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Como a UniMetrocamp deu adeus aos processos manuais na I Semana de Cursos de TI Devry Metrocamp

Sobre a UniMetrocamp

Em 2015, profissionais da área de saúde que fazem parte da Unicamp decidiram utilizar a Even3 para o gerenciamento de seus eventos.

Por terem alcançado uma melhora na organização das informações e, consequentemente, terem observado o sucesso do evento, as indicações para o uso da plataforma se estenderam para outras áreas do centro universitário, desde engenharia até TI.

O último evento realizado, chamado I Semana de Cursos de TI DeVry Metrocamp, contou com mais de 250 participantes, além de desafios e muita satisfação.

O Desafio

As planilhas de cadastro dos participantes deixaram de ser a solução para se tornar um problema

Com o aumento no volume dos participantes, os dados de inscrição em planilhas complicaram o credenciamento no dia do evento.

Levando os organizadores a se perderem com tanta informação.

O tempo perdido ao coletar dados manualmente gerava uma dor de cabeça para os organizadores e isso impedia que o evento progredisse.

Fazer e revisar planilhas dificultava muito no progresso do evento

Ronaldo Barbosa, organizador da I Semana de Cursos de TI DeVry Metrocamp

Outra dificuldade encontrada foi a etapa dos certificados, desde confecção à entrega.

Inúmeros participantes relatavam que não recebiam os seus certificados.

CRIAR EVENTO

A Solução

O cadastro online e a consulta aos dados acelerou e muito o progresso do evento

O princípio crucial da Even3 se baseia na praticidade da plataforma.

Ou seja, quanto mais fácil de configurar e mexer, menos complicação com a organização do evento o organizador vai ter, consequentemente, mais sucesso no seu evento.

Foi justamente essa praticidade que inicialmente atraiu Ronaldo para o uso da Even3.

Ao substituir as planilhas pela plataforma, Ronaldo obteve um avanço significativo.

Pois, os dados colhidos eram salvos automaticamente e integrados à categoria na qual o participante se inscreveu.

Gerenciamento de participantes

Nessa imagem, você pode conferir previamente como é o menu Pessoas.

Sem contar que a funcionalidade de notificar participantes, palestrantes e avaliadores deram clareza à comunicação entre os envolvidos no evento.

Assim como a certeza de que as informações eram transmitidas corretamente.

Como os eventos da área de TI da UniMetrocamp são gratuitos e livres.

Ou seja, um aluno que não é da universidade também pode participar, os recursos financeiros são baixos e de alta demanda.

Ainda assim, foi possível realizar um evento de sucesso com baixo custo.

Os Resultados

A plataforma é simples, rápida e autoexplicativa

Ronaldo Barbosa, organizador do evento

O credenciamento levava em torno de 3 minutos e evitou as filas de participantes na entrada do evento. O fato da plataforma ser prática e intuitiva auxilia no gerenciamento e organização do evento por qualquer responsável da comissão.

Com uma experiência única, Ronaldo conseguiu focar no que realmente importa: a qualidade da organização e do conteúdo do evento. 

E ainda deixou uma dica para quem pretende organizar eventos acadêmicos/científicos: fazer o aluno perceber o quanto os eventos são importantes para seu conhecimento e vida acadêmica.

Então dê sempre o melhor com o intuito de oferecer um conteúdo de qualidade. Assim como tornar o evento prático e confortável para o participante.

Ainda sobre sua experiência com a Even3, Ronaldo destaca: “A Even3 ajuda a encorajar eventos”.

É através de uma boa experiência com a plataforma que tanto organizadores quanto participantes se sentem mais à vontade e prontos para novos desafios, exigindo uma demanda cada vez maior de eventos, sendo assim, conhecimento.

A plataforma ainda disponibiliza uma página com todos os eventos criados na Even3.

A fim de estimular a curiosidade em cima dos mesmos e a participação, promovendo o crucial: qualidade no evento e expansão da aprendizagem.

consultor even3

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