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LGPD para eventos: 3 passos para adequar seu evento à lei

Se você chegou até aqui e nunca ouviu falar em LGPD para eventos, então eu preciso te alertar: seu evento pode estar em risco!

Afinal, com o avanço da tecnologia, hoje em dia não há quem não se preocupe com a segurança dos seus dados e o compartilhamento de informações pessoais, não é?

Nesse caso, não é diferente no mercado de eventos! Por isso que a LGPD, conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados, também é um mecanismo de proteção aos dados de todos os seus participantes.

Inclusive, já pensou que uma boa experiência em um evento passa também pela transparência e autonomia no uso dos dados pessoais? Então, chegou a hora de começar a pensar sobre isso!

No blogpost de hoje, eu vou te explicar como a LGPD impacta o seu evento e o que é necessário para se adequar à lei. Saiba mais sobre:

De forma direta, a LGPD é a Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil (Lei nº 13.709) que regulamenta todos os dados coletados ou tratados no Brasil.

Mas vale para qualquer tipo de serviço, viu? Seja público, privado, online ou offline.

Na prática, para proteger os dados pessoais de todos os brasileiros, a LGPD regula a coleta, armazenamento e compartilhamento deles.

Por isso talvez você tenha percebido algumas coisas novas na Internet nos últimos tempos…

Por exemplo, sabe quando você entra em um site novo e vê aquela mensagem pedindo permissão para “armazenar seus cookies”?

Então… percebeu como todo lugar tem um desses agora?

Exemplo: tela de cookies na Even3
Tela de armazenamento de cookies na Even3

Isso acontece porque, desde agosto de 2020, a LGPD, ou Lei Geral de Proteção de Dados, está em vigor no Brasil!

E adivinha só? Cookies são dados!

Eles são arquivos com seus dados de navegação naquele site e podem ser usados para várias finalidades, como analisar comportamento e enviar propagandas.

Por isso, nós, os donos dos dados, precisamos saber para que eles são usados e liberar este uso. Esta é uma das proteções garantidas pela LGPD.

Mas há vários outros tipos de dados protegidos pela lei e é importante que você saiba as classificações:

Uma das coisas mais importantes sobre a Lei Geral de Proteção de Dados é que ela propõe uma nova classificação sobre dados.

Então, eles passam a ser tratados de acordo com as necessidades das suas categorias. São elas:

Dado pessoal

Os dados pessoais são todas as informações que podem identificar uma pessoa física, relacionada a ela de forma direta ou indireta. Por exemplo, o nome, e-mail, endereço, RG ou CPF, telefone, os famosos cookies, entre outros.

Dados pessoais sensíveis

Como dados sensíveis, considera-se informações pessoais que podem gerar algum tipo de discriminação e tornam os donos mais vulneráveis.

Por exemplo, a origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico.

Por esse motivo, a LGPD prevê mais restrições no tratamento desses dados.

Além disso, as empresas que os tratam, ou seja, realizam qualquer ação com dados sensíveis, precisam manter altos padrões de segurança.

E os dados anônimos?

Por fim, há um tipo de dado que não está na LGPD, são os dados anônimos.

Isso porque um dado anônimo é aquele que não pode ser relacionado a nenhuma pessoa física, então ele não é considerado um dado pessoal.

Por exemplo, muitas pesquisas científicas utilizam dados estatísticos e, nesse caso, não precisam se preocupar com a LGPD.

Por outro lado, se você está organizando um evento, precisamos falar ainda mais sobre dados.

Mas não se preocupe em decorar cada um desses pontos de forma minuciosa! Vou te explicar o que é essencial para o seu evento, assim, você pode focar no que deve ser feito. 

Vamos lá?

Bom, agora que você já sabe o que é a LGPD, deve começar a pensar nos dados coletados pelo seu evento.

Por exemplo, sabe aquele momento da inscrição quando você pede nome, e-mail e outras informações? A LGPD já começa a valer aí!

Ou seja, é nesse momento que você precisa expressar ao participante como usará os dados dele.

Por exemplo, se, além da inscrição, você for usar os dados para envio de e-mails, publicidade direcionada ou qualquer outro fim, é preciso pedir consentimento ao participante.

-> Saiba como os dados de eventos online são valiosos para a sua empresa!

Como garantir o consentimento do uso dos dados em eventos?

O consentimento é um dos pontos principais da LGPD. Portanto, tudo precisa ser conhecido, autorizado e explicitado na Política de Privacidade, respeitando os seguintes pontos:

  1. O consentimento tem que ser dado de forma clara e livre;
  2. O uso dos dados tem que estar totalmente transparente, sem espaço para dúvidas;
  3. No caso de um contrato escrito, a cláusula a respeito dos dados deve ser destacada das demais;
  4. Caso seu evento solicite dados sensíveis – como raça, orientação sexual, saúde, filiação política etc – é preciso destacar a finalidade do tratamento. Ou seja, como você vai usá-los e para quê;
  5. Apenas pais ou responsáveis podem consentir o uso dos dados de menores de idade;
  6. Se o tratamento com os dados mudar, será necessário solicitar uma nova autorização do titular.

Na prática, isso pode ser garantido no evento através de alguns passos. São eles:

1. Garanta o consentimento com o opt-in e o opt-out

Para começar, vamos à dica básica: o opt-in e o opt-out. Já viu um desses por aí?

Opt-in e opt-out na Even3
Opt-in e opt-out na Even3

Em outras palavras, o opt-in é o consentimento que o participante dá para o tratamento dos dados e o opt-out é o direito ao cancelamento.

Inclusive, sabia que esse é um direito garantido pela LGPD? O participante tem o direito de retirar o consentimento, limitá-lo ou até apagá-lo.

Na prática, você pode investir em:

  • Caixinha de seleção ou formulário expressando abertamente o consentimento do participante;
  • Cancelamento de inscrições e assinaturas bem visíveis em todos os serviços ofertados.

E não precisa ter medo de garantir isso: a liberdade é sempre positiva na experiência.

Inclusive, participantes mais engajados tendem a ser aqueles que realmente desejam estar ali e trazem mais contribuições ao seu evento.

2. Tenha uma equipe qualificada para atender à LGPD

Além do direito ao cancelamento, a LGPD também garante que o participante acesse todos os seus dados pessoais, solicite informações sobre o tratamento deles, corrija-os, limite-os e muito mais!

Por isso, é importante que seu evento tenha uma equipe qualificada para atender essas solicitações.

Como uma plataforma de eventos pode te ajudar

Na Even3 todos os dados dos seus participantes estão armazenados em um só lugar, assim o gerenciamento é bem mais fácil.

No Menu Pessoas, é possível visualizar todas as informações dos participantes e sua equipe pode trabalhar nas solicitações com muito mais facilidade.

Menu Pessoas da Even3

Além disso, o participante pode acessar uma área com seus dados e tem a autonomia de se descadastrar dos e-mails enviados para ele.

Mas não esqueça! Embora a Even3 tenha a sua própria política de privacidade, ela diz respeito apenas a como a plataforma de eventos usará os dados.

Este é um ponto essencial que você deve observar em uma plataforma de eventos, pois dá segurança aos organizadores e participantes.

No entanto, ainda é necessário que você, como organizador, deixe explícita a forma como vai usar os dados dos seus participantes, principalmente se você for solicitar dados além dos dados básicos necessários no momento da inscrição.

3. Crie uma política de privacidade

Então chegou a hora de criar a sua política de privacidade! Neste documento, deve estar explícito:

  • Quais dados pessoais serão tratados;
  • Para qual finalidade;
  • Como, onde e por quanto tempo são armazenados;
  • Com quem os dados são compartilhados e sua responsabilidade.

Ainda, a LGPD prevê quatro agentes dentro da lei. Isto é, pessoas com funções específicas que deverão estar direcionadas na sua política de privacidade. São elas:

  1. Titular: como o nome já diz, é o dono dos dados tratados.
  2. Controlador: pessoa ou empresa responsável pelo tratamento dos dados pessoais. É quem coordena como o dado será coletado, usado e armazenado.
  3. Operador: É a empresa ou pessoa que realiza o tratamento dos dados pessoais em nome do controlador. Por exemplo, a plataforma de eventos usada pelo organizador.
  4. Encarregado: Também conhecido como Data Protection Officer (DPO), ele é a pessoa indicada pelo controlador para atuar como canal de comunicação entre ele, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Mas, atenção! Nem todo mundo precisa se preocupar com a função do encarregado, tá bom?

A ANPD desobriga a necessidade dessa função para microempreendedores e empresas de pequeno porte.

Então, basicamente, a sua política de privacidade deve expor como os dados do titular serão tratados, os direitos dele, qual é o papel do operador e, se necessário, dar as diretrizes para o trabalho do encarregado.

Assim, a política de privacidade torna o uso dos dados transparente até mesmo para quem não entende essa estrutura.

Portanto, para ser ainda mais acessível, recomendo buscar o auxílio de um profissional capacitado para criar uma política de privacidade de acordo com a LGPD, como um advogado.

Por outro lado, você já sabe o que acontece se não cumprir a LGPD? Entre as sanções, a lei prevê:

  • Advertências para que as medidas corretas sejam tomadas;
  • Multas;
  • Bloqueio, suspensão ou proibição do tratamento de dados pessoais;

Por fim, muito se fala sobre um impacto negativo da LGPD no mercado de eventos, mas, na verdade, há formas de usar isso ao seu favor.

Por exemplo, é através da LGPD que a gente reforça uma política de liberdade e autonomia para todos. Bem a cara do que esperamos nos nossos eventos, não é?

Além disso, a Lei também prevê a organização no tratamento dos dados.

Por exemplo, quando trata do gerenciamento e controle dos dados, a LGPD reforça a importância de saber tudo o que você tem nas suas mãos e organizar as informações em um só lugar.

Nesse sentido, uma plataforma de eventos, como a Even3, pode te ajudar a ter acesso e administrar com facilidade os dados de todos os seus participantes.

Como eu te falei, na Even3 você conta com um menu inteiramente dedicado a isso!

No Menu “Pessoas” você pode ver os dados, editá-los e exportá-los conforme a política de privacidade da plataforma e do evento, além de se comunicar com todos os participantes.

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