A submissão de trabalhos e de outras atividades pode agregar muito valor ao seu evento científico.
Pois, se o seu evento aprova trabalhos de qualidade, ele tem grandes chances de se tornar uma referência no meio acadêmico.
Hoje, quero te dar dicas para divulgar e aumentar a quantidade de interessados em submeter trabalhos no seu evento.
O que é a submissão de trabalhos?
Comumente, víamos que a submissão em eventos estava relacionada ao envio e ao recebimento de artigos científicos.
Hoje, esse cenário está bem mais flexível.
Além de artigos, os eventos costumam receber resumos, poesias, fotografias, banners e outros materiais que estejam sujeitos à avaliação.
É justamente a etapa de avaliação que determina a qualidade do conteúdo gerado pelo seu evento. Por isso, é responsabilidade do corpo editorial escolher profissionais capacitados e com grande experiência para avaliar os materiais submetidos no seu evento.
Lembre-se sempre de que de nada adianta uma grande quantidade de trabalhos submetidos no seu evento se eles não passarem por critérios bem definidos de avaliação.
–> Conheça as melhores maneiras de avaliar os trabalhos submetidos no seu evento.
Após avaliados e caso sejam aprovados com ressalvas, os trabalhos passam por um processo de revisão. Essa revisão é feita pelos próprios autores dos materiais.
Depois de enviados, avaliados, revisados e aprovados, é possível compilar e eternizar todo o conteúdo gerado no evento na forma de anais.
Assim, o conhecimento passa a ser difundido no meio científico.
Como divulgar o período de submissão do seu evento do jeito certo?
Confira agora algumas dicas para divulgar e aumentar a quantidade de submissões no seu evento:
1. Utilize a base de participantes das edições passadas
Caso não seja a primeira edição do evento, o melhor ponto de início para captar boas submissões são os participantes das edições anteriores.
Manter uma base de contato atualizada dos participantes é viável não só para o aumento das submissões, mas também de inscrições no evento!
Por isso, ao iniciar o período de submissões, contacte os participantes das edições anteriores.
2. Facilite a submissão de trabalhos para os participantes
É importante que todos os participantes estejam cientes de como funciona a submissão de trabalhos do seu evento.
Por isso, o ideal é enviar instruções claras sobre essa etapa.
Se o processo de submissão não estiver claro, você, como organizador, receberá muitas dúvidas dos participantes.
Para submissões feitas de forma manual, como por email, é preciso um cuidado extra! Pois pode ser que um participante não envie o arquivo no formato certo (doc, PDF…) ou que o email se perca no spam.
Utilize sistemas de submissão simples e eficientes, que permitam receber os trabalhos de forma mais ágil. Nesse quesito, as plataformas de gestão de eventos funcionam muito bem.
Na Even3, temos um módulo exclusivo para as submissões. Com poucos cliques, os participantes conseguem enviar os trabalhos no formato desejado pelo organizador. Em seguida, podem acompanhar, em tempo real, a avaliação do trabalho.
Garantir a transparência no sistema de avaliação também contribui para que os participantes fiquem satisfeitos com o seu evento. Por isso, evite conflitos de interesse!
3. Informe que os trabalhos aprovados serão publicados nos anais do evento
Ter um trabalho publicado nos anais do evento confere maior autoridade ao autor.
Logo, os eventos que geram anais acabam se tornando mais atrativos ao público.
Com os anais, todo conteúdo gerado no evento se torna acessível aos profissionais do meio científico e isso também aumenta o impacto do seu evento.
Então, tanto organizador como participante saem ganhando!
4. Antecipe o cronograma de submissão e de avaliação
Antecipar o cronograma irá contribuir para o aumento da submissão de trabalhos, pois, assim, os interessados conseguirão se planejar para a atividade.
É comum que alguns participantes estejam na fase de finalização dos trabalhos. Então, é nessa hora que eles verão se têm tempo hábil para submetê-los no seu evento.
Lembre-se sempre de manter a sua base de contatos informada sobre o prazo de envio dos trabalhos. Pois é bem comum que haja um grande volume de submissões nos últimos dias.
5. Divulgue a submissão nos locais adequados
Além da sua base de contatos, a Internet permite a divulgação em vários canais que podem atrair mais submissões para o seu evento:
- Grupos de Facebook – Grupos de pesquisa e eventos relacionados
- Comunidades do Google Plus
- Calendário do CNPQ
- Comunidades no Linkedin
- Lista de e-mail de grupos de pesquisa relacionados
Receber um grande número de submissões é excelente, mas não se esqueça que a regra de ouro é prezar pela qualidade do conteúdo gerado pelo evento!
