Já começou a pensar nas finanças do seu evento? Então precisamos entrar em um tópico super importante para esta etapa: o patrocinador!
-> Acompanhe todas as finanças do seu evento em uma planilha de eventos!
Seja em eventos presenciais, online ou híbridos, essa figura é essencial para a viabilidade financeira do seu evento e pode ser explorada em qualquer formato.
Isso mesmo, soluções de patrocínio online têm sido cada vez mais exploradas com o avanço da tecnologia em eventos.
Assim, as possibilidades de valor para você podem até ser até duplicadas. Então, quer saber como fazer isso? Saiba mais:
Basicamente, o patrocinador é uma empresa ou instituição que fornece auxílio financeiro para uma ação em troca de benefícios, como visibilidade da marca.
Então, antes de procurar por um patrocínio, é importante que você saiba quais são as possibilidades para o seu evento.
Assim, você poderá ir atrás das organizações certas!
Por exemplo, se o seu evento for de natureza científica, o primeiro lugar para procurar apoio pode ser em instituições de ensino ou editais públicos.
No caso de patrocínio para eventos, normalmente, as empresas interessadas costumam ajudar nos custos com materiais, passagens de palestrantes e também em operações.
Em troca, o seu novo patrocinador terá alguns benefícios, como:
- Exibição da marca nas peças do evento;
- Interação direta com participantes, como troca de e-mails, cupons ou participação ativa no evento;
- Stands em eventos online e muito mais.
Dessa forma, o patrocinador fica fixado na mente do público e ambas as partes envolvidas ganham benefícios.
Mas, para essa parceria ser efetiva e, de fato, concretizada, você precisa seguir algumas dicas:
1. Conheça o seu público
Primeiramente, seu público tem TUDO a ver com o seu patrocinador!
Afinal, vocês dois têm interesse em atingir as mesmas pessoas.
Portanto, estude bem o seu público, as marcas que eles consomem e o que os atrai para, então, buscar patrocinadores que tenham semelhança com o propósito dos seus participantes.
Assim, você pode dar valor ao seu evento oferecendo um público ideal para o patrocinador, além de beneficiar os participantes com essa aproximação.
Ainda, a partir de uma pesquisa de público, você vai saber exatamente por onde começar a buscar seus patrocinadores.
2. Tenha mais de uma opção de patrocinador
Agora que você está realizando a sua pesquisa, procure por mais de uma empresa ou organização que pode se beneficiar com o seu evento.
Isso porque é comum que algumas declinem o seu pedido, mesmo assim, você não vai desistir, não é?
Buscar patrocínio é uma experiência de aprendizado com muitas aceitações e recusas.
Por isso, é ideal que você tenha uma lista de opções com prioridades, como organizações com mais afinidade com o seu evento ou que têm maior possibilidade de patrocínio.
Então, invista mais esforços e prepare as abordagens para cada tipo de patrocinador.
Para isso, pesquise:
- Sites;
- Redes sociais;
- Opinião de clientes (procure no ReclameAqui ou comentários de posts nas redes sociais);
- Fale com representantes;
- Conheça os valores da empresa;
- Pesquisa a concorrência;
- Analise a imagem pública da empresa e se ela será positiva para o evento.
3. Saiba negociar
Ainda, sabe porque é super importante pesquisar e conhecer a empresa patrocinadora? Porque você vai negociar com ela!
Assim, ao realizar a pesquisa, você deve pensar na melhor abordagem para a negociação.
Esteja preparado para contrapropostas e saiba demonstrar os pontos de valor do seu evento, ou seja, por quais razões o patrocinador deve investir em você.
Assim, ficará claro para o patrocinador quais serão os benefícios que ele terá.
4. Tenha um contrato
Outra coisa super importante ao firmar uma parceria de patrocínio é ter um contrato!
Assim, além de demonstrar seu profissionalismo e responsabilidade, um contrato é uma segurança para ambas as partes envolvidas na negociação e estabelece confiança.
Neste documento devem estar listadas:
- As responsabilidades de cada parte;
- Direitos e deveres;
- Política de privacidade e uso dos dados pessoais dos participantes;
- Valor investido (cota de patrocínio);
- Entregas e contrapartidas.
5. Detalhe tudo no projeto de patrocínio
Falando em documentos importantes na conquista por patrocinadores, o projeto ou proposta de patrocínio é um documento que te acompanhará desde o princípio.
É nele que você vai descrever seu evento e todos os benefícios que o patrocinador terá. Ou seja, é aqui que você vai vender o seu produto!
Como este provavelmente será seu primeiro contato com o patrocinador, você deve detalhar informações como:
- Dados sobre o seu evento, como data prevista e local;
- A importância dele no contexto no qual está inserido;
- Quem são os organizadores;
- Resultados e marcos históricos alcançados;
- Dados relevantes de edições passadas;
- Tema da edição atual do evento;
- O seu público alvo;
- Potenciais palestrantes do evento;
- Atividades que acontecerão;
- Oportunidades para os patrocinadores;
- E claro: cotas de patrocínio e cotas de apoio.
Mas se você não sabe por onde começar a sua proposta, a Even3 preparou uma apresentação completa e editável para o seu projeto de patrocínio.
Ainda, vou detalhar cada item essencial dessa proposta:
Agora é hora de colocar a mão na massa e criar a sua proposta de patrocínio. Para isto, desenvolva os seguintes pontos:
Descrição detalhada do seu evento
Como já te falei, as informações básicas sobre o seu evento são essenciais.
Ou seja, o ideal é que você tenha o planejamento estratégico em mãos, mas eu sei que não é tão fácil acompanhar isso tudo!
Por isso, a Even3 criou uma planilha completa obrigatória em eventos. Com ela, todas as suas informações estarão em um só lugar.
Veja como é mais fácil acompanhar tudo:
Personalize a apresentação
Não desperdice sua pesquisa sobre o patrocinador. Use-a ao seu favor!
Edite a sua proposta de patrocínio destacando dados mais valiosos para aquele patrocinador específico.
Mostre as semelhanças entre seus públicos alvos, aplique a marca dele nas peças do evento, compare seu evento aos eventos que ele já patrocinou, fale da concorrência… Tudo isso vai entregar um diferencial à sua apresentação!
Calendário das atividades
Depois, é importante que o patrocinador acompanhe as etapas de trabalho.
Portanto, mostre sua organização e descreva na proposta:
- Localização do evento;
- Estrutura;
- Duração;
- Edições;
- Ínicio das vendas;
- Datas importantes no calendário do evento;
- Prazos para realização de tarefas.
Divulgação
Não esqueça de inserir as oportunidades de divulgação para o seu patrocinador!
Mostre que ele está inserido no seu plano de marketing e tem a oportunidade de aparecer também nas suas redes sociais.
Aliás, na Even3 você tem um espaço personalizado para os seus expositores e patrocinadores com um stand virtual para eventos online ou híbridos.
Cotas de patrocínio
Por fim, uma das grandes dúvidas dos organizadores é de como definir cotas de patrocínio e de apoio.
Assim, as cotas devem abordar os investimentos que os patrocinadores terão que fazer no evento e de que forma o evento poderá retribuir o investimento oferecido.
Lembre-se de que os benefícios de cada cota devem ser diferentes.
Cotas maiores, como a Diamante (ou como você opte por nomeá-la), exigem investimento maior da empresa patrocinadora.
Consequentemente, essa empresa deve ter mais benefícios no evento do que um patrocinador de cota Bronze, por exemplo.
Aí vale a pena trabalhar a criatividade e as diversas possibilidades do seu evento.
Para isto, que tal começar agora? Conheça as oportunidades para você e seus patrocinadores na Even3:
