A etapa do credenciamento em eventos presenciais faz jus ao conhecido ditado popular: “a primeira impressão é a que fica”.
O credenciamento é a porta de entrada do evento e funciona como um mecanismo de controle do fluxo de participantes.
E, por isso, é essencial que esta etapa receba um tratamento especial!
Afinal, ninguém gosta de chegar e ser recebido com uma fila imensa de pessoas!
Confira 6 dicas que irão agilizar e tornar mais funcional o credenciamento do seu evento presencial, garantindo grandes elogios e recomendações.
1. Providencie um sistema de gestão online para o credenciamento
Chega de inúmeras planilhas e folhas de papel!
Procurar os nomes dos participantes, um a um, em uma lista com dezenas ou até centenas de pessoas pode levar muito tempo e, consequentemente, gerar uma fila enorme!
E não tem quem goste de esperar em uma fila gigante, né?
Por isso, providencie um sistema de gestão online para o credenciamento, que possibilite uma busca rápida pelo nome da pessoa pré-cadastrada.
Com uma plataforma de eventos como a Even3, você consegue obter todas as informações sobre os seus participantes em um único clique.
Otimize, assim, o seu tempo e o dos seus participantes!
Na prática, a Even3 pode potencializar a experiência dos seus participantes no evento, assim como aconteceu no Mangue.bit 2022. Veja o resultado no vídeo abaixo:
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2. Divida o credenciamento por grupos
Se o evento contar com um grande número de participantes, você pode reduzir o tempo de espera com filas divididas por grupos.
Esses grupos podem ser divididos em letras do alfabeto (ex. A-G; H-N), por perfis de atividades (ex. Educadores, TI, Palestrantes, Estudantes) ou ainda por pagos e não pagos, inscritos e não inscritos.
3. Separe a entrega de kits do credenciamento: evite confusão!
Imagine uma mesma pessoa checando as informações do participante no sistema, procurando etiquetas ou colocando os nomes no crachá, entregando kits e explicando informações extras aos participantes.
São muitas atividades para uma pessoa só!
Para evitar erros, esquecimentos e confusões desnecessárias, o ideal é dividir as funções da equipe: uma pessoa cuida do credenciamento e outra realiza a entrega dos crachás, dos kits e fornece informações extras aos participantes.
Isso impede que as filas se alonguem e faz com que o fluxo de participantes em um mesmo ambiente seja menor.
4. Separe um local para novas inscrições
Se as pessoas puderem se inscrever também no dia do evento, é essencial que haja um local especial para elas.
Imagine a confusão de cadastrar novos participantes no mesmo local dos participantes já inscritos: novos dados, novas informações, novos perfis…
Enquanto isso, uma fila gigante sendo formada. Pode ter certeza de que surgirão reclamações!
5. Selecione uma pessoa para gerenciar as filas!
Para minimizar o tempo de espera nas filas, selecione uma pessoa para gerenciar o fluxo de participantes no local do credenciamento.
Imagine que cada participante precise procurar um documento de identificação e o comprovante de inscrição na bolsa ou na carteira na hora em que for atendido. Isso levará um bom tempo, certo?
Para evitar situações como essa, faça com que alguém “adiante” este processo e oriente os participantes sobre que documentos eles devem ter em mãos na hora do credenciamento!
Esse membro da equipe também será o responsável por orientar os participantes sobre em qual fila, segundo a divisão por grupos, eles devem entrar.
6. Precaução nunca é demais! Tenha sempre, como garantia, uma lista de credenciamento offline
No dia do evento, imprevistos podem acontecer: queda de energia, problemas com a internet, notebook travando…
Para isso, tenha sempre uma lista offline ou impressa dos participantes já inscritos no evento!
-> Confira o sucesso de um evento que usou o credenciamento sem internet
Na Even3, nós disponibilizamos a opção do organizador realizar o credenciamento via smartphone, de maneira totalmente offline. É bem simples:
- Basta realizar o download do app “Even3 Credencia”, que está disponível para iOS e Android;
- Sincronizar a lista de participantes antes do evento começar;
- E pronto! Com um QR Code, você consegue credenciar o seu participante.
Além do credenciamento via aplicativo, os organizadores também podem imprimir, como garantia, uma lista de presença!
Você pode entender como funciona o módulo de credenciamento da Even3 no passo a passo da nossa Central de Ajuda. Que tal criar o seu evento e conhecer as nossas funcionalidade? Clique no banner abaixo!
