Existe um intervalo perigoso na captação de patrocínio: o tempo entre o “sim” do patrocinador e a assinatura do contrato.
Nesse intervalo, o orçamento da empresa muda. Além disso, o diretor que aprovou entra de férias, a verba de marketing é remanejada para outra ação… No fim, aquele patrocínio que parecia fechado volta para a estaca zero.
Eu vejo isso acontecer com frequência. Porém, na maioria das vezes o problema não é o preço nem a cota. Na verdade, é a demora em transformar a conversa em documento assinado.
Isso porque a demora costuma ter uma causa bem prática: o contrato sai de um lugar, a assinatura acontece em outro e, por fim, o arquivo some em uma caixa de e-mail. Mas isso pode mudar!
Neste texto, você vai entender:
Dito isso, vamos por partes.
Leia também: Patrocinador para eventos: 5 dicas para conseguir os melhores
O contrato de patrocínio é o documento que formaliza uma troca: a empresa investe dinheiro, produto ou serviço no seu evento e, em contrapartida, recebe visibilidade, acesso ao público e associação de marca.
Repare na palavra contrapartida, porque ela é o centro de tudo.
Em uma doação, alguém dá e não espera retorno. Em um patrocínio, existe retorno esperado.
E é justamente esse retorno que precisa estar escrito. Quando ele fica só no combinado verbal, cada lado guarda uma versão diferente da mesma conversa.
Por isso, o contrato de patrocínio não serve para desconfiar do parceiro. Ele serve para que os dois lados tenham a mesma lista na mão.
Nenhum contrato de patrocínio resolve uma proposta fraca. Por isso, antes de falar em cláusulas, vale organizar a etapa que vem antes.
O patrocinador não compra o seu evento. Na prática, ele compra acesso ao seu público.
Por isso, tenha três respostas prontas, por escrito:
Caso você ainda não tenha esses números, você pode coletá-los analisando edições anteriores, o mercado que você atinge ou até entrevistando inscritos.
Geralmente, três ou quatro cotas costumam bastar. Mais que isso, só confunde.
Então, para cada cota, descreva o que está incluso em itens contáveis. Por exemplo:
| Cota | Exemplos de contrapartida |
|---|---|
| Master / Diamante | Logo em destaque no site e no app, espaço na programação, ativação no local, aplicativo Coletor de Leads, menção em todas as circulares |
| Ouro | Logo no site e no app, estande em área nobre, aplicativo Coletor de Leads, envio de uma peça de e-mail marketing |
| Prata | Logo no site e no app, estande padrão, aplicativo Coletor de Leads, menção na abertura |
| Apoio | Logo no site, menção nas redes |
Basicamente, a regra é: se você não consegue contar, não coloque na cota. Ou seja, “Grande visibilidade” não é entrega, mas “logo na página do evento e em três e-mails para a base” é.
Para começar, liste fornecedores do setor, empresas que patrocinaram eventos parecidos, marcas que anunciam nas mídias que o seu público consome e parceiros institucionais.
Por outro lado, evite a lista genérica de grandes marcas. Isso porque a conversa fica muito mais curta e proveitosa quando o seu público é exatamente o cliente que a empresa quer.
Um ofício pedindo apoio é fácil de recusar. Mas um projeto com público, cotas, valores e contrapartidas é fácil de aprovar internamente. Afinal, a pessoa que recebe precisa defender aquilo para o chefe dela.
Vale lembrar que a Even3 preparou um material gratuito com a estrutura pronta, justamente para te poupar tempo aqui:
Por fim, o melhor momento de vender o patrocínio do ano que vem é logo depois do evento deste ano, com o relatório na mão.
Então, aproveite o final do evento para manter a conversa aquecida com os patrocinadores, mostrar entregas, melhorias e benefícios para o ano seguinte.
Para saber quais números realmente interessam à marca, vale ler quais métricas importam para patrocinadores de eventos.
Aqui, aliás, vale uma mudança de ponto de vista.
Até agora falamos do trabalho do organizador. Mas o patrocinador também tem trabalho!
Na maioria dos eventos, ele depende do organizador para cada informação. Por exemplo: quanto custa a cota Ouro? O que ela inclui mesmo? A segunda parcela já foi paga? Qual era o prazo da arte?
Quando essas respostas estão espalhadas em propostas, PDFs e conversas de WhatsApp, duas coisas acontecem:
Em primeiro lugar, antes da compra, a marca não consegue comparar os planos e demora a decidir. Além disso, depois da compra, cada dúvida vira uma mensagem para a equipe de organização do evento.
Por isso existe a Área do Patrocinador da Even3: um espaço próprio do patrocinador dentro da plataforma, onde ele acompanha sozinho tudo o que envolve a participação da marca no seu evento.
A seguir, veja o que ele encontra lá.
Em primeiro lugar, o patrocinador pode adicionar sua equipe à plataforma da Even3.
Em outras palavras, ele cadastra os representantes da empresa, normalmente o time de marketing ou jurídico, para acompanhar os contratos.
Isso importa mais do que parece, porque patrocínio quase nunca é decidido por uma pessoa só: quem negocia costuma ser diferente de quem assina e de quem envia a arte. Dessa forma, com cada representante no próprio acesso, a informação chega a quem precisa dela, sem virar repasse.
Este é o centro da área, e ele funciona em dois momentos.
Antes da contratação, o patrocinador vê as cotas disponíveis no evento e compara os planos lado a lado, com os benefícios incluídos em cada um. Ele identifica sozinho qual cota combina com a marca e entra em contato para fechar.
Repare no ganho: em vez de você montar uma apresentação por empresa e responder às mesmas perguntas em cada reunião, a comparação já está pronta e disponível.
Depois da contratação, a área passa a mostrar a seção Minha cota de patrocínio, com tudo o que foi combinado em uma tela só:
Assim, é a mesma referência para os dois lados. Ou seja, quando você e o patrocinador olham para a mesma tela, some aquela conversa de “eu achei que estava incluso”.
Saiba mais: Como funciona a gestão de patrocinadores na Even3
Além dos benefícios, o patrocinador acompanha as faturas da cota direto na área: o que já foi pago, o que está em aberto e as datas.
Assim, ambos os lados conseguem acompanhar as finanças com segurança e controle centralizado.
Além da cota, o patrocinador pode contratar os itens extras da feira pela própria área: mobiliário, energia adicional, mídia interna, serviços de montagem e o que mais a organização oferecer.
Para o organizador, essa é uma fonte de receita que costuma se perder.
Não porque a marca não queira comprar, mas porque pedir dá trabalho. Afinal, é preciso enviar e-mail, tabela, confirmação, boleto…
A Área do Patrocinador facilita essa compra pois centraliza a disposição dos itens, compra segura, faturamento e emissão de nota fiscal em um só lugar!
Como você viu, cada entrega prevista na cota aparece detalhada, com o que está incluído.
Em outras palavras, é a versão viva daquela cláusula de contrapartidas que o organizador escreveu no contrato.
Mas já pensou no que pode ser oferecido? Por exemplo, na Even3 é possível oferecer cupons de desconto com percentual ou valor fixo, quantidade limitada, prazo de validade e aplicação em todos os ingressos ou em categorias específicas. É uma entrega barata, mas valiosa para a marca, porque ela leva algo concreto para os clientes dela.
Entram aqui também as contrapartidas como a exibição da marca na página do evento, no Hall 2D — o salão digital de expositores e patrocinadores, que você monta sem precisar de designer — e no aplicativo do evento, que é onde o participante mais olha durante os dias de feira.
Leia também: Como criar um app para eventos na Even3
Sempre que a cota inclui espaço na feira, o estande aparece na Área do Patrocinador.
Dessa forma, o patrocinador sabe exatamente qual é o espaço dele no mapa e o que está incluído no seu estande.
Caso você também venda espaço avulso, o passo a passo completo está em como vender estandes.
Além disso, toda a papelada da relação fica reunida em um lugar:
Por fim, o retorno concreto: os leads. Com o App Coletor de Leads, a equipe do patrocinador escaneia o crachá do visitante pelo próprio celular na hora do evento, classifica o nível de interesse e escreve uma observação. No fim do evento, a lista dos leads estará organizada na Área do Patrocinador.
Na prática, essa é uma das funcionalidades mais ricas para medir o retorno do evento com dados reais.
Saiba mais: Como funciona o App Coletor de Leads da Even3
Com todas essas funcionalidades, ao fim do evento o patrocinador age com muito mais autonomia e o organizador gerencia expositores e patrocinadores com mais facilidade!
Mesmo com toda facilidade que a tecnologia entrega, é necessário formalizar o patrocínio com um documento.
Um contrato de patrocínio de evento não precisa ser longo, mas precisa ser específico. Por isso, use a lista abaixo como checklist ao revisar o seu:
Razão social, CNPJ, endereço e dados do representante legal de cada lado. Além disso, confirme quem tem poder para assinar pela empresa, porque nem todo contato comercial é o responsável legal.
Uma frase que diz o que está sendo contratado. Algo como: “patrocínio da cota Ouro do [nome do evento], realizado em [data] e [local]”.
Esta é a cláusula mais importante, pois gera atrito se não for clara.
Liste as contrapartidas item a item, com quantidade, formato e prazo. Por exemplo:
Se necessário, escreva também o que não está incluso para evitar interpretações erradas.
Valor total, número de parcelas, datas, forma de pagamento, dados bancários e, se aplicável, multa por atraso. Caso o patrocínio seja em produto ou serviço (permuta), descreva o item e o valor equivalente.
O patrocinador também tem obrigações. Defina até quando ele precisa enviar logo em alta resolução, textos, artes e informações de estande — e o que acontece se enviar depois.
Autorização recíproca para uso de logo e nome na divulgação, com limites de uso e prazo. Inclua também a autorização de captação de imagem no evento.
Caso alguma contrapartida envolva compartilhar dados de participantes, a cláusula precisa dizer qual é a base legal, quais dados são compartilhados, para qual finalidade e por quanto tempo. Além disso, compartilhe apenas dados de quem autorizou expressamente.
-> Saiba mais: LGPD para eventos
O que acontece se o evento for adiado, remarcado ou cancelado? Defina percentuais de devolução e prazos. Aliás, depois de 2020, nenhum contrato de evento deveria sair sem essa cláusula!
-> Veja também: O que fazer em caso de cancelamento do evento
Em quais situações cada parte pode encerrar o contrato, com qual aviso prévio e qual multa. Ou seja, o que acontece quando a parceria não vai até o fim.
Por último, a cidade eleita para resolver eventuais conflitos, além da data e da assinatura das partes.
Leia também: Guia do contrato para eventos: como assinar — com os cuidados que valem para todos os contratos do seu evento, não só o de patrocínio.
Agora, vamos à parte prática! A Even3 tem o Assinador Digital nativo. Ou seja, você não precisa mais exportar o contrato, subir em um assinador externo, baixar o PDF assinado e guardar em outra pasta.
Tudo acontece dentro da plataforma. Basicamente, você anexa o PDF, indica quem assina de cada lado e envia.
Do outro lado, o patrocinador assina pelo navegador sem criar conta, instalar programa ou ter certificado digital.
Na prática, isso significa:
E sim, a assinatura eletrônica tem validade jurídica.
Saiba mais: Como utilizar o Assinador de Contratos no meu evento
Não. Para contratos entre empresas privadas, o registro não é obrigatório. Ainda assim, ele pode ser recomendável em casos específicos, como patrocínios de valor muito alto ou com garantias envolvidas. Então, vale consultar o jurídico.
A carta de patrocínio é um documento simples, geralmente uma declaração de intenção ou de apoio. Por outro lado, o contrato de patrocínio é o instrumento completo, com contrapartidas, valores, prazos e penalidades. Portanto, para qualquer patrocínio com dinheiro envolvido, use o contrato.
Pode, como ponto de partida. Mas todo modelo precisa ser ajustado às contrapartidas reais da sua cota e revisado por um advogado. A parte que nunca deve ser copiada, aliás, é a descrição das entregas, porque ela é específica do seu evento.
Não. A assinatura acontece pela própria plataforma, sem instalação e sem certificado. Para confirmar, o signatário recebe um código de 6 dígitos por e-mail, válido por 4 horas. Veja como funciona.
Na tela de assinatura, além de “Assinar documento”, existe a opção “Recusar”. A recusa fica registrada no histórico do contrato, com data e hora. Em seguida, você ajusta o documento e cria um novo envio.
Dá. Ao criar o contrato, escolha “Salvar rascunho” em vez de “Finalizar e enviar contrato”. Isso é útil sempre que o documento ainda precisa passar por uma revisão interna.
Sim. Ou seja, o mesmo fluxo vale para contratos de estande e de expositores, que ficam arquivados junto do cadastro de cada empresa.
O mais rápido possível depois da confirmação. A taxa de desistência cresce a cada semana entre o aceite verbal e a assinatura. Por isso, vale ter o modelo pronto antes mesmo da última reunião com o patrocinador.
Captar patrocínio é um trabalho de convencimento. Manter o patrocinador, por outro lado, é um trabalho de organização.
Quando a cota, as contrapartidas, o contrato assinado, as circulares e os dados da participação ficam no mesmo lugar, duas coisas melhoram: você gasta menos tempo conferindo e tem muito mais material para vender a próxima edição.
Na Even3, a operação inteira do evento é gerenciada pelo organizador com facilidade. Não apenas a captação de patrocinadores, mas venda de ingressos, estandes, programação do evento, envio de certificados…
É hora de montar a página do seu evento e começar a captar patrocinadores. Defina suas cotas e comece agora:
