Transformar eventos presenciais para a versão online: esse foi o desafio de muitos organizadores durante a pandemia do coronavírus. E não foi diferente para o V CONAN!
Ainda foi mais difícil! Eles administraram um evento no dia que o Instagram, Whatsapp, Facebook e outros serviços saíram do ar. Você consegue imaginar isso?
O evento, que existe desde 2005, estava consolidado no seu formato presencial e já contava com a expectativa para as próximas edições.
Então, o desafio: como atrair mais pesquisadores e manter a qualidade de um grande evento no digital?
O CONAN obteve sua resposta no evento realizado com a Even3! 60% dos participantes afirmam que querem uma próxima versão online, e não presencial. Saiba como isso aconteceu:
- O que é o CONAN?;
- O dia que a internet parou: como foi organizar um evento online?;
- A experiência do V CONAN online com o Even3 Streaming.
Organizado pela Escola de Nutrição da Universidade Federal de Ouro Preto, o CONAN ou Congresso Nacional de Alimentos e Nutrição começou como o Congresso Mineiro de Alimentação, em 2005.
Agora, consolidado como um evento nacional, o CONAN encontra-se na sua 5ª edição.
Com tanto tempo de trajetória, o evento se firmou como um espaço de debate científico, então há sempre uma expectativa entre pesquisadores e estudantes.
Certamente, a submissão de trabalhos, publicação em anais e debates foram responsáveis por manter essa expectativa crescente ao longo dos anos, além de, claro, o conteúdo de qualidade.
Inclusive, na edição de 2019 com a Even3, o CONAN foi um sucesso tão grande que atingiu até a capacidade máxima do local!
Então, como seguir para o online?
“Eu já tinha o interesse de usar a Even3 novamente no online porque já tínhamos trabalhado juntos na edição anterior, funcionou muito bem, e o custo-benefício é muito bom.” Gustavo Breguez, da comissão organizadora do V CONAN.
A segunda experiência com a Even3: V CONAN
Muitos organizadores já sabem, mudar do presencial para o online não é simples.
Para o CONAN, havia o enorme desafio de manter o mesmo padrão do evento mesmo no digital e durante uma pandemia.
“Essa edição foi a segunda vez que participei da comissão organizadora. Em 2019, foi o primeiro, um evento presencial de muito sucesso. E eu acreditava que ter essa experiência do presencial iria facilitar para o online, mas foi totalmente diferente!” Gustavo Breguez, da comissão organizadora do V CONAN.
Mesmo com todas as dificuldades, o CONAN encontrou a solução: 60h de conteúdo de qualidade no Even3 Streaming!
Para eles, a segurança do Even3 Streaming era um diferencial, eles só não sabiam que seria essencial no dia do evento!
Imagina organizar um evento online, gerar expectativas, ter agendado tudo com os palestrantes e, no dia do evento, a internet mundial vivenciar a maior instabilidade de todos os tempos?
Era 4 de outubro de 2021 e este era o cenário do primeiro dia do CONAN!
Primeiro, o Facebook caiu, levando junto o Instagram e o Whatsapp. Depois, as outras redes ficaram todas instáveis.
Foi o Youtube, Twitter, Telegram… tudo sobrecarregado com vários usuários ativos!
Agora imagina o que aconteceria se todo o evento dependesse dessas plataformas?
Certamente não seria fácil chamar a atenção do suporte de Mark Zuckerberg com o mundo todo fazendo isso.
Mas deu tudo certo com o CONAN! Afinal, eles contavam com o vídeo gravado do Even3 Streaming.
E o melhor, um suporte disponível o dia inteiro!
Eles já sabiam que o Even3 Streaming era uma solução segura e, pensando nisso, também optaram pelo vídeo gravado.
-> Conheça os prós e contras de cada tipo de transmissão online
No entanto, foi quando os imprevistos aconteceram que a organização teve ainda mais certeza de ter tomado a decisão correta.
O resultado?
“O evento online teve uma resposta mais positiva do que eu imaginava. Na avaliação do evento, em torno de 60% dos participantes estão preferindo novamente o evento online do que voltar ao presencial.” Gustavo Breguez, da comissão organizadora do V CONAN.
Além de garantir a segurança do evento, a escolha do Even3 Streaming envolveu muitos pontos de decisão, aprendizado e expectativas para as próximas edições.
É o que conta Gustavo Breguez, parte da comissão organizadora do evento:
“O fato do evento estar todo dentro de uma plataforma [A Even3] foi muito bom. Mostrou que o evento tem segurança e credibilidade. Isso funcionou muito bem. Tudo transcorreu bem.” Gustavo Breguez, da comissão organizadora do V CONAN.
Benefícios do Even3 Streaming no V CONAN
Link seguro
Ainda falando em segurança, além da proteção do vídeo gravado, o Even3 Streaming conta com a tecnologia de link seguro.
Em outras palavras, o evento só poderá ser acessado por quem tem um link específico da transmissão e apenas uma vez.
Assim, não pode ser compartilhado com quem não se inscreveu no evento, evita invasões, vazamentos e bloqueio de conteúdo sensível.
-> Saiba mais: Por que o seu evento online fica mais seguro com a Even3 Streaming?
Liberdade para os participantes
Outro ponto essencial na hora de pensar um evento é a demanda do público. Ou seja, devemos resolver as dores dos participantes.
Por exemplo, no CONAN, os participantes demandam um conteúdo de qualidade, mas dividem a carga horária do evento com a rotina de trabalho.
Sendo assim, o Even3 Streaming trouxe um enorme benefício: é possível assistir onde quiser e o conteúdo fica disponível por até 30 dias após o evento!
“O critério do horário foi um diferencial. No presencial, muitos precisavam tirar férias para vir ao evento ou perdiam alguns dias de trabalho. Com o online, isso mudou!” Gustavo Breguez, da comissão organizadora do V CONAN.
Vídeos editados e traduzidos
Com os vídeos gravados, o CONAN contou com ainda mais um benefício: a possibilidade de editar e traduzir as palestras. Essencial para eventos com palestrantes internacionais!
Para isto, a comissão organizadora contratou uma equipe especializada para traduzir os vídeos e criar legendas.
Além disso, eles pediram para que os palestrantes enviassem suas palestras gravadas. Enfim, já dá para se inspirar, não é?
Interatividade na transmissão online
Por fim, a interatividade é essencial para o envolvimento com eventos online e o CONAN pôde contar com os chats, perguntas e enquetes da transmissão online da Even3. Saiba mais.
Os principais aprendizados do V CONAN
Por outro lado, a experiência de organizar o primeiro evento online certamente trouxe aprendizados valiosos para compartilhar com outros organizadores. Entre eles:
Investir mais em atividades assíncronas
A importância de uma pesquisa de satisfação em eventos foi muito evidente no CONAN!
Afinal, foi através do feedback pós evento que a organização descobriu que os participantes gostariam de mais atividades assíncronas.
Isto é, aquelas atividades que não precisam que todos estejam conectados ao mesmo tempo para serem concluídas. Assim, há mais liberdade e autonomia.
Com este feedback, a próxima edição do CONAN já se prepara para investir mais em atividades paralelas dentro da programação do evento.
Contar com um imprevisto: a agenda dos palestrantes
Por fim, outro aprendizado veio da prática com vídeos gravados: eles oferecem mais segurança, mas a edição pode dar trabalho!
Portanto, apesar de ter contado com uma equipe especializada em edição, os organizadores também precisaram se planejar com antecedência para encaixar a gravação dos vídeos na agenda dos palestrantes.
Nesse sentido, é sempre bom tentar prever o que pode dar errado e se planejar com antecedência para minimizar os erros.
Qual é a expectativa para as próximas edições?
Finalmente, o V CONAN foi um sucesso!
Ao fim de toda a jornada, o resultado está disponível para todos! Os Anais Online foram publicados e os trabalhos científicos compartilhados com a comunidade acadêmica.
Com isto, a expectativa para os próximos anos é de um evento ainda maior.
E a comissão já anunciou:
“O CONAN é um evento nacional já consolidado e o online nos possibilitou ter inscrições do Brasil inteiro. Agora a perspectiva é, com o online, tentar torná-lo também internacional.” Gustavo Breguez, da comissão organizadora do V CONAN.
Então, o que será que vem por aí? Para o seu evento, também há possibilidade de novidades!
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