emissao certificados

Guia para emissão de certificados em eventos

Emitir certificados para eventos se tornou um item obrigatório no checklist dos organizadores.

Afinal, todo mundo já precisou comprovar que esteve em uma palestra, ministrou um curso ou assistiu a um seminário.

Se essa é a primeira vez que você organiza um evento, se prepare, pois o assunto “certificados de eventos” costuma bater recordes de dúvidas!

Os participantes querem (e precisam) ter o documento em mãos o quanto antes.

E, por isso, as caixas de entrada dos organizadores (tadinhos!) ficam lotadas. Mas não se preocupe.

Hoje em dia, é possível emitir os certificados de eventos de um jeito super prático.

Neste artigo, você vai aprender:

Os certificados são declarações que você pode disponibilizar para que os participantes – ou até mesmo palestrantes – tenham uma comprovação de que realizaram alguma atividade no seu evento.

As atividades podem ser as mais diversas possíveis: submissão de artigos, apresentação de trabalhos, participação como ouvinte em uma palestra, elaboração de um projeto, premiação…

Certificados de participação em eventos, como seminários, workshops, mini-cursos e jornadas acadêmicas agregam valor à carreira de qualquer profissional.

Além de incrementarem a carreira, é com o certificado que os participantes conseguem conquistar horas complementares na faculdade.

Por que a emissão de certificados costuma ser um problema?

É comum que, em um mesmo evento, aconteçam vários tipos de atividades.

Consequentemente, o organizador tem que emitir e enviar diferentes tipos de certificados, com diferentes cargas horárias também. Tudo isso multiplicado por um grande número de pessoas.

Imagine o trabalho…

Assim, eles costumam demandar um grande tempo da equipe organizadora, que precisa enviá-los, um a um, aos participantes.

É necessário checar, ainda, se os dados informados pelo participante no ato de inscrição conferem com os dados disponibilizados nos certificados de eventos.

Por demandar tempo, os certificados tendem a implicar em gastos extras (requerem o trabalho de uma equipe). Muitos organizadores também optam por entregar os certificados impressos, o que deixa os custos ainda mais altos.

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Modelos de Certificados gratuitos

E o pior, há pouquíssimas plataformas realmente eficientes que integrem o serviço de venda de entradas com o processo de emitir certificados!

Se você pretende emitir certificados no seu evento, é preciso pensar, antes de tudo, na forma como os participantes irão recebê-los e que tipo de certificado faz mais sentido para o seu bolso e para o seu público, claro!

Para esta questão, pondere dois aspectos:

    1. Eles serão emitidos de maneira digital ou na versão impressa?
    2. O preenchimento das informações vai acontecer de forma automática ou manual?

Como já falamos, os certificados feitos de forma manual costumam gerar grande estresse para a organização.

Isto porque eles demandam muito tempo e transformam uma tarefa que pode ser simples em algo potencialmente problemático.

Imagine a situação: o seu evento vai receber 500 participantes e cada um deles poderá se inscrever em até 2 atividades.

Se para cada atividade for emitido um certificado, você teria que preencher, manualmente, o nome de cada participante e outros dados em 1.000 certificados!

Nessas situações, a probabilidade de ocorrerem erros se torna muito maior.

Os certificados preenchidos de maneira automática surgem como alternativa para as equipes que desejam minimizar os erros e otimizar o tempo de trabalho.

Isso porque, no ato da inscrição do evento, você já pode pedir que o participante preencha alguns dados para o certificado, como nome completo, RG, CPF e matrícula.

No credenciamento, é a hora em que você vai confirmar se aquele participante esteve, de fato, presente ou não no evento. É esta a condição que o tornará elegível para receber o certificado.

Contratar um sistema de eventos faz com que você consiga controlar todas essas atividades em um único lugar.

Certificado Impresso

Certificados impressos geram um gasto de papel desnecessário e prejudicam o meio ambiente. Além disso, mostram que o seu evento não é sustentável.

Dependendo da finalidade do seu evento e do público que você vai receber, isso pode soar como algo negativo.

Certificado impresso molha, rasga, perde. Então, é bem provável que, anos após a realização do evento, surja um e-mail pedindo uma nova emissão do certificado.

Além disso, a emissão de certificados impressos custa muito mais.

Certificados Digitais

O certificado digital surgiu, então, para levantar a bandeira do selo verde e é uma excelente alternativa para reduzir os custos.

O mais indicado é que você utilize uma plataforma de eventos para te ajudar nesta tarefa. Nesse caso, o seu custo com impressões vai ser zero.

Os certificados online vão ser gerados de forma automática e, quando liberados pelo organizador, ficam disponíveis para download dos participantes ou para envio por e-mail.  

É do interesse de todo inscrito obter um comprovante de participação referente às atividades em que esteve presente. Por isso, é muito importante que os certificados sejam feitos de maneira eficiente.

Mesmo que os certificados digitais sejam econômica e ecologicamente mais vantajosos, alguns organizadores ainda preferem a versão impressa.

Muitas vezes, o público é fator decisivo para essa escolha (parte de um necessidade dele) assim como o tipo de evento que você está organizando.

Disponibilizamos algumas dicas (para os dois casos: impresso e digital) de como se organizar antes de emitir os certificados dentro do seu evento!

Organize os custos de emissão dos certificados impressos

Esse tópico é destinado aos organizadores que querem emitir certificados físicos.

É preciso cogitar duas possibilidades de impressão: feitas pela própria equipe organizadora ou por empresa terceirizada.

Além disso, os custos de impressão também dependem da escolha do tipo de papel em que o certificado será impresso!

O papel para certificados mais indicado é o couché. Você pode confeccioná-los em uma gramatura de 250g e papel fosco. Mas tudo é questão de gosto! Então, o ideal é ir às gráficas, fazer cotações e, claro, pedir desconto!

Muitas gráficas também conseguem baratear o serviço devido à quantidade de certificados.

Coloque todos os seus gastos em uma planilha de finanças, isso é essencial para o controle dos gastos com o evento

Tenha uma lista com todos os participantes inscritos

Ao ter acesso ao número de participantes que, além de inscritos, compareceram e foram credenciados no seu curso, palestra ou workshop, você terá a noção de quantos certificados serão impressos ou digitalizados!

Dependendo de como você irá emiti-los, você terá que comprar o papel dos certificados ou saber quantos PDFs serão gerados para serem disparados por e-mail!

Delegue a atividade de envio ou impressão dos certificados a alguém da sua equipe.

Novamente, é importante ter em mãos a lista de participantes, com os respectivos endereços de e-mail ou planejar os custos de entrega se o certificado for físico.

Caso opte por uma plataforma de eventos, tudo fica mais fácil. Você pode disponibilizar os certificados na própria plataforma para que os participantes possam baixá-los.

Use modelos prontos

Para agilizar a criação dos certificados, já existem vários modelos prontos na internet nos quais você pode se inspirar.

Além disso, vários softwares, pagos ou não, também disponibilizam modelos de certificado!

Nossa equipe de Marketing criou 10 modelos para que você possa aplicar no seu evento. Baixe-os agora!

Modelos certificados

Revise as informações

Antes de emitir qualquer certificado, ele deve ser revisado com bastante cuidado. Erros na digitação de nomes e outros dados podem gerar uma grande dor de cabeça, além de um trabalho redobrado!

Você poderá ter que emitir novos , o que vai gerar mais custos e demandará mais trabalho para sua equipe.

Os erros nos certificados também comprometem a confiabilidade que os participantes têm na sua empresa ou instituição.

Algumas informações são fundamentais e não podem faltar dentro desse tipo de documento.

Para facilitar o seu trabalho, listamos as informações que não podem faltar nos certificados de eventos. 

Local e data

Todo certificado deve conter o local e a data da realização do evento. Caso contrário, não terá validade.

Mesmo que o curso tenha sido online, a organização deve oferecer essas informações.

Nome do participante

É ideal que ele venha com o nome completo do participante. Isso evita confusões.

Logo do evento e de parceiros

É essencial que o certificado possua logos da empresa organizadora e, também, de parceiros e instituições patrocinadoras!

Além de contribuírem para a identidade visual do certificado, os logotipos transmitirão uma maior credibilidade ao seu evento!

Carga horária

Quem foi ao evento, muitas vezes, precisou pedir dispensa do trabalho ou necessita de créditos e horas complementares para a faculdade ou para a universidade onde estuda.

Para isto, o certificado precisa especificar a carga horária do evento. Pois, além de determinar a duração das atividades, a carga horária faz com que o participante saiba o que colocar em seu currículo.

Assinatura

De que adianta um documento sem a assinatura de um responsável? Funciona do mesmo jeito que um exame solicitado pelo médico: sem assinatura, não possui validade!

Então, garanta que o certificado do seu evento, curso ou workshop venha devidamente assinado pelo organizador, gestor ou, ao menos, venha com um carimbo da instituição-organizadora.

Além de transmitir credibilidade, a assinatura garante a autenticidade do certificado.

Especifique o certificado por tipo de atividade

Em um mesmo evento, ocorrem diferentes tipos de atividade: há quem vá como ouvinte, apresente trabalhos científicos ou quem realize minicursos.

Por isso, o seu certificado deverá especificar o papel de cada participante no evento, oferecendo, também, a informação da carga horária de acordo com o tipo de atividade realizada (o que pode variar)!

Sabe a melhor parte? A Even3 faz tudo isso para você!

certificado pela even3
Na Even3, você consegue gerar certificados para diferentes tipos de atividades e distribuí-los de forma automática.

Após a conclusão do evento, é hora de enviar ou disponibilizar os certificados para os participantes. Esse é o momento ideal para pedir um feedback do seu público!

Receber essa avaliação dos participantes pode ser de grande valia na hora de programar uma próxima edição.

Você pode enviar uma enquete via e-mail, juntamente com o certificado.

Este feedback será útil para que você possa aprimorar e analisar os pontos positivos e negativos da sua organização.

A Even3, percebendo a demanda de organizadores para emitir certificado nos eventos, oferece a opção de feedback dentro da plataforma.

–> Conheça o Módulo ‘Certificados’ da Even3

Para facilitar a organização do seu evento, não se esqueça de baixar o nosso checklist. Com ele, você terá controle de cada etapa do evento, garantindo a execução de todas as atividades.

checklist para eventos

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