Finanças: como melhorar a gestão de gastos em eventos

Toda produção de evento precisa, essencialmente, lidar com gastos. É importante pensar, por exemplo, em questões como controle e redução de custos, despesas, perdas e investimentos.

É notório que um evento acadêmico ou científico envolve tarefas que vão desde o planejamento até a conclusão do evento. 

E uma das principais e mais importantes etapas desse processo é o planejamento dos gastos em eventos.

Para essa função, a tecnologia pode ajudar bastante a gerenciar o tempo, a divulgar e até reduzir os gastos totais do evento. 

As ferramentas tecnológicas conseguem criar um bom planejamento para os organizadores, já que conseguem, de antemão,  prever possíveis adversidades que podem ocorrer durante o evento.

Elas permitem que a equipe tenha tempo suficiente para reverter a situação sem que esta se torne um grande transtorno.

Como a tecnologia pode ajudar a sua empresa?

Atualmente, existem diversos softwares e aplicativos móveis eficientes que podem melhorar consideravelmente os resultados dos gastos em eventos.

Eles permitem o acompanhamento de todas as esferas do evento por meio de aparelhos eletrônicos como smartphones ou tablets. E o melhor: por ser um app, esse acompanhamento pode ser feito de qualquer lugar.

• Divulgação

Quem lida com a produção de eventos sabe como é importante fazer uma boa divulgação, caso contrário todo o planejamento pode acabar sendo ineficiente.

Para isso, a tecnologia, que já faz parte da vida de todo mundo, é um recurso sem igual.

Utilizando recursos de marketing digital, é possível encontrar o público-alvo correto e direcionar as ações de divulgação específicas para essas pessoas.

Dessa forma, você otimiza o investimento a ser realizado no marketing e na divulgação do evento, pois evita que recursos sejam gastos desnecessariamente com pessoas que não fazem parte do público-alvo.

Uma das grandes vantagens do marketing digital é a possibilidade de criar divulgação orgânica, ou seja, aquela que não é paga. Assim, você consegue atrair o público de maneira gratuita.

Nesse caso, você deve considerar um bom tempo de planejamento do evento, já que as estratégias orgânicas costumam demorar mais para dar resultados.

• Acompanhamento dos visitantes

Outro ponto fundamental para o sucesso de um evento é a conquista do público.

Para isso, é necessário conhecer o público-alvo e planejar a ocasião de forma que atenda as expectativas dele. Ofereça serviços ou produtos bons o suficiente para satisfazer as necessidades desse público, mas sem que extrapole o orçamento do evento.

Uma ferramenta de gestão permite a reunião de dados sobre o público-alvo e a identificação de preferências. 

Consegue-se descobrir características específicas do público, além de informações importantes para a definição de produtos e serviços a serem oferecidos em cada evento.

• Controle de gastos em eventos

Para fazer o controle dos custos, é essencial que você saiba exatamente onde será gasto cada valor.

A melhor maneira de fazer isso é por meio do uso de ferramentas de software de controle financeiro que permitem o registro e o acompanhamento de todas as despesas, inclusive separando-as por setores, como infraestrutura, planejamento, divulgação, entre outros.

Com o controle dos recursos financeiros é possível otimizar os gastos em eventos e fazer escolhas melhores considerando todo o evento e o impacto que cada decisão pode causar no orçamento geral.

Dicas essenciais para planejar e otimizar os gastos em eventos

1. Planeje com antecedência

Quando o planejamento do evento é realizado com antecedência há tempo para pesquisar melhores preços de produtos e serviços, além de buscar patrocínios, parcerias e apoio de empresas privadas, dependendo do caso.

Crie uma lista com tudo o que é essencial para a realização do evento e faça um orçamento inicial para cada serviço.

2. Diferencie gastos fixos dos gastos variáveis

Quando essa diferença está bem definida, é mais fácil prever possíveis aumentos no orçamento e assim tomar decisões mais adequadas.

Os custos fixos são aqueles necessários para o funcionamento do evento como o local, divulgação, som, mobiliário, iluminação, etc.

Já os custos variáveis são aqueles que variam de acordo com a quantidade de pessoas e que, em alguns casos, podem ser dispensados. 

3. Pesquise e peça orçamentos de todos os serviços 

Utilize os recursos digitais para conseguir orçamentos de várias empresas e assim garantir o melhor preço.

Só não vale sacrificar a qualidade. Verifique a reputação da empresa, peça referências e amostras de trabalho para ter certeza do que está sendo contratado.

4. Utilize um software financeiro online

Aproveite a tecnologia e a utilize a seu favor. Mantenha tudo bem organizado e acessível a toda a equipe de produção.

Assim, você garante que o orçamento seja cumprido e que não haverá surpresas desagradáveis ao final do evento.

5. Prepare-se para imprevistos

Lembre-se de que nem sempre tudo vai acontecer exatamente como foi planejado e que você precisa estar preparado para adversidades. Por isso, tenha uma reserva financeira.

É muito importante fazer os cálculos do orçamento mantendo uma margem de erro no custo total.

6. Peça descontos e aproveite promoções

Essa é uma ótima maneira de reduzir os gastos de eventos. Como você sempre estará falando de grandes quantidades, esse argumento é bem válido e normalmente funciona. Além disso, não se esqueça das parcerias.  

Com essas dicas certamente você conseguirá produzir eventos memoráveis, mas sem perder o controle dos recursos financeiros e do orçamento. Aproveite!