Quando a pandemia começou, a Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ) sentiu o impacto, assim como muitas instituições de ensino.
Sem aulas e período de integração, os alunos recém-chegados (e até mesmo os antigos) perderam uma parte importante da universidade: as conexões, a cultura, o conhecimento, as descobertas…
Claro, isso pesava muito para a pró-reitoria de extensão. Afinal, como iriam cumprir seu principal papel de unir a comunidade acadêmica, a pesquisa e a comunidade externa? Então, os eventos online foram a solução!
Foi assim que, em 2020, surgiu o Festival do Conhecimento. Na sua segunda edição, em 2021, o evento contou com mais de 17.000 pessoas na Even3. Entre elas, personalidades como a ministra Cármen Lúcia, Alessandro Molon e mais!
Saber como tudo isso aconteceu pode te dar poderosos insights. Veja mais sobre:
- Os primeiros passos do Festival do Conhecimento;
- A segunda edição do Festival;
- Estratégias de comunicação para eventos;
- Submissão, avaliação e certificados em eventos de grande porte;
- Dicas práticas de acessibilidade;
- Resultados.
“O Festival surgiu de uma ideia em um evento presencial, a Semana de Integração Acadêmica. Com a pandemia, a gente viu que não íamos conseguir fazer, mas os estudantes estavam sem nada, sem interagir com ninguém.
Percebemos que tínhamos que rodar o Festival do Conhecimento! Mas como fazer isso? Eu mesma tinha dificuldades em entender e acreditar que os eventos presenciais poderiam ser adaptados para o online.” Renata Soares, da comissão organizadora
Pegas de surpresa com a pandemia, a Pró-Reitoria de Extensão da UFRJ se viu com o grande desafio de manter a ciência e o conhecimento ativos, apesar do distanciamento social.
E encararam tudo com muita coragem: criaram um evento enorme! Desde o primeiro momento, a proposta do Festival do Conhecimento era diferente.
Isso porque o evento se propunha a ser científico, cultural e aberto para todos, do público acadêmico à comunidade externa. Por isso, a comissão organizadora precisou de estrutura para dar conta de tudo.
Na primeira edição foram mais de 600 lives, 10 dias de evento, além de estratégias de acessibilidade, recebimento de submissões, avaliações e distribuição de certificados.
À frente de tudo isso, estava uma equipe composta por mais de 10 servidores e estudantes-bolsistas de diferentes áreas, que encararam o desafio de fazer tudo sem o auxílio de uma plataforma de gestão de eventos.
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Contando com planilhas e o sistema da UFRJ, a comissão, embora estivesse super empenhada, relatou problemas na primeira edição do Festival, como retrabalho, sobrecarga, falhas nos sistemas e erro no envio de certificados.
Para Bárbara Tavela, uma das organizadoras, organizar um evento sem uma plataforma “foi uma loucura!”. Então, na segunda edição elas fizeram diferente e contrataram a Even3!
“Agora os participantes já chegam perguntando: ‘As inscrições vão ser pela Even3 de novo?`'” Pricila Magalhães, da comissão organizadora
Dentre as principais mudanças da primeira edição para a segunda, a experiência está entre elas!
Com uma plataforma de eventos, todas as etapas mudam, tanto para participantes, como para organizadores.
No Festival do Conhecimento, até as informações fornecidas na inscrição fizeram diferença!
Isso porque o nome fornecido pelo participante na inscrição já estava automaticamente no certificado. Elas não precisaram alterar nada manualmente nos 15.000 certificados disparados em um só clique após o evento!
Além disso, o e-mail fornecido no momento da inscrição foi um dos principais canais de comunicação com os participantes.
Com a autorização dos inscritos, a equipe de comunicação do Festival do Conhecimento criou uma comunidade através do envio de newsletter, programação, curadoria das lives e muito mais!
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Com a mudança do presencial para o online, qual organizador não lidou com o desafio de gerar mais interatividade em seus eventos?
Por outro lado, os participantes demandam cada vez mais conexões reais, mas evitam o digital quando este gera fadiga.
Sabendo disso, o Festival do Conhecimento já iniciou no online apostando em inovação e comunidades para ter mais adesão.
Foi assim que, unindo o público dos dois eventos, o Festival conseguiu atingir mais de 58.000 pessoas!
Entre as estratégias de comunicação utilizadas, vale se inspirar em:
Documento com dúvidas frequentes
Para começar, as organizadoras do Festival do Conhecimento tinham o propósito de facilitar ao máximo a vida do participante.
Por isso, investiram em tutoriais, suporte e documentos de dúvidas frequentes. Assim, o canal para comunicação com os participantes já estava aberto desde o primeiro contato.
Dessa forma, reduzindo também o número de dúvidas e proporcionando uma melhor experiência.
Conteúdos exclusivos para grupos
Além da experiência durante o evento, outra dica super importante para gerar mais interações é investir em ações de comunicação que se estendem para além do evento.
Por exemplo, o Festival do Conhecimento criou uma newsletter mensal para se comunicar com os participantes mesmo depois do fim do evento.
Assim, é possível manter eventos recorrentes ativos e aumentar a expectativa para as próximas edições.
Além disso, uma boa comunicação cria relacionamentos. Quanto mais perto você chega do seu participante, oferecendo exatamente o que ele precisa, mais ele quer conversar com você!
No caso do Festival do Conhecimento, a equipe de comunicação soube muito bem como fazer tudo isso.
Elas apostaram em listas de transmissão no Whatsapp e Telegram e e-mails com curadorias dos melhores momentos das lives do Festival. Desse jeito, quem não gostaria de ir para o Festival do Conhecimento?
Presença nas redes sociais
Por fim, as comunidades tendem a se encontrar em algum lugar, não é? E as redes sociais são um excelente canal para isso!
No Festival do Conhecimento, o perfil oficial da Pró-Reitoria de Extensão da UFRJ, com mais de 17 mil seguidores, era, com certeza, um dos principais canais de comunicação do evento. Elas marcaram presença nas redes!
Mas ainda foram além: os convidados falaram do evento, participantes compartilharam melhores momentos nas redes sociais e a #festivaldoconhecimentoufrj foi usada por mais de 2.000 pessoas. Tudo isso faz com que o evento seja sempre lembrado.
Se podemos definir o Festival do Conhecimento de alguma forma, diríamos: uma experiência transformadora!
Na sua segunda edição, outro ponto de grande mudança foi no ciclo de submissões, distribuição de avaliações e certificados, super essencial em eventos acadêmicos.
Antes, a comissão estava acostumada com trabalhos manuais, planilhas no Excel e muito envio de e-mails, mas tudo mudou com a automatização dos processos!
Afinal, foram:
- 1253 trabalhos recebidos e armazenados na nuvem da Even3. Ou seja, nada precisou ser baixado e encaminhado por e-mail;
- 95 avaliadores receberam os trabalhos automaticamente e analisaram dentro da própria plataforma;
- 4361 autores puderam verificar, dentro da plataforma, todas as etapas de avaliação de seus trabalhos;
- As apresentações dos trabalhos foram distribuídas automaticamente em 5 dias de evento;
- Mais de 15.000 certificados foram enviados com um só clique.
Para Pricila Magalhães,
“A carga de trabalho foi tão grande quanto a do ano passado, mas a plataforma nos ajudou demais. Foi tudo muito intuitivo! E o suporte nos ajudou desde o início”
Assim, foi possível distribuir as funções de forma mais assertiva e prestar mais atenção em outras áreas do evento, como a acessibilidade.
De fato, tudo isso demandou mudanças até mesmo da plataforma.
“O que achamos muito interessante é que algumas das nossas sugestões foram implementadas na plataforma e outras pessoas já estão usando” Pricila Magalhães, da comissão organizadora
Em um evento de grande porte, torná-lo acessível a todos é uma preocupação que ganha ainda mais dimensões.
Para Luiza Teles, da comissão organizadora, as soluções de acessibilidade precisam vir desde o momento da inscrição, por exemplo.
Nesse caso, o formulário de inscrição precisa ser lido e preenchido sem problema por leitores de tela.
Outra estratégia muito importante é perguntar no formulário de inscrição qual é o recurso de acessibilidade que aquele participante necessita, inclusive listando as opções em múltipla escolha.
No caso do Festival do Conhecimento, elas precisaram ser assertivas no gasto de verbas e optaram por conhecer bem o público para tentar, ao máximo, atender todas as suas demandas.
Na prática, o evento realizou 22 lives sobre acessibilidade e utilizou legendas simultâneas, intérprete de Libras e avatar de Libras, como o disponível no site do evento da Even3.
Por fim, as duas edições do Festival do Conhecimento mostraram o potencial de união dos eventos, movendo personalidades como Ailton Krenak, Lázaro Ramos, Márcia Tiburi e muitos outros intelectuais.
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Ainda é possível ir além! A expectativa para os próximos eventos é grande!
“A gente vem aprendendo muito com tudo isso. Demos um passo muito grande que só descobrimos que poderíamos dar, depois que demos.” Flávia Fortes, da comissão organizadora
Para as organizadoras do Festival, a terceira edição já é uma realidade! No entanto, para um evento que se propõe a ser tão diferente e mutável, com certeza ainda há muito para aprender.
E essa é a melhor parte do Festival do Conhecimento! Juntos, todos aprendem algo novo. Inclusive, a Even3.
E você? Quer viver essa experiência também e saber quais são as melhores soluções da Even3 para o seu evento?
