Você já usou um sistema de eventos? Em 2023, uma pesquisa revelou que 72,5% de organizadores reconhecem a necessidade dessa tecnologia para alcançar o sucesso.
Hoje em dia, por exemplo, é difícil ver grandes congressos, workshops ou até mesmo eventos empresariais funcionarem sem um sistema de eventos.
Isso porque eles centralizam as principais etapas do gerenciamento de eventos, como inscrições, pagamentos, credenciamento, certificado, publicações de Anais etc.
São muitos detalhes que precisam ser bem pensados e executados. E um sistema de eventos pode te ajudar a fazer duas vezes mais rápido.
Mas qual tecnologia escolher? Você sabe o que buscar antes de contratar um sistema de eventos? Neste artigo, eu vou te explicar!
O que é um sistema de eventos?
Um sistema de eventos é uma plataforma projetada para ajudar organizadores a planejar, executar e avaliar eventos.
Esses sistemas oferecem várias funcionalidades que incluem desde a inscrição de participantes até o gerenciamento de atividades, comunicação, e avaliação pós-evento.
Eles são usados para eventos presenciais, virtuais e híbridos. Inclusive, possuem funcionalidades exclusivas para cada formato.
Assim, proporciona uma experiência integrada e eficiente tanto para os organizadores quanto para os participantes.
Principais benefícios de utilizar um sistema de eventos
- Eficiência e economia de tempo: Automatiza tarefas repetitivas e centraliza informações, permitindo que a equipe se concentre em atividades estratégicas;
- Melhor experiência do participante: Seu design oferece uma experiência simples, digital e acessível, resultando em maior engajamento e satisfação;
- Gestão de dados e relatórios: Um sistema online permite a coleta e análise de dados em tempo real. Isso possibilita monitorar a participação, feedbacks e identificar melhorias futuras;
- Flexibilidade para diferentes tipos de eventos: Adapta-se facilmente a eventos presenciais, virtuais e híbridos, proporcionando versatilidade no planejamento e execução.
- Maior controle e organização: Centraliza todas as informações em uma única plataforma. Consequentemente, aumenta o controle e a organização, reduz a margem de erro e melhora a eficiência geral.
- Descentralização de organização: permite que mais de um organizador gerencie um evento e proporciona a melhor divisão de tarefas.
Como escolher o sistema de eventos ideal?
De maneira geral, um sistema de eventos ideal para uma gestão eficiente deve ser capaz de acompanhar todo o ciclo de vida do evento.
Isto é, ele deve oferecer o suporte para o organizador nas etapas cruciais da organização.
No vídeo abaixo, contamos como uma plataforma pode funcionar na prática:
1. Vendas online
Para começar, um bom sistema de eventos deve facilitar a vida dos participantes.
Para isso, é fundamental que ele ofereça a possibilidade de vender ingressos online, garantindo também a flexibilidade de formas de pagamento.
Isso vai fazer com que seus participantes possuam mais chance de se inscrever no evento!
Dessa forma, escolha um sistema de eventos que aceite meios de pagamentos diversos, como cartões de crédito, débito, boleto bancário…
Algumas opções aceitam até pagamentos internacionais! A depender do seu evento, isso pode ser essencial.
Além disso, uma boa plataforma de eventos possibilita que os organizadores acompanhem toda evolução financeira do evento em tempo real.
Assim, você tem mais segurança e controle, pois consegue ver quais pagamentos estão pendentes, quais foram efetivados ou cancelados.
Nesse caso, lembre-se de analisar também as condições de transferência da venda dos ingressos para a sua conta bancária.
Por exemplo, opte por plataformas que oferecem transações seguras, verificação de fraude e transferência para a sua conta do banco.
2. Credenciamento
A primeira impressão é a que fica e o credenciamento é o responsável por dar as boas-vindas aos participantes.
Para garantir uma maior agilidade na hora do check-in, existem soluções simples de credenciamento no mercado, como via aplicativo ou QR Code.
Com um sistema rápido e eficiente, você consegue controlar o acesso em atividades pagas ou restritas, por exemplo.
Ainda, é possível também determinar quais participantes já receberam kits ou materiais de apoio ou brindes.
No vídeo abaixo, separamos o exemplo do Mangue.bit para mostrar como funciona um credenciamento de sucesso no dia do evento:
Nesse caso, alguns sistemas de eventos podem te entregar diferenciais. Por exemplo, a possibilidade de imprimir etiquetas para crachás e outros materiais com o QR Code do participante.
Assim, a tecnologia te auxilia a tornar o tempo de espera e as filas cada vez menores.
Mas, imagine se a internet parar de funcionar de repente? Esse tipo de imprevisto também pode acontecer.
Para evitar aborrecimentos, é sempre indicado procurar um sistema de eventos que ofereça a opção de credenciamento offline.
Assim, você já garante um backup da lista de participantes geral e por atividade.
3. Gerenciamento de múltiplas atividades
Caso a grade do evento seja composta por múltiplas atividades, como palestras, workshops, minicursos e mesas-redondas, é importante que você escolha um sistema de eventos que consiga gerenciá-las em um só lugar.
Evitar o choque de horários é fundamental.
Por isso, busque por plataformas que já organizam os horários do evento automaticamente. Isso vai te fazer poupar muito tempo!
Além disso, alguns sistemas já possuem novas tecnologias de Inteligência Artificial para preenchimento de informações sobre o evento.
Assim, você pode contar com a tecnologia para escrever textos sobre a atividade, formato e palestrantes de maneira automática, tornando a sua organização ainda mais rápida!
-> Veja como a Inteligência Artificial funciona em eventos
4. Submissão de trabalhos científicos
Sabe aquele processo extremamente chato e repetitivo de receber e enviar, um a um, os trabalhos científicos para correção, aprovação e publicação? Ele não precisa existir mais!
Agora, de forma completamente automatizada, você consegue receber os trabalhos para avaliação, corrigi-los, aprová-los (ou não) e publicá-los.
Sem perda de tempo (e de paciência)! Ainda mais divulgando os resultados em tempo real.
O sistema ideal para eventos que trabalhem com a submissão de trabalhos deve conter um módulo especial dedicado somente aos trabalhos científicos.
Esse módulo vai facilitar não só a vida do organizador de um evento acadêmico, mas da banca avaliadora e, claro, dos participantes.
Ele deverá permitir, principalmente, o recebimento online de qualquer arquivo. Após a submissão, eles poderão ser avaliados pela metodologia definida pela organização, como a avaliação duplo-cego ou por pares.
O tipo de avaliação fica a critério da organização e dos avaliadores.
Após todas as avaliações, os resultados devem ser informados a todos os participantes de forma simples e direta.
Além disso, alguns eventos acadêmicos ou científicos contam com a apresentação dos melhores trabalhos.
Então, é importante que seu sistema de eventos também organize a grade de horários da apresentação de trabalhos e evite choque de horários.
5. Publicação de Anais
Obviamente, se você recebe trabalhos, você deve ter a intenção de publicar o conteúdo nos Anais do evento.
Afinal, essa é uma excelente opção para mostrar a autoridade e a relevância da sua marca.
Portanto, busque um sistema de eventos que garanta o acesso universal e irrestrito aos trabalhos apresentados no seu congresso em um repositório online.
Este repositório deve ser indexado na web, gratuito e estar disponível para todos os pesquisadores do mundo.
6. Emissão de certificados
Com o fim do evento, é normal que os participantes peçam certificados. Por isso, é importante que seu sistema de eventos garanta:
- Automatização da emissão: A tecnologia do seu sistema de eventos deve preencher os certificados automaticamente com os dados dos participantes. Além de enviá-los de forma automática para os e-mails informados na inscrição;
- Disponibilidade permanente: Os certificados devem ser armazenados em nuvem. Isso vai impedir que sejam perdidos ou excluídos, possibilitando o acesso a qualquer momento, mesmo após o evento;
- Selo de autenticidade: O selo de autenticidade funciona como uma assinatura digital que garante que o certificado é válido e foi emitido por um evento real. Muitas organizações só aceitam certificados que possuem esse selo.
7. Área do participante
Como eu te disse, bons sistemas de eventos oferecem conforto também ao participante.
Nesses casos, um diferencial é contratar um sistema de eventos que crie uma Área do Participante.
É nesse local que os participantes vão acessar o certificado do evento quando quiserem.
Mas também podem verificar informações importantes, como certificados, materiais de apoio, transmissão online…
Enfim, tudo o que seu participante precisa para criar uma experiência organizada, personalizada e em tempo real.
8. Avaliação pós-evento
Uma das últimas coberturas que seu sistema de eventos deve fornecer é na avaliação do evento.
Essa etapa vai te ajudar a criar próximas edições melhores e reconhecer pontos fortes e fracos da sua organização.
Por isso, é ideal contar com ferramentas para coletar e analisar feedbacks dos participantes após o evento.
É comum que o formulário de avaliação esteja dentro do próprio sistema do evento. Por exemplo, na Área do Participante.
Como seus participantes não precisam sair da plataforma, será mais fácil que se sintam estimulados para responder uma pesquisa rápida.
Depois, é essencial que sua ferramenta gere relatórios com as respostas, pois elas vão te oferecer insights valiosos para o futuro.
Considerar esses requisitos ao escolher um sistema de eventos ajudará a garantir uma ferramenta que atenda às necessidades imediatas do seu evento. Contudo, ela também contribui para seu sucesso a longo prazo.
Portanto, lembre-se de buscar por uma plataforma que cumpre todos os requisitos citados acima. Além de ter credibilidade no mercado, suporte ao cliente e boas avaliações de quem já a utiliza.
