Como a SEPE gerenciou mais de 140 atividades em um único evento

sepe

Projetado pela equipe do Instituto Federal Catarinense – Campus Araquari, a Semana de Ensino, Pesquisa e Extensão (SEPE) busca, desde 2016, discutir as áreas de ensino, pesquisa e extensão, divulgando trabalhos em nível regional e nacional.

A dinamicidade do evento é o que tem atraído fortemente o público. Só nesta última edição, foram ofertadas mais de 140 atividades aos participantes.

Semana de Ensino, Pesquisa e Extensão

Muitas atividades, muitos certificados e planilhas que não ajudavam

Inicialmente, a comissão da SEPE trabalhava em cima de várias planilhas. Porém, com o crescimento do evento, as planilhas foram ficando cada vez mais confusas e ineficientes.

SEPE - Semana de Ensino, Pesquisa e Extensão

 

“140 atividades acontecendo durante o evento, ter que lidar com o gerenciamento de horários, palestrantes… Planilhas no excel começaram a complicar demais! Era desumano ter que fazer mais de 6.000 certificados à mão!” 

 

Por isso, a comissão organizadora chegou à conclusão de que era preciso encontrar uma plataforma de eventos que fosse capaz de administrar, simultaneamente, todas as informações dos participante.

Por que a SEPE escolheu a Even3?

  • Tudo em um só lugar: inscrições online, gestão de atividades e emissão de certificados. Tudo realizado em questão de minutos.
  • Atendimento eficiente: as dúvidas da equipe do evento eram respondidas rapidamente pela nossa equipe de Sucesso do Cliente.

De acordo com Raquel, membro da comissão organizadora, a aprendizagem de uso da plataforma foi bem intuitiva e vários testes foram feitos. Quando alguma dúvida surgia em meio aos testes, Raquel destaca a atuação da equipe de atendimento ao cliente.

“Preciso destacar a atuação da equipe de Sucesso do Cliente. Qualquer dúvida que surgia, os e-mails eram prontamente respondidos. Não tivemos dificuldades no uso justamente por causa desse atendimento”. – Raquel Rybandt, coordenadora de comunicação do evento.

Como dito anteriormente, a meta da comissão organizadora era encontrar uma plataforma que tivesse todas as funcionalidades necessárias para a projeção de um evento em um só lugar.

Com a Even3, a emissão manual dos certificados ficou para trás. Na plataforma, as informações dos participantes são geradas nos certificados automaticamente.

Os dados dos participantes, que também precisavam de organização e armazenamento seguro, ficam salvos no menu Pessoas. Assim, a organização pode conferir, informações alteradas no cadastro dos participantes (caso eles façam).

As 140 atividades do evento foram administradas, com êxito, no nosso módulo “Atividades”. Nele, é possível diferenciar o tipo de atividade (se é minicurso, palestra, aula expositiva), determinar horários, preços, número de participantes… E o melhor: tudo isso é feito em poucos cliques! Raquel reforça bastante essa ideia:

módulo "atividades" na Even3

Módulo “Atividades” da Even3

 

“Não tenho o que dizer de coisas que não gostei (na plataforma Even3). O que mais gostei é que são todas as funcionalidades em um só lugar. É bom para organizadores e também para os participantes”. – Raquel Rybandt, coordenadora de comunicação do evento.

Depois da Even3, a organização da SEPE passou a ter muito mais tempo para focar em outros departamentos do evento.  Assim, dedicaram-se a atividades como a busca de convidados e o aprimoramento do conteúdo, deixando a automação da plataforma cuidar de todo o resto.

Semana de Pesquisa e Extensão

Even3 e SEPE: edição 2018 a caminho!

A comissão organizadora começou, já no fim do evento passado, a planejar a edição deste ano. Além disso, Raquel Rybandt dá uma dica para quem está interessado a organizar um evento:

Ferramentas de organização de eventos podem ser bastante úteis, dando espaço para que os organizadores fiquem mais tranquilos e manejem outras coisas enquanto o evento está sendo tratado bem pela plataforma”. – Raquel Rybandt, coordenadora de comunicação do evento.

Muitas vezes, a ideia de deixar nas mãos de uma plataforma tanta autonomia na jornada do evento pode ser um pouco assustador, porém os feedbacks positivos que o evento recolheu, tanto de participantes quanto de avaliadores, consolidaram a confiança na plataforma.

A experiência da SEPE foi tão boa que, agora, outras atividades da organização também passaram a usar a Even3.

Deste modo, todos os eventos ficam com um padrão definido, que é de simples execução, e traz tranquilidade e confiança tanto aos participantes como aos organizadores de eventos.

RECEBA Nossas Novidades

Comments