DeVry simplficando eventos

Como a DeVry Brasil simplificou seus eventos científicos

Entenda como a DeVry Brasil conseguiu administrar 17 eventos no Brasil, lidando com quase 8 mil participantes[spacer height=”20px”]

A DeVry é um provedor de Educação Superior, originário dos Estados Unidos da América, que chegou ao Brasil em meados de 2009 e, hoje, possui faculdades espalhadas por todo o país.

Como Área 1, na Bahia, Damásio, em São Paulo, DeVry João Pessoa,  DeVry São Luís,  Faci, no Pará, FACID, em Teresina, FAnor, em Fortaleza, FBV, em Recife, Faculdade Martha Falcão, em Manaus, Ruy Barbosa, em Salvador, UNIFAVIP, em Caruaru, Pós-Graduação Internacional DeVry Brasil

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O Problema da Devry Brasil

Apesar da DeVry Brasil possuir uma equipe de TI extremamente qualificada, que fornece todo o suporte necessário aos estudantes, professores e avaliadores envolvidos nos eventos acadêmicos organizados pela corporação, a instituição não estava conseguindo alcançar os resultados esperados.

Segundo Alisson do Vale, analista de sistemas do grupo DeVry Brasil, antes de conhecer o Even3, a empresa fazia uso de um sistema desenvolvido no estado de Fortaleza, mas que, segundo ele, não atendia ao padrão de excelência exigido pela corporação. O software deixava a desejar tanto para a equipe de TI quanto aos próprios estudantes.

A Solução

Buscando alcançar melhores resultados, o grupo DeVry Brasil decidiu investiu em um sistema escalável, simples e sem burocracia.

“Optamos pela Even3 pela facilidade” – diz ele.

Com o uso da Even3, os eventos passaram a ser gerenciados, em um único lugar, os custos, como os de impressão de certificados foram eliminados.

E a equipe de TI conseguiu otimizar o tempo, aumentar a produtividade e garantir a qualidade e a praticidade dos eventos aos participantes, avaliadores e professores.

A DeVry organizou e administrou, por meio da Even3, mais de 15 eventos em diferentes cidades do território nacional.

Foram, no total, 7.940 participantes, 1.422 trabalhos científicos apresentados, 10.963 certificados emitidos e 309 avaliadores envolvidos.

Mostra de Pesquisa em Ciência e Tecnologia 2017

A Mostra surgiu em 2010. Tendo o intuito de divulgar e incentivar a prática da pesquisa científica nas universidades particulares.

A princípio, o evento contava com a participação de apenas 3 instituições privadas e no ano de 2017 aconteceu em 15 universidades do país.

A Mostra é um evento gratuito e aberto ao público, onde docentes, estudantes e profissionais podem participar.

Mais de 2500 trabalhos científicos foram submetidos na Mostra de Pesquisa, o que faz com que o evento seja considerado de grande porte.

A Even3 topou o desafio, que foi proporcional ao tamanho do evento e foi a plataforma escolhida para facilitar a gestão da Mostra de Pesquisa em Ciência e Tecnologia pelo terceiro ano consecutivo.

O desafio da organização e da Even3

mostra de pesquisa em ciência e tecnologia devry

O desafio da Even3 foi adaptar a plataforma para um evento desse tipo, multicampi. Pois, todas as informações precisavam ter um acesso mais fácil, prático e integrado em um único lugar.

Era necessário uma plataforma que conseguisse reunir as informações de mais de 11.000 participantes de 15 instituições diferentes em um único local. Além disso era fundamental que a ferramenta facilitasse a comunicação entre os 25 organizadores e os participantes do evento.

Além do controle de trabalhos científicos e informações de participantes, também era preciso que os certificados e as atividades ficassem separados por campus.

Há três anos, a Even3 oferece essa solução para a equipe da Mostra de Pesquisa, mas a cada ano, o número de participantes aumenta, gerando novas demandas e novas modificações na plataforma para o sucesso na gestão do evento.

A solução

A Even3, junto com a comissão organizadora, chegou a uma solução criada para esse evento específico.

Uma página foi criada especialmente para a Mostra de Pesquisa, na qual os participantes selecionavam o campus antes da inscrição. Dessa forma, as inscrições – de mais de 11.000 participantes -, trabalhos científicos, certificados e atividades ficaram armazenados em uma única conta, porém separados por seu campus.

Essa solução foi pensada e criada desde o evento passado, porém, para o evento deste ano, foram solicitadas algumas outras modificações e aprimoramentos.

Segundo a comissão organizadora : “Foram modificações pequenas mas que impactaram muito”.

Além de todos os aprimoramentos e adaptações do site para o evento, a Even3 sabia que outro desafio surgiria. Um evento desse porte gera muitas solicitações ao suporte, que esteve presente para atender as demandas dos participantes e principalmente dos organizadores.

“Suporte rápido, não tem o que reclamar”

Mesmo depois das modificações e integrações feitas pela nossa equipe de produto, a plataforma continuou simples e intuitiva.

“Sistema da Even3 é fácil de utilizar”

Resultados da Mostra de Pesquisa em Ciência e Tecnologia 2017

A Even3 tem muita satisfação em fazer parte desse evento tão significativo para a comunidade científica. A cada ano, os frutos que colhemos com essa parceria só aumentam, impulsionando a plataforma a oferecer o melhor serviço.

É gratificante também, acompanhar a evolução da Mostra de Pesquisa em Ciência e Tecnologia e saber que fizemos parte disso.

Abaixo, você pode acompanhar a evolução do evento através dos infográficos.

VII Mostra Devry Brasil

A sétima edição aconteceu entre os dias 2 e 6 de maio de 2016. Reunindo mais de 8 mil pessoas na principal mostra científica do Grupo Devry. A mostra aconteceu simultaneamente em 13 instituições e em 9 estados diferentes pelo Brasil!

A Even3 foi a plataforma escolhida para gerenciar e otimizar esse grande desafio, descrito abaixo:

Os desafios da VII Mostra Devry

Evento Multicampi

Ambas Empresas chegaram a uma solução inovadora, em que foi possível gerenciar as particularidades de cada campus e unir os pontos em comum, como a avaliação dos trabalhos científicos.

Integração com Cielo e ERP

A área financeira do evento tinha uma necessidade de automação e integração do gateway de pagamento com o sistema financeiro da instituição. O evento realizou as cobranças através do gateway de pagamento da Cielo e a plataforma da Even3 coordenou e gerenciou as cobranças realizando a integração com o ERP SAP.

Publicação automática dos Anais

Uma das maiores dificuldades relatadas pelos organizadores em relação à última edição do Evento foi a geração dos Anais do Evento. Pois, foram submetidos mais de 1000 trabalhos para avaliação.

Ao utilizar o serviço de Anais online da Even3 foi possível automatizar e assim, otimizar todo o processo da publicação do evento, que você pode conferir online.

A Evolução e os resultados da VII Mostra Devry

Ficamos felizes principalmente em acompanhar a evolução da mostra científica da Devry. Em 2015 a VI Mostra Científica da Devry também foi realizada através da plataforma Even3.

Através dos resultados listados abaixo é notável o crescimento do evento e da qualidade e automação dos processos referentes a área científica.

Abaixo você pode conferir um infográfico com o comparativo das edições da VI e VII Mostra para visualizar o crescimento referente ao evento:

A Fanor fez uma excelente cobertura jornalística do evento em Fortaleza, que você pode acompanhar nos vídeos abaixo:

VI Mostra de Pesquisa em Ciência e Tecnologia 

VI Mostra percorreu 5 estados e 7 cidades diferentes. A DeVry Brasil, com o Even3, conseguiu administrar todos os eventos fazendo uso de um único sistema.

Segundo Alisson, uma grande dificuldade era o fornecimento de informações ao participante sobre a submissão e a aprovação de trabalhos:

“Antes, perdíamos muito tempo em trocas de e-mails com os participantes, que costumavam perguntar sempre as mesmas coisas. Com o Even3, o participante passou a receber uma notificação avisando sobre as informações relativas ao evento e à entrega dos trabalhos, por exemplo.”

Em relação ao suporte e às melhorias do Even3,  afirmou-se:

“Foi dado um suporte e uma assistência quando sugeríamos  melhorias para a plataforma do Even3, a gente externava a dificuldade e recebia o suporte. À medida que a gente vai precisando, a gente vê que o sistema vai se adaptando à necessidade do cliente. Basicamente, o número de participantes é proporcional ao número de problemas que a gente enfrenta. Por isso, é necessário o uso do suporte. Requer uma agilidade maior. Daí, temos que interagir com o suporte do Even3”.

A DeVry Brasil, ao utilizar a plataforma da Even3, conseguiu gerenciar vários eventos em diferentes lugares do país, emitindo, só na VI Mostra, 8140 certificados para 5.685 participantes de maneira prática e rápida, em um só lugar!

“Agradeço a atenção de vocês, vocês dão atenção ao cliente e buscam melhorar sempre.” – finalizou Alisson.

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