auditório do x meeting

Em 2016, a comissão organizadora do X Meeting escolheu o serviço de software Even3 e continuará utilizando essa ferramenta nas próximas edições, quer saber por quê?

O X Meeting é um evento científico brasileiro, que conta com um alcance internacional. É um evento focado em bioinformática, uma área estratégica para o desenvolvimento da ciência, tecnologia e economia.

Além de apresentar as novidades do mercado em bioinformática e o que está por vir. O grande valor que o X Meeting agrega aos stakeholders é o networking.

O evento funciona como um balcão de ideias. No qual, pesquisadores e empresas como Embrapa, Syngenta e Intel, encontram a oportunidade perfeita para trocar experiências e novas ideias.

O evento é organizado pelo time da AB3C, uma associação que se compromete com a comunidade de pesquisadores da área de bioinformática. 

Impactando tanto às políticas científicas quanto governamentais. Oferecendo publicações de alta qualidade, eventos técnico-científico-político e distribuindo informações sobre educação e mercado de trabalho.

O grande desafio

A organização do evento chegou até à Even3 através da recomendação de um outro organizador que já havia utilizado a plataforma para a organização de um evento científico na UFPE.

Diferente do evento na UFPE, o X meeting possui alcance internacional, sendo necessário uma plataforma em mais de um idioma. Esse foi o desafio da Even3, traduzir todo o sistema para atender esse evento de nível internacional.

logo x meeting

Para a edição de 2017 novas demandar surgiram e foi preciso ajustar alguns pontos na plataforma para a melhor experiência do X Meeting.

O AB3C e a Even3

A parceria entre a AB3C e a Even3 já conta com 2 anos de cases de sucesso. E, não pretendemos parar por aí!

Impulsionamos o crescimento mútuo das duas partes. Os feedbacks da organização para a Even3 são extremamente importantes e fazemos questão de atendê-los. Não apenas porque o X Meeting é um super parceiro e cliente, mas porque são feedbacks que agregam à plataforma de forma geral.

Resultados e feedbacks positivos

Um ponto bastante elogiado foi o módulo de credenciamento da Even3. Segundo os organizadores, esse foi o diferencial da plataforma!

Com o sistema de credenciamento da Even3 e seu aplicativo mobile, foi possível credenciar presencialmente em média 200 pessoas em apenas 1h! Algo nunca ocorrido em anos anteriores.

Não só os organizadores, como também os participantes ficaram impressionados, de forma positiva, com a velocidade do credenciamento.

Em uma pesquisa de feedback feita pelo próprio X meeting, uma das perguntas era: Se você já participou de um evento, o que melhorou? E a principal resposta foi a facilidade de cadastro.

A opção de avaliação colaborativa também foi um dos pontos positivos citados pelos organizadores, que consiste em distribuir os avaliadores automaticamente para cada trabalho.

A submissão de trabalhos foi outro destaque. Esse módulo auxiliou bastante a vida tanto dos participantes, quanto dos avaliadores e organizadores! Com o feedback da comissão organizadora, a Even3 aprimorou esse módulo com 3 novidades 🙂

Indo muito mais além das facilidades da plataforma, talvez o feedback positivo mais significativo para a Even3, seja o fato do cliente ter apreciado os serviços da empresa.

atenção, carinho e seriedade foram pontos chaves para o sucesso da comissão organizadora.

O X Meeting existe há 13 anos no Brasil. E, no ano de 2016 os organizadores optaram pela plataforma da Even3! Eles afirmaram que é 99,96% de certeza que continuarão utilizando nos anos seguintes.

Para o evento de 2017, foram feitas melhorias nos certificados e na visualização da plataforma para os organizadores. Não apenas para o X Meeting, mas para qualquer outro evento que venha a utilizar a Even3.

A organização descobriu ainda outro problema que tinham, mas que não haviam percebido até usar a Even3: problemas de secretaria.0

“Tínhamos muitos problemas de gestão (secretaria), desde que começamos a usar a Even3, esse problema foi diminuindo. Secretaria não é mais um problema depois da Even3.” – Marcelo Brandão (Membro da organização)

Contratar a Even3 deixou de ser um custo para ser um investimento, segundo um dos organizadores, além de tornar a gestão do evento muito mais prática!

Como foi trabalhar com a organização do X Meeting?

O sucesso desse case foi fruto de um trabalho, acima de tudo, colaborativo entre a Even3 e a organização do X Meeting. Vale a pena ressaltar características de seriedade e comprometimento de ambas as parte, que são essenciais para o sucesso de um case.

 

A equipe Even 3 agradece ao X Meeting e esperamos contribuir ainda mais nas próximas edições!

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