De um simples encontro formado em 2010 por iniciativa de estudantes da área das Ciências Naturais, o III CONCINAT (Congresso Nacional de Ciências Naturais/da Natureza), que aconteceu na Universidade de Brasília, se tornou, em 2018, um evento de nível nacional e de referência para estudantes e pesquisadores que atuam no campo.
Eles conseguiram, por meio de mudanças simples na forma de gerir o evento, triplicar o número de participantes, atrair mais palestrantes e elevar o Congresso ao patamar científico.
Porém, para que o evento obtivesse resultados tão expressivos, foi preciso, antes de tudo, mudar a sua forma de organização.
A primeira delas era formar uma comissão organizadora pró-ativa, composta por membros que estivessem dispostos a trabalhar pelo sucesso do evento.
O evento já adotava a prática de trocar de comissão a cada edição, porém, agora, mais do que nunca, escolher as pessoas certas era fundamental, já que o objetivo era claro: crescer e se tornar referência no meio.
Com esses membros já alocados em suas funções, tinham outro grande desafio: automatizar as etapas do evento.
O principal problema:
troca de comissões = troca de processos
Até então, todas as edições anteriores contavam com processos extremamente arcaicos e que, consequentemente, geravam muita burocracia e trabalho para a organização.
A cada troca de comissão, todos os procedimentos de criação de site, controle financeiro, venda de inscrições, submissão de trabalhos, publicação dos anais… tudo mudava.
Sem processos, costumava-se optar pelas vias tradicionais de organizar os eventos. Então, em edições passadas do CONCINAT, tinha-se o hábito de:
Criar sites por conta própria
Os sites do CONCINAT eram desenvolvidos em blogs do WordPress ou do Wix, por exemplo. Existia um site para cada edição e a identidade do evento também sofria alterações a cada ano.
Era por meio dos sites que a organização realizava toda a comunicação com os participantes.
Informavam, por exemplo, prazos e regras das submissões de trabalhos e o cronograma do evento.
Disponibilizar as inscrições por formulário
Para realizar a inscrição, era preciso preencher um formulário do Google Docs que era disponibilizado no site do evento.
Só então, o pagamento era disponibilizado para o participante.
Realizar a submissão de trabalhos por e-mail
A submissão de trabalhos do CONCINAT era feita toda por e-mail, assim como todos os processos que envolvem a submissão.
Entre eles estão a avaliação dos trabalhos, a divulgação dos resultados e a revisão.
Depois, os trabalhos aprovados eram publicados nos anais do evento e ficavam disponíveis para download neste mesmo site.
Para ajudar organizadores de eventos a produzir um congresso de sucesso, nós da Even3, fizemos um guia bem completo e gratuito. Você pode baixá-lo agora:
Como a Even3 ajudou o III CONCINAT a chegar ao patamar científico
Tanto os encontros iniciais (lá de 2010) como os Congressos anteriores tinham um caráter bem mais festivo do que acadêmico-científico.
E era exatamente isso que os organizadores da edição de 2018 queriam evitar.
Trazer essa seriedade para o evento não era tão simples assim, principalmente quando se tinha tantas outras coisas para pensar: inscrições, atividades, submissões, credenciamento, lidar com dinheiro, criação de website etc.
Por isso, para a edição de 2018, eles decidiram buscar uma plataforma que conseguisse dar a eles esse help.
Samuel Loubach, vice-presidente do Comitê Organizador, conta um pouco da experiência.
“Quando nós votamos para que o evento fosse realizado aqui em Brasília, nosso objetivo era justamente ser um evento que o pessoal pudesse vislumbrar de uma outra forma. Esta edição foi a primeira vez que o CONCINAT foi realizado em um nível tão grande e estritamente científico, e ter usando a plataforma da Even3 deu ao evento um caráter muito mais sério.”
A organização tinha, a princípio, duas opções de plataformas disponíveis para a gestão do evento. E, ao sentar para analisarem questões de custo e de benefício entre as duas, a decisão foi tomada.
“A gente não pensou duas vezes e optou pela Even3, justamente por ela fazer todo o processo, desde o início do Congresso até a publicação dos Anais. Foi um investimento que valeu a pena, pois é compatível com o que a plataforma entrega.”
– Samuel Loubach, vice-presidente do Comitê Organizador do III CONCINAT.
3x mais participantes
O III CONCINAT, que aconteceu em dezembro de 2018, alcançou número históricos.
O triplo de participantes em relação às edições anteriores, mais de 30 atividades no cronograma, 40 palestrantes e mais de 70 trabalhos submetidos no evento.
Venda de inscrições mais rápida e segura
Foram 196 participantes e, em momento algum, a organização precisou ter receios com o processo de venda de inscrições online.
Justamente por ser online, a venda aconteceu de forma muito mais rápida e fácil, o que fez com que o número de participantes triplicasse.
Outro aspecto que contribuiu positivamente para essa questão foi a segurança. A Even3 oferece um ambiente seguro para transações por cartões de crédito ou geração de boletos.
Maior controle das informações dos participantes
Nada de formulários no Google Docs e informações sendo transpassadas para planilhas.
Agora, com a Even3, os dados dos participantes do III CONCINAT ficam sincronizados à plataforma.
E, consequentemente, estão disponíveis aos organizadores durante todo o ciclo de vida do evento.
Assim, eles conseguem ver, por exemplo, em que atividades aquele participante está inscrito ou não.
E, para facilitar ainda mais a vida dos organizadores, a utilização de crachás em eventos, tanto para participantes quanto para palestrantes, é fundamental.
Isso porque, fica ainda mais fácil ter um controle de quem está inscrito nas atividade através do Qr Code.
Pensando nisso, o que acha de baixar agora modelos de crachás para você começar a usar nos seus eventos?
Credenciamento feito sem internet
Diante da instabilidade da internet da Universidade de Brasília, a opção de fazer o credenciamento offline foi um dos grandes atrativos da Even3 em relação às demais plataformas do mercado.
Pelo app “Even3 Credencia”, a organização conseguiu credenciar os participantes inscritos de maneira ágil e eficiente sem se preocupar com surpresas desagradáveis no decorrer do evento.
Anais do evento publicados já com ISSN
Todos os trabalhos submetidos no III Congresso Nacional de Ciências Naturais/ da Natureza e que foram aprovados estão nos anais do evento. Confira aqui: Anais do III CONCINAT
Os anais possuem uma página exclusiva com informações sobre o evento, ficha catalográfica, edições anteriores (se houver), normas e área temática.
Além disso, cada trabalho dos Anais do III CONCINAT já contam com o ISBN. Veja como ficou: Exemplo de trabalho publicado no III CONCINAT.
→ ISBN, ISSN ou DOI: qual identificador emitir para o meu trabalho?
Agora que você já sabe como a Even3 é uma plataforma completa e ideal para organização de eventos científicos e acadêmicos. O que acha de criar seu próprio evento de forma gratuita?
Certificados em apenas um clique
Como o próprio Samuel Loubach afirmou, emitir certificados pela Even3 “foi uma mão na roda”..
Em poucos minutos, foi possível gerar e distribuir os certificados aos 196 participantes do evento.
→ Guia definitivo para a emissão de certificados em eventos
Com um funcionamento intuitivo, a Even3 facilitou toda a gestão do evento, e o objetivo de lhe oferecer um caráter sério e científico foi alcançado.
Trazendo essas melhorias ao CONCINAT e, desta vez, com muito mais controle e segurança na parte financeira, a organização pôde aumentar o valor do ingresso e os participantes sentiram que, de fato, o Congresso chegou a um nível superior.
“A Even3 foi junto com a gente nessa expansão do evento, principalmente porque é uma plataforma séria, que traz um caráter científico muito grande para o evento. Os eventos anteriores não tiveram muita aderência, mas como o de 2018 foi uma coisa mais séria , o pessoal conseguiu ver e falar ‘Esse evento aí, eu boto fé’ “.
O crescimento continua em 2019
A edição de 2019 já está confirmada e será na cidade de Belém, capital do Pará.
Como é de regra, a comissão organizadora será composta por novos membros.
Sendo que devido ao grande sucesso que foi III CONCINAT, haverá uma condição para formar a nova comissão organizadora: quem participou da organização do evento do ano anterior também poderá ajudar a planejar o Congresso de 2019.
O objetivo? Que ele supere ainda mais o patamar (já tão memorável) do III CONCINAT de 2018.
“Para nós, que estamos tentando fazer um evento de qualidade, ter uma equipe e uma plataforma que possa dar o suporte e fazer o trabalho em conjunto, é ter certeza de que o evento será excelente.”
Com o crescimento contínuo do CONCINAT, espera-se, um dia, criar uma Sociedade Brasileira de Ciências Naturais. Assim, a visibilidade do evento será ainda maior.
Aos organizadores do CONCINAT, fica aqui registrado o nosso carinho. Queremos ver o evento na lista dos “mais desejados” entre os alunos das Ciências Naturais do Brasil e faremos o possível para que isso aconteça. Podem contar com a Even3 nessa jornada.
