Você já virou dias fazendo certificados de eventos? Infelizmente, isso é normal para a maioria dos organizadores. Mas não é certo!
É possível acabar com as planilhas abertas em dez abas diferentes, e-mails sendo enviados às 00h, telefones de fornecedores espalhados por diversas agendas… e tudo isso de maneira simples!
A automação de processos é uma estratégia que identifica as atividades manuais do seu evento e as automatiza.
Agora, quer saber o que você pode automatizar de maneira simples? Então siga o guia:
- O que é automação de processos?
- Como a automação de processos funciona em eventos?
- Benefícios da automação de processos
- Por onde começar a automação de processos em eventos?
Antes de qualquer coisa, pode ser que você nunca tenha ouvido falar nesse termo. Realmente, ele é bem técnico.
Mas, basicamente, a automação de processos é o uso de tecnologia para executar tarefas repetitivas de forma automática.
Assim, você reduz a necessidade de intervenção manual e, as vezes, até elimina.
Não há truque! Essas atividades não precisam de acompanhamento, até porque muitas vezes são resolvidas com um só clique. Como o envio automático de e-mails.
-> Veja como o Festival do Conhecimento enviou 15.000 certificados em segundos
Afinal, o objetivo é simples: ganhar eficiência, reduzir erros e liberar tempo para atividades mais estratégicas.
Agora, vamos pensar nisso na prática em eventos.
Naturalmente, os eventos são processos complexos e cheios de etapas repetitivas. E é justamente esse tipo de tarefa que mais se beneficia da automação.
Por exemplo, você pode:
- Registrar inscrições e pagamentos automaticamente;
- Enviar e-mails automáticos de confirmação de inscrição;
- Disparar lembretes para todos os participantes de uma só vez;
- Criar e enviar certificados em massa;
- Disponibilizar pesquisas de satisfação de forma automática para todos os participantes após o evento;
- Automaticamente criar uma agenda de contatos a partir da leitura de QR Codes etc.
Segundo o Google, profissionais que trabalham com automação em suas rotinas podem economizar até 122 horas por ano! Mas há ainda mais benefícios. 👇
Mais produtividade
Tarefas que levavam horas passam a ser feitas em minutos.
Redução de custos
Menos tempo operacional = menos custo e melhor uso da equipe.
Menos erros
Processos automatizados seguem padrões e reduzem falhas humanas.
Economia de tempo
A automação elimina tarefas repetitivas e burocráticas.
Escalabilidade
Você consegue organizar eventos maiores sem aumentar proporcionalmente sua equipe.
Automação ≠ substituir pessoas
Antes de continuar, precisamos lembrar de um pontos importante:
Automação não significa substituir o organizador ou sua equipe!
Na verdade, significa tirar o peso operacional para que o time possa focar no que realmente importa:
- estratégia
- experiência do participante
- contato humano
- crescimento do evento
Finalmente, você deve estar querendo saber quais atividades podem ser automatizadas no seu evento, não é?
Você não precisa implementar a automação de uma só vez. Na verdade, as abordagens mais bem-sucedidas começam pequenas e expandem gradualmente.
Então, basta seguir um caminho prático:
Passo 1: Mapeie o que você repete em todo evento
Antes de automatizar qualquer coisa, observe sua própria rotina. Quais tarefas você faz sempre da mesma forma?
Por exemplo:
- envio de e-mails
- atualização de planilhas
- validação de inscrições
- geração de certificados
Enfim, tudo o que segue uma lógica previsível é candidato à automação.
💡 Reserve uma semana para anotar essas tarefas e você vai se surpreender com o volume.
Passo 2: Priorize o que mais consome tempo
Obviamente, você vai perceber que algumas atividades acontecem mais vezes, demandam mais pessoas ou, quando falham, causam mais problemas.
Então, automatize primeiro o que mais dói no seu dia a dia.
Passo 3: Escolha as ferramentas certas
A automatização é feita com ferramentas específicas para isso.
Portanto, depois de identificar os processos que você quer tornar automático, é hora de buscar as ferramentas ideais.
Separei algumas que podem te ajudar:
Zapier — Gratuito (até 100 tarefas/mês)
O que automatiza:
- integração entre ferramentas (ex: formulário + e-mail + planilha)
- criação de fluxos automáticos (“se isso acontecer, faça aquilo”)
- chatbot com respostas automáticas
O Zapier permite automatizar tarefas repetitivas conectando diferentes aplicativos, sem precisar programar.
Por exemplo, “quando alguém confirmar uma inscrição, adicione automaticamente na planilha e envie um e-mail de confirmação pelo Gmail”.
Mailchimp — Gratuito (até 500 contatos e 1.000 e-mails/mês)
O que automatiza:
- envio de e-mails em massa
- disparo automático de campanhas (ex: confirmação, lembrete, pós-evento)
- segmentação de contatos
Com plano gratuito, você já consegue automatizar envios e manter comunicação contínua com participantes.
-> Veja mais: como usar o MailChimp para e-mail marketing em eventos?
Notion — Gratuito
O que automatiza:
- organização de cronogramas e planejamentos
- atualização automática de status de tarefas
- centralização de documentos, briefings e checklists
O Notion funciona como um “hub” onde você automatiza a organização e estrutura do evento em um só lugar.
Por exemplo, ao mudar o status de uma tarefa, todo o planejamento é atualizado automaticamente.
Passo 4: Configure, teste e ajuste
Automação exige configuração inicial e erros no começo são normais. Por isso, sempre teste cada fluxo antes de ativá-lo em produção.
Simule uma inscrição, verifique se o e-mail chegou correto, confira se a planilha foi atualizada. Depois que tiver certeza, ative tudo!
Passo 5: Use ferramentas que centralizam tudo
Usar várias ferramentas separadas funciona, mas também pode aumentar a complexidade e reduzir as possibilidades de automação.
Por isso, as plataformas de eventos costumam automatizar as principais atividades dos eventos em um só lugar.
Por exemplo, a Even3 é gratuita e automatiza de ponta a ponta o que mais consome tempo de um organizador:
- Inscrições: Dados de inscrições salvos automaticamente, pagamentos registrados na hora, e-mails de confirmação enviados automaticamente…
- Comunicação: Envio de e-mails ilimitados para participantes e visitantes direto da plataforma, sem precisar de ferramenta externa
- Credenciamento: QR codes únicos gerados automaticamente para cada inscrito, aplicativo de credenciamento com funcionamento offline, totens de autocredenciamento e muito mais
- Certificados: Emissão automática por categoria (participação, atividade, palestrante, avaliador) configurada com antecedência e disponibilizada automaticamente após o evento
- Programação: Calendário de apresentação de trabalhos organizado automaticamente, com controle de choques de horário
- Relatórios e vendas: Acompanhamento de inscrições em tempo real, gestão de lotes e integração com ferramentas como RD Station e Google Analytics.
Assim, ao invés de costurar cinco ferramentas diferentes, você configura tudo uma vez e a plataforma cuida do resto.
Dessa forma, a automatização de um evento fica ainda mais fácil e escalável.
Com o tempo, você pode integrar outras ferramentas à plataforma do evento, explorar funcionalidades avançadas e muito mais.
Se você quer começar, a hora é agora! Conheça a Even3:
