Filas longas na entrada, participantes impacientes e uma equipe de credenciamento sobrecarregada: esse é um cenário comum em eventos que ainda dependem apenas de check-in manual.
Mas a boa notícia é que a tecnologia já oferece uma solução simples e eficiente para esse problema: o autocredenciamento.
Cada vez mais utilizado em congressos, feiras e eventos corporativos, o autocredenciamento permite que o próprio participante realize seu check-in de forma rápida. Quer saber como colocar isso na prática? Então segue a leitura desse artigo!
Basicamente, o autocredenciamento é um sistema que permite que os participantes façam check-in de forma rápida e independente, sem enfrentar filas longas nem depender diretamente de um atendente.
Ele funciona como uma forma inteligente do credenciamento tradicional, unindo tecnologia e autonomia para tornar a entrada no evento mais fluida.
Na prática, o autocredenciamento acontece da seguinte forma:
Com esse processo, é possível reduzir o número de pessoas necessárias na equipe de credenciamento, mantendo apenas os profissionais essenciais para orientar os participantes que tiverem dúvidas.
Assim, sobra mais tempo e mais equipe disponível para focar em outras partes da operação, como organização de materiais, recepção de fornecedores, inscrições na hora, suporte técnico, entre outras.
| Tipo de credenciamento | Como funciona | Quando utilizar |
|---|---|---|
| Credenciamento manual | Um membro da equipe confirma a presença do participante em uma lista impressa | Indicado para eventos pequenos ou com baixo fluxo de participantes |
| Credenciamento online no botão | A equipe libera o botão de check-in em um horário estratégico da transmissão e o participante realiza seu próprio credenciamento com um só clique | Ideal para eventos online com controle de presença mais rígido |
| Credenciamento online automático | O check-in é registrado automaticamente quando o participante entra na transmissão online | Recomendado para eventos online que não possuem controle de presença tão rígido, mas ainda desejam emitir certificados |
| Aplicativo de credenciamento | A equipe utiliza um aplicativo para ler QR Codes e registrar a entrada na hora, mesmo sem internet | Ideal para todos os eventos presenciais que desejam reduzir filas |
| Autocredenciamento | O próprio participante realiza seu check-in em um totem de autocredenciamento ou pelo celular, sem depender de um operador. | Indicado para eventos com grande volume de participantes ou que desejam oferecer uma entrada mais rápida, autônoma e eficiente. |
Como o check-in é feito de forma independente e simultânea em múltiplos totens, o tempo de espera na entrada diminui consideravelmente.
Com o autocredenciamento é possível reduzir o número de pessoas dedicadas exclusivamente ao check-in, direcionando a equipe para outras funções estratégicas.
O processo se torna muito mais rápido do que o credenciamento manual, já que elimina etapas como digitação de dados e busca por informações do participante.
O credenciamento é extremamente necessário para emitir certificados apenas para quem esteve presente no evento. Mas o autocredenciamento assegura não somente a certificação para os participantes, como também a emissão de certificados com os dados corretos, pois serão preenchidos por eles mesmos.
Oferecer autonomia no check-in transmite uma percepção de organização e inovação, impactando positivamente a primeira impressão do evento.
Os organizadores conseguem acompanhar, de forma instantânea, quantos participantes já realizaram check-in, facilitando o planejamento operacional durante o próprio evento.
Implementar o autocredenciamento é mais simples do que parece, mas exige planejamento para garantir que tudo funcione bem no dia do evento. Veja o passo a passo:
Primeiramente, você precisa contar com uma plataforma que ofereça recursos específicos para o credenciamento e que permita automatizar o processo de entrada dos participantes.
Então, ao avaliar as opções disponíveis, procure soluções que ofereçam funcionalidades como:
No mercado, existem até opções que oferecem tudo isso gratuitamente, como a Even3.
Depois de escolher a plataforma, chega o momento de preparar a operação.
No caso da Even3, basta acessar a tela de autocredenciamento e fazer login nos dispositivos que serão utilizados na recepção do evento.
Esses dispositivos podem ser:
Uma vantagem importante é a flexibilidade. Dependendo da estrutura do evento, você pode montar desde um único ponto de atendimento até diversos totens de autocredenciamento distribuídos pelo local.
Quanto maior o fluxo esperado de participantes, maior deve ser a quantidade de dispositivos disponíveis para evitar filas.
A tecnologia faz toda a diferença, mas ela precisa estar acompanhada de um bom planejamento operacional.
Antes da abertura do evento, defina como será o percurso do participante desde sua chegada até o acesso às atividades.
Algumas perguntas ajudam nesse planejamento:
Organizar esse fluxo previamente evita congestionamentos e torna o processo muito mais intuitivo.
Uma boa prática é posicionar os totens logo na entrada, em locais de fácil visualização, utilizando placas ou banners que indiquem claramente onde e como realizar o check-in.
Mesmo com o processo automatizado, é importante manter alguns profissionais orientando os participantes, principalmente nos primeiros minutos do evento, quando o público ainda está se familiarizando com o sistema.
Por fim, simule o check-in automático com a equipe antes da abertura dos portões. Isso ajuda a identificar eventuais ajustes de conectividade, posicionamento dos totens ou configuração da plataforma escolhida.
O totem de autocredenciamento deve ter uma tela clara, com instruções objetivas. Quanto menos etapas o participante precisar seguir, mais rápido será o check-in em eventos.
Utilize placas, banners ou sinalização digital indicando onde estão os totens e como utilizá-los. Isso reduz dúvidas e evita que os participantes fiquem parados sem saber para onde ir.
Uma boa experiência começa antes da chegada ao local.
Aproveite os e-mails de confirmação da inscrição, lembretes e mensagens enviadas aos participantes para explicar como será o credenciamento.
Inclua informações como:
Quando o participante já sabe o que esperar, o processo acontece de forma muito mais rápida.
Por mais eficiente que seja o autocredenciamento, imprevistos podem acontecer.
Portanto, é ideal manter a equipe preparada para resolver problemas, como falha na internet, por exemplo.
Para esses casos, o aplicativo de credenciamento pode manter o ritmo ágil do autocredenciamento, mas deixando o controle na mão da sua equipe.
Além disso, aplicativos de credenciamento, como o da Even3, também realizam o check-in offline, salvando o seu evento caso a internet caia!
Uma das grandes vantagens de utilizar uma plataforma de credenciamento é a possibilidade de acompanhar indicadores importantes durante o evento.
Por exemplo, os dados de presença vão ser essenciais para você entender a adesão ao evento e melhorar o engajamento nas próximas edições.
Embora o uso de tablets e computadores como totens de autocredenciamento seja o formato mais comum, existem maneiras criativas de utilizar essa tecnologia para tornar o processo ainda mais prático.
Por exemplo, é possível compartilhar o próprio link do totem por meio de um QR Code exibido em um telão, banner ou slide ao final de uma atividade.
Nesse cenário, o fluxo funciona da seguinte forma:
Na prática, o totem de autocredenciamento deixa de estar limitado a um computador ou tablet e passa a funcionar diretamente no dispositivo do participante.
Por isso, essa estratégia é especialmente útil para eventos que contam com equipes reduzidas.
Além de ampliar as possibilidades de uso do autocredenciamento, esse formato torna a operação ainda mais flexível e escalável, reduzindo a necessidade de equipamentos físicos e facilitando o controle de presença.
Se você deseja oferecer uma experiência de entrada mais rápida, organizada e tecnológica, vale a pena contar com uma plataforma que reúna todas essas funcionalidades em um só lugar.
Com a Even3, você pode gerenciar inscrições, realizar o credenciamento, disponibilizar totens de autocredenciamento, acompanhar o check-in em eventos em tempo real e muito mais.
Assim, sua equipe ganha mais tempo para cuidar do que realmente importa: proporcionar uma experiência memorável do início ao fim do evento. Que tal começar agora?
