Você já virou dias fazendo certificados de eventos? Infelizmente, isso é normal para a maioria dos organizadores. Mas não é certo!
É possível acabar com as planilhas abertas em dez abas diferentes, e-mails sendo enviados às 00h, telefones de fornecedores espalhados por diversas agendas… e tudo isso de maneira simples!
A automação de processos é uma estratégia que identifica as atividades manuais do seu evento e as automatiza.
Agora, quer saber o que você pode automatizar de maneira simples? Então siga o guia:
Antes de qualquer coisa, pode ser que você nunca tenha ouvido falar nesse termo. Realmente, ele é bem técnico.
Mas, basicamente, a automação de processos é o uso de tecnologia para executar tarefas repetitivas de forma automática.
Assim, você reduz a necessidade de intervenção manual e, as vezes, até elimina.
Não há truque! Essas atividades não precisam de acompanhamento, até porque muitas vezes são resolvidas com um só clique. Como o envio automático de e-mails.
-> Veja como o Festival do Conhecimento enviou 15.000 certificados em segundos
Afinal, o objetivo é simples: ganhar eficiência, reduzir erros e liberar tempo para atividades mais estratégicas.
Agora, vamos pensar nisso na prática em eventos.
Naturalmente, os eventos são processos complexos e cheios de etapas repetitivas. E é justamente esse tipo de tarefa que mais se beneficia da automação.
Por exemplo, você pode:
Segundo o Google, profissionais que trabalham com automação em suas rotinas podem economizar até 122 horas por ano! Mas há ainda mais benefícios. 👇
Tarefas que levavam horas passam a ser feitas em minutos.
Menos tempo operacional = menos custo e melhor uso da equipe.
Processos automatizados seguem padrões e reduzem falhas humanas.
A automação elimina tarefas repetitivas e burocráticas.
Você consegue organizar eventos maiores sem aumentar proporcionalmente sua equipe.
Antes de continuar, precisamos lembrar de um pontos importante:
Automação não significa substituir o organizador ou sua equipe!
Na verdade, significa tirar o peso operacional para que o time possa focar no que realmente importa:
Finalmente, você deve estar querendo saber quais atividades podem ser automatizadas no seu evento, não é?
Você não precisa implementar a automação de uma só vez. Na verdade, as abordagens mais bem-sucedidas começam pequenas e expandem gradualmente.
Então, basta seguir um caminho prático:
Antes de automatizar qualquer coisa, observe sua própria rotina. Quais tarefas você faz sempre da mesma forma?
Por exemplo:
Enfim, tudo o que segue uma lógica previsível é candidato à automação.
💡 Reserve uma semana para anotar essas tarefas e você vai se surpreender com o volume.
Obviamente, você vai perceber que algumas atividades acontecem mais vezes, demandam mais pessoas ou, quando falham, causam mais problemas.
Então, automatize primeiro o que mais dói no seu dia a dia.
A automatização é feita com ferramentas específicas para isso.
Portanto, depois de identificar os processos que você quer tornar automático, é hora de buscar as ferramentas ideais.
Separei algumas que podem te ajudar:
O que automatiza:
O Zapier permite automatizar tarefas repetitivas conectando diferentes aplicativos, sem precisar programar.
Por exemplo, “quando alguém confirmar uma inscrição, adicione automaticamente na planilha e envie um e-mail de confirmação pelo Gmail”.
O que automatiza:
Com plano gratuito, você já consegue automatizar envios e manter comunicação contínua com participantes.
-> Veja mais: como usar o MailChimp para e-mail marketing em eventos?
O que automatiza:
O Notion funciona como um “hub” onde você automatiza a organização e estrutura do evento em um só lugar.
Por exemplo, ao mudar o status de uma tarefa, todo o planejamento é atualizado automaticamente.
Automação exige configuração inicial e erros no começo são normais. Por isso, sempre teste cada fluxo antes de ativá-lo em produção.
Simule uma inscrição, verifique se o e-mail chegou correto, confira se a planilha foi atualizada. Depois que tiver certeza, ative tudo!
Usar várias ferramentas separadas funciona, mas também pode aumentar a complexidade e reduzir as possibilidades de automação.
Por isso, as plataformas de eventos costumam automatizar as principais atividades dos eventos em um só lugar.
Por exemplo, a Even3 é gratuita e automatiza de ponta a ponta o que mais consome tempo de um organizador:
Assim, ao invés de costurar cinco ferramentas diferentes, você configura tudo uma vez e a plataforma cuida do resto.
Dessa forma, a automatização de um evento fica ainda mais fácil e escalável.
Com o tempo, você pode integrar outras ferramentas à plataforma do evento, explorar funcionalidades avançadas e muito mais.
Se você quer começar, a hora é agora! Conheça a Even3:
