Projetado pela equipe do Instituto Federal Catarinense – Campus Araquari, a Semana de Ensino, Pesquisa e Extensão (SEPE) busca, desde 2016, discutir as áreas de ensino, pesquisa e extensão, divulgando trabalhos em nível regional e nacional.
A dinamicidade do evento é o que tem atraído fortemente o público. Só nesta última edição, foram ofertadas mais de 140 atividades aos participantes.
Muitas atividades, muitos certificados e planilhas que não ajudavam
Inicialmente, a comissão da SEPE trabalhava em cima de várias planilhas.
Porém, com o crescimento do evento, as planilhas foram ficando cada vez mais confusas e ineficientes.
“140 atividades acontecendo durante o evento, ter que lidar com o gerenciamento de horários, palestrantes… Planilhas no excel começaram a complicar demais! Era desumano ter que fazer mais de 6.000 certificados à mão!”
Por isso, a comissão organizadora chegou à conclusão de que era preciso encontrar uma plataforma de eventos que fosse capaz de administrar, simultaneamente, todas as informações dos participante.
Por que a SEPE escolheu a Even3?
- Tudo em um só lugar: inscrições online, gestão de atividades e emissão de certificados. Tudo realizado em questão de minutos.
- Atendimento eficiente: as dúvidas da equipe do evento eram respondidas rapidamente pela nossa equipe de Sucesso do Cliente.
De acordo com Raquel, membro da comissão organizadora, a aprendizagem de uso da plataforma foi bem intuitiva e vários testes foram feitos.
Além disso, quando alguma dúvida surgia em meio aos testes, Raquel destaca a atuação da equipe de atendimento ao cliente.
“Preciso destacar a atuação da equipe de Sucesso do Cliente. Qualquer dúvida que surgia, os e-mails eram prontamente respondidos. Não tivemos dificuldades no uso justamente por causa desse atendimento”. – Raquel Rybandt, coordenadora de comunicação do evento.
Como dito anteriormente, a meta da comissão organizadora era encontrar uma plataforma que tivesse todas as funcionalidades necessárias para a projeção de um evento em um só lugar.
Com a Even3, a emissão manual dos certificados ficou para trás. Na plataforma, as informações dos participantes são geradas nos certificados automaticamente.
Ou seja, os dados dos participantes, que também precisavam de organização e armazenamento seguro, ficam salvos no menu Pessoas.
Assim, a organização pode conferir, informações alteradas no cadastro dos participantes (caso eles façam).
Por isso, as 140 atividades do evento foram administradas, com êxito, no nosso módulo “Atividades”.
Nele, é possível diferenciar o tipo de atividade (se é minicurso, palestra, aula expositiva), determinar horários, preços, número de participantes… E o melhor: tudo isso é feito em poucos cliques!
Como gerenciar tantas atividades?
E, para dar conta de tantas atividades ao mesmo tempo, a SEPE precisou implementar crachás no seu evento.
Pensando nisso, nós da Even3, criamos modelos gratuitos de crachás para que organizadores comecem a implementar em seus eventos.
Além disso, Raquel reforça bastante a importância do módulo atividades:
“Não tenho o que dizer de coisas que não gostei (na plataforma Even3). O que mais gostei é que são todas as funcionalidades em um só lugar. É bom para organizadores e também para os participantes”. – Raquel Rybandt, coordenadora de comunicação do evento.
E, depois da Even3, a organização da SEPE passou a ter muito mais tempo para focar em outros departamentos do evento.
Assim, dedicaram-se a atividades como a busca de convidados e o aprimoramento do conteúdo, deixando a automação da plataforma cuidar de todo o resto.
Even3 e SEPE: edição 2018 a caminho!
A comissão organizadora começou, já no fim do evento passado, a planejar a edição deste ano.
Além disso, Raquel Rybandt dá uma dica para quem está interessado a organizar um evento:
“Ferramentas de organização de eventos podem ser bastante úteis, dando espaço para que os organizadores fiquem mais tranquilos e manejem outras coisas enquanto o evento está sendo tratado bem pela plataforma”. – Raquel Rybandt, coordenadora de comunicação do evento.
Muitas vezes, a ideia de deixar nas mãos de uma plataforma tanta autonomia na jornada do evento pode ser um pouco assustador.
Porém, os feedbacks positivos que o evento recolheu, tanto de participantes quanto de avaliadores, consolidaram a confiança na plataforma.
A experiência da SEPE foi tão boa que, agora, outras atividades da organização também passaram a usar a Even3.
Deste modo, todos os eventos ficam com um padrão definido, que é de simples execução, e traz tranquilidade e confiança tanto aos participantes como aos organizadores de eventos.
