Como escolher o sistema de eventos ideal?

sistema de eventos

Planejar eventos acadêmicos e científicos nunca foi tão fácil. Os sistemas de eventos  surgiram para ajudar (e muito!) o trabalho dos organizadores de eventos. Neste artigo, você vai entender:

Quando falamos em gerenciamento de eventos acadêmicos ou científicos, como congressos, jornadas acadêmicas, palestras e workshops, já nos vem à cabeça uma série de etapas que envolvem a sua organização: inscrições, pagamentos, credenciamento, certificados, publicação de anais, atividades…

São muitos detalhes que precisam ser bem pensados e executados com perfeição para que o evento seja sinônimo de sucesso!

Escolher um sistema de eventos se torna, então, essencial para as equipes que querem poupar tempo, se livrar de estresse e fazer com que cada atividade seja executada da melhor forma possível.

Independentemente do tipo de evento que esteja organizando, seja ele cultural ou acadêmico, todo organizador deseja fazer boas escolhas.

Os sistemas de gestão de eventos são os responsáveis por centralizar todas as informações referentes ao evento.

Eles garantem ao organizador uma visão ampla e geral do que acontece em cada etapa do evento, deixando-o mais seguro nas tomadas de decisão.

Com as plataformas de gestão de eventos, é possível minimizar os erros, preparar-se para eventualidades e trabalhar mais para oferecer sempre a melhor experiência aos participantes.

De maneira geral, toda plataforma de eventos deve lidar com 2 pontos cruciais do planejamento: venda de entradas e credenciamento.

Essas são as características básicas que todo produtor, principalmente os de eventos culturais, devem se atentar ao escolher uma plataforma.  

Além disso, os eventos culturais e de entretenimento devem ter um cuidado especial com os equipamentos e com a infraestrutura do local.

Já um organizador de eventos acadêmicos, tais como congressos, jornadas e workshops, precisa se preocupar com alguns detalhes que vão além da venda de ingressos e do credenciamento.

Sabe por quê? Porque, na maioria das vezes, o fim do trabalho da organização não coincide com o término do evento. A organização sempre trabalha um pouquinho mais, né?

Eventos acadêmicos e científicos costumam trabalhar com um grande número de atividades e de participantes.

Esses participantes, quase que em unanimidade, vão precisar de certificados e vão querer ver os trabalhos publicados em anais ou em revistas científicas.

Tanto os certificados como a publicação e a submissão de trabalhos garantem ao participante uma maior autoridade no meio científico, contribuindo também para a construção de uma carreira acadêmica de sucesso.

Um sistema de eventos ideal para uma gestão eficiente deverá ser capaz de acompanhar todo o ciclo de vida do evento.

Por isso, listamos 6 requisitos que vão te ajudar a escolher o sistema de eventos ideal para a sua necessidade.

1. Vendas online

Um bom sistema de gestão de eventos (cultural ou acadêmico) deve facilitar a vida dos participantes.

Para isso, é fundamental que este ofereça a possibilidade de vender ingressos ou inscrições online, garantindo também a flexibilidade de formas de pagamento.

Oferecer múltiplas opções de pagamento aos participantes, como cartões de crédito, débito e boleto bancário é uma excelente forma de otimizar as vendas.

Escolha também um sistema de eventos que aceite meios de pagamento que atendam às necessidades do seu evento.

Meio de pagamento é a plataforma que vai intermediar o processo de pagamento e recebimento das entradas do seu evento.

Existem opções como o Pagar.me, PayPal, Pagseguro… Conheça as vantagens e desvantagens de cada um deles.

Além disso, uma boa plataforma de eventos possibilita que os organizadores acompanhem toda a evolução financeira do evento também de forma online.

Isso significa que você, como organizador, poderá ver quais pagamentos estão pendentes, quais foram efetivados ou cancelados.

Vendendo as entradas do evento de forma online, organizador não precisa se preocupar em gerenciar uma grande quantidade física de dinheiro. Tudo fica mais organizado e seguro.

2. Credenciamento

A primeira impressão é a que fica e o credenciamento é o responsável por dar as boas-vindas aos participantes.

Para garantir uma maior agilidade na hora do check-in, existem soluções simples de credenciamento no mercado, como via aplicativo ou QR Code.

Com um sistema de busca rápido e eficiente, você consegue controlar o acesso em atividades pagas ou restritas, por exemplo.

Consegue, ainda, determinar que participantes já receberam kits ou materiais para um curso ou workshop.

Desta forma, a organização fica ciente sobre a participação de cada inscrito ao longo de todo ciclo de vida do evento.

Alguns sistemas de eventos possibilitam que, já no credenciamento, o organizador imprima etiquetas para crachás e outros materiais com o QR Code do participante.

Com o auxílio da tecnologia, você consegue tornar o tempo de espera e as filas cada vez menores.

Mas, imagine se a internet parar de funcionar de repente? Esse tipo de imprevisto pode acontecer.

Para evitar aborrecimentos, é sempre indicado procurar um sistema de eventos que ofereça a opção de credenciamento offline.

Assim, você já garante um backup da lista de participantes geral e por atividade.

3. Gerenciamento de múltiplas atividades

Caso a grade do evento seja composta por múltiplas atividades, como palestras, workshops, minicursos e mesas-redondas, é importante que você escolha um sistema de eventos que consiga gerenciá-las em um só lugar.

Evitar o choque de horários é fundamental.

E, para que ocorra um gerenciamento completo das atividades, é importante encontrar um sistema que contemple desde a inscrição dos participantes até a emissão dos certificados e a publicação dos trabalhos.

4. Submissão de Trabalhos Científicos

Sabe aquele processo extremamente chato e repetitivo de receber e enviar, um a um, os trabalhos científicos para correção, aprovação e publicação? Ele não precisa existir mais!

Agora, de forma completamente automatizada, você consegue receber os trabalhos para avaliação, corrigi-los, aprová-los (ou não) e publicá-los.

Sem perda de tempo (e de paciência), divulgando os resultados em tempo real!

O sistema ideal para eventos que trabalhem com a submissão de trabalhos deve conter um módulo especial dedicado somente aos trabalhos científicos.

Esse módulo vai facilitar não só a vida do organizador de um evento acadêmico, mas da banca avaliadora e, claro, dos participantes.

Ele deverá  permitir, principalmente, o recebimento online dos trabalhos. Após a submissão, eles poderão ser avaliados por uma metodologia bem definida pela organização, como por exemplo a avaliação duplo-cego ou por pares.

O tipo de avaliação fica a critério da organização e dos avaliadores.

Após todas as avaliações, os resultados devem ser informados a todos os participantes de forma simples e direta.

Além disso, alguns eventos acadêmicos ou científicos contam com a apresentação dos melhores trabalhos, o que requer bastante atenção na hora de organizar a grade de horários.

Essa programação também pode ser simplificada com a ajuda de um bom sistema de eventos.

5. Publicação de Anais

Eternize o conteúdo do seu evento.

Compilar os melhores trabalhos apresentados no seu simpósio, congresso ou jornada acadêmica nos anais do evento são uma excelente opção para mostrar a autoridade e a relevância da sua marca.

Garanta o acesso universal e irrestrito aos trabalhos apresentados no seu congresso em um repositório online. Este repositório é indexado, gratuito e está disponível para todos os pesquisadores do mundo.

ebook publicação de anais

6. Emissão de certificados

Com o fim do evento, é normal que os participantes peçam certificados.

Afinal, eles precisam comprovar para as instituições de ensino que participaram do evento para conseguir carga horária complementar.

Algumas vezes, os certificados são de grande valia para aprimorar o currículo. Eles mostram que o trabalho foi aprovado com êxito em um evento ou que a apresentação do trabalho resultou em algum prêmio para o participante.

Mas imagine ter que emitir, manualmente, certificados diferentes, por tipo de atividade, por exemplo, para cada participante que esteve no seu evento?

Mais uma vez, é preciso que o organizador use a tecnologia ao seu favor.

modelos de certificados para eventos

Na plataforma de eventos ideal, os certificados devem estar disponíveis sempre que o participante precisar, mesmo que esse momento só ocorra 1 ano após o evento.

Assim, a organização não fica presa “para sempre” ao evento.  O próprio participante poderá acessar o sistema e fazer o download do seu certificado quando quiser.

Desta forma, você evita o trabalho de ter que enviar, sempre que um participante solicitar, os certificados.

Você não terá mais que enviar o certificado individualmente para cada um, simples, né?

Quanto custa um sistema de eventos acadêmicos?

Você pode optar pela cobrança fixa ou variável.

Na cobrança fixa, é necessário desembolsar o valor antes de iniciar seu evento. Ou seja, você paga pelo sistema sem ao menos saber se valerá o custo.

Para contornar esse problema, sistemas modernos oferecem também a opção de cobrança variável. Mas como funciona?

Nesses casos, é cobrada apenas um percentual sobre o valor de cada entrada vendida online.

Você não terá a preocupação, assim, de desembolsar nenhum valor de imediato, logo na contratação do serviço.

Gerenciar somente inscrição

A Sympla e a Eventbrite são plataformas que possuem um sistema para venda de ingressos online e que auxiliam na divulgação do seu evento! São mais utilizados por eventos culturais e de entretenimento.

Gerenciar inscrição, múltiplas atividades, submissão de trabalhos, credenciamento, publicação de anais e certificados

A Even3 é um sistema desenvolvido sob medida para organizadores de eventos acadêmicos e científicos!

Nosso sistema contempla todos esses módulos de inscrição, credenciamento, certificados, trabalhos científicos e publicação de anais.

Tudo personalizado de acordo com a necessidade do organizador.

Para fazer um evento conosco, basta preencher o formulário de organização de evento e iniciar os trabalhos!

É simples, intuitivo e prático! Ah, e nós temos uma equipe de suporte 100% preparada para atender os organizadores e os participantes do seu evento!

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