Eu imagino que ninguém queira lidar com um evento cancelado. Mas pode acontecer!
Em períodos de crise, por exemplo na pandemia de COVID-19, a maioria dos profissionais da área (87%) cancelaram seus eventos.
Seja por motivos de saúde pública, imprevistos logísticos ou fatores climáticos, o cancelamento de um evento é sempre um momento delicado.
Isso porque você precisa cuidar de muita burocracia nessa hora. Mas você não está só!
Montamos esse guia com tudo que você precisa saber para cancelar um evento com responsabilidade, transparência e legalidade jurídica. Saiba mais sobre:
- Deveres do organizador de um evento cancelado;
- Como cancelar um evento com segurança;
- Qual é a melhor forma de cancelar um evento?
No Brasil, o cancelamento de eventos é protegido pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC).
Ele é claro quanto aos direitos dos participantes em casos de eventos cancelados. Segundo o artigo 20, se o serviço não for prestado conforme contratado, o consumidor pode exigir:
- A reexecução do serviço;
- O abatimento proporcional do preço;
- Ou a devolução imediata e integral do valor pago.
Além disso, o organizador deve fornecer informações claras, verdadeiras e atualizadas sobre o evento. Isso inclui comunicar imediatamente qualquer alteração ou cancelamento.
Segundo a lei, o reembolso deve ser integral e imediato, e o consumidor tem o direito de:
- Optar pela devolução total do valor pago;
- Realizar a troca do ingresso;
- Ou aceitar a remarcação do evento, se preferir.
E se meu evento não foi cancelado, mas adiado? O que fazer?
Em casos de eventos adiados, cabe ao organizador informar um novo acordo ao participante de forma clara.
Mas, ainda assim, o participante tem duas opções:
- Aceitar a nova data;
- Ou solicitar o reembolso se não puder comparecer.
Essa regra vale tanto para eventos presenciais quanto online e garante que o consumidor não seja prejudicado por mudanças de última hora.
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O trabalho não termina com o evento cancelado. Após a decisão, você deve agir com clareza, rapidez e empatia. Veja um passo a passo prático:
1. Pare imediatamente a venda de ingressos
Pode parecer óbvio, mas a primeira coisa que você precisa fazer é evitar novas compras e confusões. Mesmo que ainda não tenha comunicado nada a ninguém.
2. Comunique aos parceiros e participantes
Depois, é de bom tom comunicar em primeira mão a palestrantes, parceiros e patrocinadores. Valorize quem apoiou seu evento desde o princípio.
Também envie um aviso oficial e, se possível, personalizado. Opte por tags nos e-mails para chamar seus participantes pelo nome e utilize-os como canais oficiais de comunicação direta.
Mas não para por aí! Comunique uma mensagem consistente em todos os canais de comunicação, como redes sociais e grupos.
🎤 1. Prompt para palestrantes:
“ChatGPT, me ajude a escrever um e-mail profissional e empático para comunicar o cancelamento de um evento a um palestrante que já havia confirmado presença. O tom deve ser respeitoso, transparente e demonstrar valorização pela participação dele. Inclua agradecimento, breve explicação sobre o cancelamento e possibilidade de manter contato para futuras edições.”
🤝 2. Prompt para parceiros e patrocinadores:
“Crie um e-mail para enviar a parceiros e patrocinadores informando o cancelamento de um evento. O texto deve ser claro, formal e mostrar comprometimento da organização com a transparência. Desejo incluir um agradecimento pelo apoio, justificativa do cancelamento e abertura para novos projetos em conjunto futuramente.”
👥 3. Prompt para participantes:
“Escreva um e-mail para participantes inscritos em um evento cancelado. O e-mail deve ter tom empático e profissional. Inclua: explicação sobre o motivo do cancelamento, informações sobre reembolso ou alternativas (como nova data), canais de atendimento para dúvidas e agradecimento pela compreensão.”
3. Explique os motivos do cancelamento
Seja transparente, mas profissional. Justificar a decisão ajuda a manter a confiança do seu público.
4. Informe como será feito o reembolso
Deixe claro o prazo, a forma de devolução do valor e canais de contato. Para evitar transtornos, explique aos participantes seus direitos, alternativas e exatamente como o evento vai cumprir o CDC.
5. Atualize seus canais oficiais
Tire o site do evento do ar ou atualize as informações nele. Retire os ingressos disponíveis e as divulgações ativas.
6. Documente todo o processo
Guarde registros da comunicação com participantes, comprovantes de estornos e decisões relacionadas ao cancelamento. Isso evita dores de cabeça futuras.
7. Esteja disponível para tirar dúvidas
Se houver equipe, ofereça um canal de contato único para lidar com os transtornos causados pelo cancelamento.
Para facilitar o antedimento, você pode utilizar chatbots, como o Zendesk ou Hubspot.
-> Saiba mais: como usar chatbots em eventos
Além de solicitar modelos de e-mails de cancelamentos prontos ao ChatGPT.
Mas não esqueça de editar esses materiais, ok? É importante ter agilidade e a tecnologia pode te ajudar nisso. Porém, nesse momento delicado é ideal escrever de forma personalizada, precisa e bastante explicativa.
Pode não parecer, mas há formas de se proteger até de eventos cancelados!
Contar com uma plataforma especializada pode dar essa segurança ao evento.
Por exemplo, na Even3, o organizador encontra recursos integrados para lidar com essa situação de forma profissional e simples. Veja os principais benefícios:
✅ Notificação direta aos participantes
Você pode enviar um e-mail aos seus inscritos e informá-los sobre o cancelamento em poucos cliques, direto da plataforma da Even3.
✅ Cancelamento de inscrições e reembolsos automáticos
Para inscrições pagas dentro do prazo de reembolso, a Even3 cuida de tudo: realiza o estorno de 100% do valor e cancela automaticamente a inscrição.
Se o prazo já tiver expirado, você ainda consegue sacar os valores e fazer os reembolsos manualmente.
✅ Despublicação rápida do evento
Com um simples comando, o evento deixa de estar disponível ao público, evitando novas inscrições.
✅ Centralização e controle de dados
Tudo que você precisa está em um só lugar: dados dos participantes, site, pagamentos, histórico de ações e relatórios. Assim, é mais fácil resolver problemas e acompanhar o pós.
Mas mesmo que você não vá cancelar o evento, ter um sistema estruturado como o da Even3 é a melhor forma de se prevenir e manter a organização em qualquer cenário.
Afinal, nem sempre cancelamentos acontecem. Mas já pensou nas filas enormes de credenciamento? Ou perda de certificados? Nada disso acontece na Even3!
Com a plataforma você conta com suporte completo antes, durante e até mesmo depois do evento (mesmo quando ele não acontece). Clique no banner abaixo e conheça soluções gratuitas:
