Você está acostumado a usar as tradicionais planilhas de Excel para gerenciar as atividades do seu evento?
Elas podem parecer ótimas ferramentas, no entanto, tornaram-se defasadas com o passar dos anos, já que, hoje em dia, há recursos muito mais úteis e eficientes.
O melhor é que, conforme você vai percebendo as suas necessidades, você procure a ferramenta que melhor lhe atende .
E, para mostrar como essas tabelas não precisam mais fazer parte do seu dia a dia, elaboramos, neste artigo, 4 motivos para abolir o uso de planilhas.
1 – Falta de integração das operações
Planilhas podem parecer extremamente eficientes, mas pense bem. Depois de incluir as informações nelas, o que mais você pode fazer? Ao precisar dos dados salvos em planilhas, é preciso acessar uma por uma.
Não tem como fazer com que as informações sejam acessadas por outras ferramentas ou programas.
Isso significa que as planilhas para eventos não oferecem integração para as suas operações, fazendo com que elas se tornem simplesmente mais um arquivo no seu computador.
2 – Oferta de recursos limitados
Embora as planilhas para eventos no Excel realizem cálculos variados por meio das suas fórmulas, os seus recursos são limitados quando se referem à gestão de eventos, das finanças ou do estoque da sua empresa.
Elas até podem permitir que as informações sejam salvas em suas tabelas, mas depois as mesmas não se comunicam com o sistema do seu negócio.
3 – Deficiência na segurança das informações
A segurança é mais um aspecto falho nas planilhas de Excel, pois depende da segurança do seu computador, o que nem sempre é fácil de realizar.
Diariamente, empresas de todos os portes, inclusive a sua, podem se deparar com as ameaças virtuais.
Mas, quando são usados os softwares de gestão para registrar, armazenar e acessar dados existe uma equipe preparada para agir em caso de ameaça.
No entanto, as chances disso ocorrer são mínimas, já que são usados mecanismos de segurança altamente modernos.
4 – Risco maior de problemas com planilhas para eventos
As planilhas de Excel ficam em arquivos salvos no seu computador, não é mesmo?
Se não houver cópias de segurança e acontecer um problema na sua máquina, é possível que as informações das planilhas sejam simplesmente perdidas. E aí?
Além de muita dor de cabeça, pode haver confusão e atraso das atividades. Mas quando são usados os softwares apropriados você não corre esse risco, pois tudo fica salvo na nuvem, permitindo ainda que seja acessado de diferentes dispositivos.
Como organizar eventos sem planilhas?
Para gerenciar eventos que precisam de inscrição, como seminários, congressos, workshops e outros, é fundamental contar com as ferramentas certas.
Com isso, você consegue de forma simples, prática e segura fazer inscrições, gerenciar os seus dados e muito mais.
Atualmente, existem plataformas ideais para isso, como a Even3, uma ferramenta para organização de eventos que possibilita o ganho de tempo e o aumento da produtividade.
Isso é possível porque ela consegue eliminar todo trabalho manual.
Além disso, esse tipo de ferramenta controla todas as atividades relacionadas ao evento, possibilitando ainda a redução de custos.
Afinal, é preciso menos profissionais envolvidos na sua organização e realização.
Ou seja, mesmo uma equipe enxuta pode realizar as tarefas necessárias, sem que haja perda de qualidade e muito menos sobrecarga dos profissionais. Assim, você pode se livrar das longas planilhas que se tornaram antiquadas para o seu negócio.
Gerencie o escritório com a ferramenta adequada
Para gerir a rotina do escritório com dinamismo, uma forma de substituir as planilhas de Excel é com um sistema de gestão empresarial, como o software ERP. Ele também oferece muitas outras funções.
Com ele é possível não só ter dados informatizados e armazenados no sistema que se comunica com todos os setores, como também automatizar processos. Isso quer dizer que você consegue fazer mais em menos tempo, mesmo com uma equipe pequena.
O GestãoClick é um software ERP que substitui as planilhas e ainda conta com funcionalidades para todos os setores, como estoque, financeiro e vendas.
Além disso, a sua plataforma pode ser acessada mesmo de smartphones e outros dispositivos móveis.
Quer mais algumas dicas? Leia o artigo artigo software ou planilha e entenda a diferença que a tecnologia faz no seu negócio !
