão no evento;
- Evita fraudes.
1. Tenha um sistema de check-in e evite filas
Portanto, já viu que evitar filas é essencial em credenciamentos, não é?
Isso vai fazer com que seu participante perceba melhor a organização do evento, otimize o tempo e até se sinta mais acolhido.
Então, é hora de começar a investir em soluções eficientes para diminuir filas, como um sistema de check-in (ou credenciamento).
Na prática, isso é um software, como a Even3, que facilita a gestão de pessoas, inscrições e credenciamento através de QR Code.
Com o apoio da tecnologia, você agiliza a confirmação e consulta de dados, diminuindo o tempo de espera em filas e o número de fraudes.
Para isso, você pode ler os QR Codes disponibilizados na hora da confirmação de inscrição e, ainda, incluí-los em crachás, no caso de eventos presenciais.
2. Utilize crachás durante o credenciamento
Ainda sobre os crachás, eles vão facilitar a vida de todo mundo no seu evento presencial!
Isso porque eles servem como identificadores, estimulando o networking entre pessoas, principalmente se você colocar as informações certas ali.
Por isso, além dos dados tradicionais, como nome e sobrenome, você pode incluir informações como:
- Empresa/Instituição de Ensino;
- Categoria do participante: Professor, Estudantes, Palestrante;
- QR Code com código de inscrição;
- Redes Sociais;
- Foto;
- Programação do evento;
- Marca dos patrocinadores.
Mas óbvio que você não vai abusar de informações, não é? Coloque apenas o que é necessário para que a sua equipe, outros participantes e os apoiadores do evento tenham a melhor experiência.
Nesse caso, atente-se também ao tamanho do crachá:
Você também pode utilizar os modelos prontos criados pela equipe da Even3. Confira:
Por fim, outra dica é criar crachás com cores ou símbolos diferentes, assim você permitirá uma distinção de quem é participante, palestrante ou equipe.
3. Divida o credenciamento por grupos
Em caso do seu evento presencial contar com um grande número de participantes, o ideal é dividir as filas em diferentes pontos de credenciamento.
Assim, você consegue desafunilar a entrada para o seu evento e até melhorar e agilizar a resolução de problemas, uma vez que um problema só não vai travar uma única fila formada.
Então, esses grupos podem ser divididos por:
- Letras do alfabeto (ex: A-G; H-N; O-Z);
- Perfis de atividades (ex: educadores, palestrantes, estudantes);
- Por status de pagamento (ex: pago ou não pago);
- Ou qualquer sistema que você preferir.
E, ainda, em eventos de grande porte você pode separar as pessoas por níveis de “pacote promocional”, caso você tenha áreas comuns, extras e VIPs.
4. Separe um local para novas inscrições
Ainda falando em desafunilar a entrada de pessoas no seu evento, uma boa prática é encaminhar os participantes sem inscrição para uma área específica.
Como eventos presenciais normalmente realizam inscrições na hora também, é comum que isso crie filas gigantescas e mobilize mais de uma pessoa da equipe para lidar com isso.
Portanto, o ideal é dividir os problemas estabelecendo um ponto específico para inscritos de última hora.
Assim, parte da sua equipe pode se concentrar unicamente no credenciamento, uma atividade muito mais rápida do que a inscrição.
5. Separe uma equipe para se dedicar ao credenciamento
Pensando na equipe, já deu para perceber que quanto maior o evento presencial, mais necessidade de pessoas auxiliando os processos, não é?
No credenciamento, o ideal é que você conte com áreas específicas e responsáveis para cada função, como:
- Credenciamento;
- Entrega de crachás;
- Entrega de kits;
- Inscrições de última hora.
Ainda, o ideal é ter pessoas para organizar as filas e evitar confusões, desorganização ou falta de informação.
Por isso, faça com que a sua equipe conheça o seu evento e compartilhe os valores dele com você.
Dê preferência a profissionais com experiência no mercado e que saibam resolver os problemas da melhor forma possível, em tempo hábil.
6. Prepare-se para imprevistos
No dia do evento, imprevistos podem acontecer: queda de energia, problemas com a internet, notebook travando, smartphones descarregados…
Então, esteja preparado para lidar rapidamente com todos os problemas que isso pode causar no credenciamento.
Prevendo-se bem você poupa tempo e evita que seus participantes fiquem esperando em longas filas.
Portanto, preste atenção em questões como:
- Área de realização do evento e evite exposição ao sol ou chuva;
- Para falta de celulares ou notebooks, tenha sempre uma lista impressa dos participantes inscritos;
- Em caso de falta de internet, tenha um aplicativo com credenciamento offline disponível.
Inclusive, para estes e muitos imprevistos comuns em eventos, o ideal é contar com uma plataforma de eventos.
Assim, você pode automatizar a maioria das funções do seu evento, como inscrições, envio de certificados, credenciamento…
Além disso, é possível contar com suporte prioritário e atendimento VIP. Conheça as possibilidades:
