Como o III CONCINAT triplicou o número de participantes

De um simples encontro formado em 2010 por iniciativa de estudantes da área das Ciências Naturais, o III CONCINAT (Congresso Nacional de Ciências Naturais/da Natureza), que aconteceu na Universidade de Brasília, se tornou, em 2018, um evento de nível nacional e de referência para estudantes e pesquisadores que atuam no campo.

Eles conseguiram, por meio de mudanças simples na forma de gerir o evento, triplicar o número de participantes, atrair mais palestrantes e elevar o Congresso ao patamar científico.

concinat dia do evento

Porém, para que o evento obtivesse resultados tão expressivos, foi preciso, antes de tudo, mudar a sua forma de organização.

A primeira delas era formar uma comissão organizadora pró-ativa, composta por membros que estivessem dispostos a trabalhar pelo sucesso do evento.

O evento já adotava a prática de trocar de comissão a cada edição, porém, agora, mais do que nunca, escolher as pessoas certas era fundamental, já que o objetivo era claro: crescer e se tornar referência no meio.

Com esses membros já alocados em suas funções, tinham outro grande desafio: automatizar as etapas do evento.

O principal problema:
troca de comissões = troca de processos

Até então, todas as edições anteriores contavam com processos extremamente arcaicos e que, consequentemente, geravam muita burocracia e trabalho para a organização.

A cada troca de comissão, todos os procedimentos de criação de site, controle financeiro, venda de inscrições, submissão de trabalhos, publicação dos anais… tudo mudava.

Sem processos, costumava-se optar pelas vias tradicionais de organizar os eventos. Então, em edições passadas do CONCINAT, tinha-se o hábito de:

Criar sites por conta própria

Os sites do CONCINAT eram desenvolvidos em blogs do WordPress ou do Wix, por exemplo. Existia um site para cada edição e a identidade do evento também sofria alterações a cada ano.

Era por meio dos sites que a organização realizava toda a comunicação com os participantes.

Informavam, por exemplo, prazos e regras das submissões de trabalhos e o cronograma do evento.

Disponibilizar as inscrições por formulário

Para realizar a inscrição, era preciso preencher um formulário do Google Docs que era disponibilizado no site do evento.

Só então, o pagamento era disponibilizado para o participante.

Realizar a submissão de trabalhos por e-mail

A submissão de trabalhos do CONCINAT era feita toda por e-mail, assim como todos os processos que envolvem a submissão.

→ Submissão de trabalhos: conheça todas as etapas e aprenda a fazer de um jeito simples no seu evento.

Entre eles estão a avaliação dos trabalhos, a divulgação dos resultados e a revisão.

Depois, os trabalhos aprovados eram publicados nos anais do evento e ficavam disponíveis para download neste mesmo site.

Como a Even3 ajudou o III CONCINAT a chegar ao patamar científico

Tanto os encontros iniciais (lá de 2010) como os Congressos anteriores tinham um caráter bem mais festivo do que acadêmico-científico.

E era exatamente isso que os organizadores da edição de 2018 queriam evitar.

Trazer essa seriedade para o evento não era tão simples assim, principalmente quando se tinha tantas outras coisas para pensar: inscrições, atividades, submissões, credenciamento, lidar com dinheiro, criação de website etc.

Por isso, para a edição de 2018, eles decidiram buscar uma plataforma que conseguisse dar a eles esse help.

Samuel Loubach, vice-presidente do Comitê Organizador, conta um pouco da experiência.

Samuel Loubach, vice presidente do comitê organizador“Quando nós votamos para que o evento fosse realizado aqui em Brasília, nosso objetivo era justamente ser um evento que o pessoal pudesse vislumbrar de uma outra forma. Esta edição foi a primeira vez que o CONCINAT foi realizado em um nível tão grande e estritamente científico, e ter usando a plataforma da Even3 deu ao evento um caráter muito mais sério.”

A organização tinha, a princípio, duas opções de plataformas disponíveis para a gestão do evento. E, ao sentar para analisarem questões de custo e de benefício entre as duas, a decisão foi tomada.

“A gente não pensou duas vezes e optou pela Even3, justamente por ela fazer todo o processo, desde o início do Congresso até a publicação dos Anais. Foi um investimento que valeu a pena, pois é compatível com o que a plataforma entrega.”

– Samuel Loubach, vice-presidente do Comitê Organizador do III CONCINAT.

3x mais participantes 

O III CONCINAT,  que aconteceu em dezembro de 2018, alcançou número históricos.

O triplo de participantes em relação às edições anteriores,  mais de 30 atividades no cronograma, 40 palestrantes e mais de 70 trabalhos submetidos no evento.

Venda de inscrições mais rápida e segura

Foram 196 participantes e, em momento algum, a organização precisou ter receios com o processo de venda de inscrições online.

Justamente por ser online, a venda aconteceu de forma muito mais rápida e fácil, o que fez com que o número de participantes triplicasse.

Outro aspecto que contribuiu positivamente para essa questão foi a segurança. A Even3 oferece um ambiente seguro para transações por cartões de crédito ou geração de boletos.

Maior controle das informações dos participantes

Nada de formulários no Google Docs e informações sendo transpassadas para planilhas.

Agora, com a Even3, os dados dos participantes do III CONCINAT ficam sincronizados à plataforma.

E, consequentemente, estão disponíveis aos organizadores durante todo o ciclo de vida do evento.

Assim, eles conseguem ver, por exemplo, em que atividades aquele participante está inscrito ou não.

Credenciamento feito sem internet

Diante da instabilidade da internet da Universidade de Brasília, a opção de fazer o credenciamento offline foi um dos grandes atrativos da Even3 em relação às demais plataformas do mercado.

participante do III CONCINAT

Pelo app “Even3 Credencia”, a organização conseguiu credenciar os participantes inscritos de maneira ágil e eficiente sem se preocupar com surpresas desagradáveis no decorrer do evento.

Anais do evento publicados já com ISSN

Todos os trabalhos submetidos no III Congresso Nacional de Ciências Naturais/ da Natureza e que foram aprovados estão nos anais do evento. Confira aqui: Anais do III CONCINAT

Os anais possuem uma página exclusiva com informações sobre o evento, ficha catalográfica, edições anteriores (se houver), normas e área temática.

Além disso, cada trabalho dos Anais do III CONCINAT já contam com o ISBN. Veja como ficou: Exemplo de trabalho publicado no III CONCINAT.

→ ISBN, ISSN ou DOI: qual identificador emitir para o meu trabalho?

Certificados em apenas um clique

Como o próprio Samuel Loubach afirmou, emitir certificados pela Even3 “foi uma mão na roda”..

Em poucos minutos, foi possível gerar e distribuir os certificados aos 196 participantes do evento.

→ Guia definitivo para a emissão de certificados em eventos

Com um funcionamento intuitivo, a Even3 facilitou toda a gestão do evento, e o objetivo de lhe oferecer um caráter sério e científico foi alcançado.

Trazendo essas melhorias ao CONCINAT e, desta vez, com muito mais controle e segurança na parte financeira, a organização pôde aumentar o valor do ingresso e os participantes sentiram que, de fato,  o Congresso chegou a um nível superior.

“A Even3 foi junto com a gente nessa expansão do evento, principalmente porque é uma plataforma séria, que traz um caráter científico muito grande para o evento. Os eventos anteriores não tiveram muita aderência, mas como o de 2018 foi uma coisa mais séria , o pessoal conseguiu ver e falar ‘Esse evento aí, eu boto fé’ “.

O crescimento continua em 2019 

A edição de 2019 já está confirmada e será na cidade de Belém, capital do Pará.

Como é de regra, a comissão organizadora será composta por novos membros.

Sendo que devido ao grande sucesso que foi III CONCINAT, haverá uma condição para formar a nova comissão organizadora: quem participou da organização do evento do ano anterior também poderá ajudar a planejar o Congresso de 2019.

O objetivo? Que ele supere ainda mais o patamar (já tão memorável) do III CONCINAT de 2018.

“Para nós, que estamos tentando fazer um evento de qualidade, ter uma equipe e uma plataforma que possa dar o suporte e fazer o trabalho em conjunto, é ter certeza de que o evento será excelente.”

Com o crescimento contínuo do CONCINAT, espera-se, um dia, criar uma Sociedade Brasileira de Ciências Naturais. Assim, a visibilidade do evento será ainda maior.

Aos organizadores do CONCINAT, fica aqui registrado o nosso carinho. Queremos ver o evento na lista dos “mais desejados” entre os alunos das Ciências Naturais do Brasil e faremos o possível para que isso aconteça. Podem contar com a Even3 nessa jornada.

fale com um especialista

RECEBA Nossas Novidades

Comments