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Os aplicativos para eventos que todo organizador deveria conhecer

Aplicativos para eventos ainda são um cenário desconhecido ou pouco explorado pelos organizadores de eventos. 

Este é o motivo pelo qual resolvi escrever este artigo: mostrar como os aplicativos para eventos podem ser úteis e essenciais para organizar o planejamento e a execução do seu evento.

Na verdade, eles conseguem acompanhar todo o ciclo de vida do seu evento.

Existem muitos aplicativos gratuitos, com funções distintas, que você pode utilizar, por exemplo, para aumentar a produtividade e o rendimento da sua equipe. 

Ou ainda para organizar documentos e estabelecer processos. Existem opções que ajudam os organizadores a darem um “boom” na divulgação do evento.

O mercado brasileiro de eventos está em crescimento e a tecnologia permite que os organizadores inovem e ofereçam uma melhor experiência aos participantes.

Então, o ideal é não ficar para trás neste cenário e começar a utilizar os aplicativos de eventos ao seu favor.

Uma boa experiência: o segredo para o sucesso

Uma experiência positiva é o segredo para cativar e engajar os participantes.

Absorver novas ideias, melhorar o networking e formar parcerias são as intenções de alguém que participa de um evento científico.

Um evento desorganizado frustra todos os envolvidos.

Dessa forma, é preciso se organizar e planejar bem para oferecer aos participantes aquilo que eles esperam. Ou surpreendê-los e oferecer mais do que eles esperam. 

Utilizar aplicativos para eventos permite agregar mais valor a essa experiência.

A lista de apps que criei irá te auxiliar em diversas etapas que envolvem a organização e o planejamento do seu evento. Vamos às dicas?

Asana

O primeiro lugar em nossa lista é, também, o aplicativo que eu mais indico para os assuntos ‘organização de tarefas’ e ‘colaboração entre times’.

Com o Asana, você organiza suas tarefas e projetos em um único lugar.

Ele está disponível em múltiplas plataformas e é primordial na organização do seu evento.

É possível, com essa poderosa ferramenta, criar vários projetos e listas de atividades. Além de alocar os usuários (ou os responsáveis pelas atividades) em múltiplos projetos ao mesmo tempo.

Melhore sua organização utilizando tags, sub-tarefas e a data de conclusão daquela atividade.

O aplicativo conta também com uma caixa de entrada e notifica os usuários sobre qualquer alteração nas atividades ou no projeto.

O Asana disponibiliza planos gratuitos e pagos, mas todas as funções que descrevi estão incluídas no plano gratuito.

Você pode baixar o app na versão mobile e acompanhar tudo de qualquer lugar. Fica bem mais fácil coordenar seu evento assim, né?

Outras opções semelhantes ao Asana

Existem ainda alternativas ao Asana, entre elas estão o Todoist e o Trello.

O Todoist é um aplicativo que permite ao usuário definir todos os passos do evento de maneira simplificada.

No Todoist, você também consegue delegar tarefas e receber notificação por e-mail sobre mudanças importantes em projetos. 

Outra opção é o Trello. Essa ferramenta gerencia projetos em listas de forma extremamente versátil. 

É possível definir o que ainda será feito, o que está em andamento e o que já foi concluído.  

Dessa forma, você consegue organizar o planejamento do seu evento para que nada saia despercebido ou seja esquecido.

Evernote

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Recheado de recursos, o Evernote é um aplicativo que funciona como uma espécie de bloco de notas e é utilizado por mais de 200 milhões de pessoas.

Ele é ideal para ser utilizado junto a gerenciadores de tarefas como o Asana, Todoist e Trello.

O Evernote disponibiliza a utilização de vários cadernos, e permite a criação de notas colaborativas.

É uma ótima ferramenta para criar checklists, e imprescindível quando falamos de produtividade.

Quero um checklist completo para organizar meu evento

O Evernote pode ser utilizado para coisas simples como ideias e inspirações e também para grandes projetos.

Integrado a nuvem, suas notas ficam disponíveis em diversos dispositivos.

Você pode ainda capturar conteúdos da internet e sincronizar para que se tenha acesso offline.

O plano básico do Evernote é gratuito. Com ele, você pode criar ilimitadas notas.

Documentos do Google

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Chegou o momento de substituir o seu antigo pacote Office. Chega de Word, Power Point e Excel e de salvar mil versões dos seus arquivos.

No planejamento de um evento, é comum que a organização tenha que criar e lidar com uma grande quantidade de documento.

Afinal, é preciso colocar no papel as ideias para depois executá-las.

Mas ter que enviar esses arquivos por e-mail e depois juntar todas as alterações feitas pelos membros da equipe é muito trabalhoso.

É justamente por isso que eu recomendo o Google Docs.

Ao utilizar o Google Docs, o mesmo documento pode ser acessado por centenas de pessoas ao mesmo tempo, aumentando a eficácia e colaboração das suas equipes.

–> Confira aqui 3 dicas para aumentar a sua produtividade no trabalho e nos estudos. 

O Google Docs salva automaticamente as alterações realizadas nos documentos e mantém um histórico de todas as edições, quando essas alterações foram feitas e por quem. Garantindo assim mais segurança para a gestão do seu evento.

Totalmente gratuito, o Google Docs é um conjunto de ferramentas ideal para aumentar a produtividade geral da sua equipe.

Funcionando diretamente da web, ele não necessita instalação e pode ser acessado tanto no computador como também pelo celular.

O serviço da Google funciona de forma totalmente online, mas também pode ser configurado para o modo offline.

Mailchimp

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Queridinho do email marketing, o Mailchimp é uma das ferramentas que mais recomendo para utilizar no marketing do seu evento.

Diferente do que a maioria pensa, o Mailchimp permite não apenas o envio de emails, mas também a criação de landing pages e formulários.

Através dessas landing pages, você pode informar e encantar o seu público, além de captar os dados de potenciais participantes.

Simples de configurar e fácil de usar, o mailchimp oferece modelos prontos. Basta, portanto, inserir as informações e enviar para o seu público.

Você pode ainda criar campanhas e automações, carregar os seus contatos de edições anteriores e criar segmentos.  Essa ferramenta permite o envio de emails personalizados, e coleta de dados.

Apesar da usabilidade do Mailchimp ser bastante simples, a ferramenta é super completa! Conta também com recursos avançados, como a possibilidade de criar layouts em HTML e CSS.

Além de tudo isso, o Mailchimp mostra, ainda, informações detalhadas tanto dos seus emails quanto das landing pages.

Taxa de abertura e taxa de clique, novos inscritos e localização desses contatos são alguns dos dados que você pode analisar com essa ferramenta. 

O plano gratuito permite que você envie até 12 mil emails e cadastre até 2 mil contatos por mês.

Para a maioria dos organizadores de eventos, essa quantidade é mais do que suficiente.

Gerenciador de Páginas

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O Gerenciador de Páginas do Facebook é a ferramenta ideal para acompanhar as páginas do seu evento.

Ela permite que você não perca nenhuma informação e tire dúvidas do seus participantes instantaneamente.

Com esse aplicativo, você pode inserir até 50 contas, postar e responder comentários. Além de verificar os dados da página, incluindo métricas avançadas.

Fora o Facebook, você também consegue gerenciar sua conta do Instagram nesse mesmo aplicativo.

Vincule as duas contas e gerencie as mensagens e os comentários em uma única caixa de entrada.

Receba alertas sobre atividades importantes e veja todas as notificações da sua Página em um único lugar.

O Gerenciador de páginas é gratuito.

Canva

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Uma grande dificuldade para a maioria das pessoas é produzir conteúdos com apelo visual. Pensando nisso o Canva foi criado.

Para utilizar esse aplicativo não é necessário ter nenhum conhecimento técnico em softwares de edição.

Você consegue criar conteúdos atrativos e cativar o seu público.

O Canva disponibiliza milhares de layouts gratuitos e, além de tudo, é muito simples de usar.

Com o Canva, você consegue não só produzir conteúdo para as redes sociais do seu evento, mas também materiais gráficos como banners e panfletos.

O aplicativo aumenta sua produtividade. Ele será importante para executar as ações do seu plano de marketing. Para isso, você só precisará utilizar sua criatividade.

O Canva é uma ferramenta colaborativa, ideal para que você compartilhe as suas criações com outros membros da comissão organizadora.

Tornando-se uma das ferramentas mais importantes da nossa lista de aplicativos para eventos.

Ele funciona de forma gratuita, mas possui elementos pagos dentro da plataforma.

SurveyMonkey

Fundada em 1999, a SurveyMonkey permite a criação de questionários online em poucos minutos.

Quem melhor que os seus participantes para te dar um feedback sobre o seu evento?

–> Como e por que criar pesquisa de satisfação para eventos

O SurveyMonkey exibe em tempo real as respostas dos questionários e ainda disponibiliza filtros para analisar as respostas e obter o melhor resultado.

Através dos feedbacks, os participantes podem sugerir melhorias, fazer comentários e elogios; isso tudo online, auxiliando na organização de eventos.

Alternativas ao SurveyMonkey

Infelizmente, todos os planos de SurveyMonkey são pagos, mas existe uma forma gratuita de coletar as informações dos seus participantes.

Para isso, basta utilizar o Google Forms, os formulários do Google, apresentam os mesmo recursos de colaboração e compartilhamento encontrados no Google Docs.

Você pode criar uma pesquisa de opinião, analisar as pesquisas, e ainda recebe os resultados instantaneamente sempre que as pesquisas são respondidas.

Baixe agora um modelo gratuito e totalmente personalizável de pesquisa de satisfação para eventos:

Quero um modelo de pesquisa de satisfação para o meu evento

Meetoo

Aplicativos para eventos

Meetoo é um aplicativo para enquetes e mensagens em tempo real.

Ele possibilita conexão entre os participantes, além de poder avaliar opiniões e entendimento da plateia enquanto ocorre o evento ou conferência.

Permite  também a condução de discussões e tomada de decisões, de forma simultânea.

O engajamento da audiência do seu evento tem tudo para crescer com o Meetoo. Pois o aplicativo permite que os participante se envolvam no assunto e compartilhem ideias ou questões.

Dando a oportunidade de receber um feedback pelo aparelho que estão usando. Isso, consequentemente, torna a experiência dos participantes muito mais divertida e interessante.

É a ferramenta perfeita para encorajar a colaboração e conhecer melhor os integrantes do evento.

O Meetoo possui planos gratuitos e pagos.

Conta Azul

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A gestão financeira é um desafio para muitos empreendedores e organizadores, que sentem dificuldade para lidar com finanças.

O Nibo e o ContaAzul surgiram para ajudar e organizar finanças, trazendo simplicidade e gestão dos gastos com seu evento.

Eventos requerem investimentos, como locação de lugar, confecção gráfica (banners, folders, etc), dentre outras demandas.

Esse aplicativo controla o fluxo de caixa.

Assim como faz relatórios gerenciais, aponta atrasos em recebimentos, além de emitir boletos e notas fiscais.

App Credencia

O momento do credenciamento define como os participantes vão enxergar o seu evento.

É a primeira impressão que ele terá do seu evento, pensando nisso, a Even3 desenvolveu um aplicativo que automatiza o credenciamento do seu evento.

O app ainda funciona offline, agilizando a entrada dos participantes e prevenindo imprevistos.

Sem depender de internet você pode dar continuidade ao controle de entrada dos participantes. Já pensou se o sistema cair e gerar uma fila gigantesca no seu evento?

Os aplicativos para eventos são um complemento para auxiliar na organização, e tornam-se um grande aliado quando utilizados junto há uma plataforma de eventos.  

Encerramos aqui a nossa lista,  basta você escolher os melhores e adequar as necessidades do seu evento. Então, já havia usado algum dos aplicativos para eventos? E o que achou das minhas sugestões?

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