Você sabia que a maioria dos organizadores cometem erros na hora de assinar um contrato para eventos?
Isso porque muitos não sabem as regras que devem ser seguidas ao contratar uma plataforma de eventos, fornecedores, palestrantes, entre outros…
Por exemplo, muitos acham que qualquer pessoa pode assinar documentos. Mas eles só são válidos se forem assinados pelo representante legal do evento.
Além disso, nem todo tipo de assinatura é válida! Apenas algumas te garantem segurança jurídica e te protegem de possíveis problemas.
Então, que tal ficar por dentro de tudo que não pode faltar no contrato para eventos? Nesse artigo vou te ensinar mais sobre:
- Quem pode assinar um contrato para eventos?
- Posso usar assinatura digital em contratos para eventos?
- 4 dicas para assinar contratos para eventos com segurança jurídica
- Tipos de contratos mais comuns em eventos
Primeiramente, o mais importante de um contrato para eventos é que ele seja assinado pela pessoa certa.
Isso é muito simples se você for uma pessoa física. Afinal, os contratos devem ser assinados por quem criou o evento e está como organizador principal na plataforma.
No entanto, a situação é bem diferente se você representa uma instituição ou empresa!
Se o seu evento é ligado a alguma organização, você deve ser autorizado por ela para representá-la nos contratos que a envolvem.
Caso contrário, qualquer pessoa pode alegar que você não representa o evento ou a instituição e desfazer a contratação.
Imagine a dor de cabeça que isso pode te dar no dia do evento! Por exemplo, qualquer fornecedor pode cancelar contratos se verificar que você não é o representante legal da empresa que os contratou.
Portanto, lembre-se sempre de recorrer aos representantes ou responsáveis legais na hora de assinar contratos em eventos.
Diferença entre representante e responsável legal
São pessoas autorizadas a assinar contratos em eventos:
- Representantes legais: pessoas que têm a autoridade indicada em contrato ou no estatuto da instituição para representá-la em atos jurídicos. Exemplo: diretores e sócios;
- Responsáveis legais: refere-se a quem está autorizado a representar a empresa em situações específicas. Normalmente é uma pessoa autorizada por meio de procurações pelo representante legal.
Exemplo: Gerentes, Supervisores financeiros ou de marketing possuem autorização por meio de procuração para assinar os contratos dos eventos.
Agora que você já conhece quem pode assinar um contrato, é importante saber como essa assinatura deve ser feita.
Sim, ela pode ser digital, mas nada de usar fotos da sua assinatura e colar nos documentos, viu? Isso pode ser contestado!
O ideal é que você utilize softwares que garantem uma assinatura eletrônica segura, como o Clicksign ou plataformas reconhecidas pelo ICP Brasil.
Isso porque essas ferramentas utilizam tecnologias que garantem a segurança e veracidade do documento.
Inclusive, assinaturas digitais são até mais seguras do que as manuscritas!
1. Procure a empresa ou fornecedor no Reclame Aqui
Nunca feche um acordo sem investigar quem você está contratando.
Mesmo que tenha indicações, utilize o Reclame Aqui para analisar a confiabilidade e a qualidade dos serviços prestados. Uma empresa confiável terá níveis altos de resolução de problemas.
2. Nunca assine documentos com imagens
Como eu te disse, evite assinar documentos com imagens escaneadas de assinaturas.
Elas podem ser contestadas judicialmente. Isso porque não há comprovações de que a imagem foi, de fato, criada por quem assinou.
3. Evite documentos com formatos abertos
Evite contratos em formatos de documentos abertos, como .doc ou .docx. Eles podem ser editados facilmente.
Normalmente, os .pdfs são utilizados para este fim, mas eles também podem ser editados sem autorização.
Por esse motivo, prefira utilizar modelos de certificados digitais inalteráveis, como os criados por ferramentas como a DocuSign.
4. Feche contratos como pessoa jurídica
Se você possui uma empresa ou está criando um evento em nome da sua instituição, prefira assinar os contratos com pessoa jurídica. Isso pode oferecer alguns benefícios.
Por exemplo, usar CNPJ é mais seguro para todos os envolvidos no contrato. Isso porque é possível verificar a veracidade das informações e se a empresa realmente está ativa.
Além disso, você pode até ter descontos em algumas contratações, como acontece na Even3. A plataforma de eventos oferece pacotes com funcionalidades avançadas para instituições que organizam eventos recorrentes.
Mas lembre-se de garantir que um representante ou responsável legal esteja assinando os documentos.
Em resumo, a maioria dos documentos do seu evento vai precisar de assinaturas seguras, validadas juridicamente e feitas por quem tem legitimidade, ou seja, pelo responsável correto.
São alguns exemplos desses documentos:
- Contrato de prestação de serviços: define os serviços a serem prestados, como decoração, alimentação, som e iluminação. Detalha o escopo, os prazos e o pagamento pelos serviços.
- Contrato de locação de espaço: regula o aluguel de um local para o evento, incluindo termos de uso, horários, responsabilidades e custos associados;
-> Veja também: Como conseguir um alvará para eventos?
- Contrato de patrocínio: estabelece os termos entre o organizador do evento e um patrocinador, detalhando os benefícios para o patrocinador em troca do suporte financeiro ou material;
- Termo de autorização de uso de imagem e voz: autoriza a captura e o uso de imagens e gravações de voz dos palestrantes do evento. Este contrato é essencial para garantir que as fotos e vídeos podem ser usados em material promocional ou publicitário sem infringir direitos de imagem.
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