Você já parou para pensar em tudo que uma pessoa vive desde o momento em que descobre o seu evento até o dia em que ela conta para os amigos como foi a experiência? Esse caminho tem nome, é a jornada do participante.
Embora muitas vezes não tenhamos consciência dela, conhecê-la e tomar o controle pode garantir o sucesso do evento sem precisar de grandes investimentos financeiros.
Aliás, alguns benefícios são bem claros, como o aumento de público, priorização inteligente de recursos, fidelização de clientes, entre outros.
Já imaginou ter tudo isso no seu evento? Então veja como aplicar esse conhecimento na prática 👇
A jornada do participante é o caminho percorrido por uma pessoa em todas as etapas de relacionamento com um evento.
Ela começa antes mesmo da inscrição, quando alguém descobre que o evento existe, e continua durante toda a experiência e até depois do encerramento.
Esse conceito é inspirado na conhecida “jornada do consumidor”, muito utilizada em marketing. A diferença é que, no contexto dos eventos, o objetivo não é apenas vender um ingresso, mas proporcionar uma experiência positiva do início ao fim.
Quando essa jornada é bem planejada, o participante:
O resultado é um público mais satisfeito, mais engajado e muito mais propenso a recomendar seu evento para outras pessoas.
Embora cada evento tenha suas particularidades, é possível organizar a jornada do participante em cinco grandes etapas. Vamos por elas:
É o primeiro contato da pessoa com o seu evento. Pode acontecer por meio de redes sociais, indicação de um amigo, anúncio pago, e-mail marketing ou até uma busca no Google. Nessa fase, o objetivo é despertar curiosidade e mostrar, de forma clara, qual problema o seu evento resolve ou qual transformação ele proporciona.
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Aqui, a pessoa já sabe que o evento existe, mas ainda está decidindo se vai participar. Então, ela compara opções, lê depoimentos, verifica a programação, analisa o investimento e pensa se aquele é o momento certo para ela. É o momento de tirar dúvidas e reforçar os benefícios de participar.
A pessoa decide participar e faz a inscrição. A partir daqui, começa uma fase fundamental e muitas vezes esquecida: a preparação. Confirmações por e-mail, informações sobre local e horário, orientações práticas e até pequenos lembretes ajudam a manter o entusiasmo aceso até o dia do evento.
É o momento em que tudo se concretiza: a recepção, a infraestrutura, o conteúdo, a interação com outros participantes, o suporte da equipe e todos os pequenos detalhes que compõem a vivência presencial ou online. É aqui que a expectativa criada nas etapas anteriores se transforma em realidade.
Muita gente acredita que a jornada termina quando o evento acaba, mas é justamente aqui que se constrói a fidelização. O envio de agradecimentos, certificados, materiais complementares e pesquisas de satisfação faz toda a diferença para que a pessoa guarde uma boa lembrança e queira participar dos próximos eventos.
Agora que você já entende as etapas, vamos ao que realmente importa: como agir em cada uma delas para impactar positivamente quem participa do seu evento.
Antes de tudo, você precisa conhecer seu público.
Isso porque quanto mais você entender quem participa do evento, mais fácil será criar experiências e comunicações relevantes.
Portanto, pergunte-se:
Essas respostas ajudam a tomar decisões melhores em todas as etapas.
Chegando nas etapas, o ideal é construir experiências que gerem o efeito “wow”, conhecido por aquela sensação de “esse evento superou minhas expectativas”.
Por si só, isso já vai tornar seu evento diferente.
Então, por exemplo, na fase de descoberta, capriche no primeiro contato com o evento.
Aqui o participante deve reconhecer seu evento: ver visuais atrativos, mensagens que façam sentido entre si e ter uma experiência rápida e segura no site.
Como melhorar esse ponto de contato:
Como gerar o efeito WOW:
Em vez de apenas divulgar data e programação, conte histórias, mostre resultados de edições anteriores, compartilhe depoimentos e faça o participante imaginar como será viver aquela experiência.
Entre a inscrição e o grande dia existe um período muito importante.
É nessa fase que surgem dúvidas, expectativas e até o risco de o participante esquecer do evento.
Como melhorar esse ponto de contato:
Como gerar o efeito WOW:
Envie conteúdos que preparem o participante para aproveitar melhor a experiência, como dicas dos palestrantes, materiais introdutórios ou sugestões de networking antes mesmo do evento começar.
Assim, a sensação é de que o evento já vale a pena e dá mais segurança de participar.
É aqui que o participante vivencia tudo aquilo que foi prometido.
As primeiras impressões contam muito, como a recepção, contato com as pessoas e o credenciamento.
Como melhorar esse ponto de contato:
Como gerar o efeito WOW:
Crie momentos inesperados e memoráveis. Pode ser uma atividade interativa, brindes de boas-vindas, uma dinâmica, um espaço instagramável, oportunidades de networking ou conteúdos exclusivos que não estavam previstos inicialmente.
No fim, são essas pequenas surpresas que costumam ser lembradas por muito tempo.
A experiência não termina quando a última palestra acaba.
Na verdade, esse é um momento decisivo para fortalecer o relacionamento com quem participou.
Como melhorar esse ponto de contato:
Como gerar o efeito WOW:
Vá além do básico. Compartilhe um resumo dos principais aprendizados, envie materiais complementares, ofereça acesso antecipado à próxima edição ou mantenha uma comunidade ativa para que os participantes continuem trocando experiências.
Em resumo: impactar a jornada do participante não significa fazer grandes investimentos, mas sim prestar atenção aos detalhes certos, no momento certo.
Por fim, quando você planeja toda a jornada do participante, reduz atritos, fortalece o relacionamento com sua audiência e aumenta as chances de que ela volte nas próximas edições.
E há indicadores que mostram se você está fazendo um bom trabalho ou não, como:
Acompanhar esses pontos te ajuda a entender, com base em dados e não apenas em impressões, onde a jornada do participante está funcionando bem e onde ainda existem oportunidades de melhoria.
Como eu te disse, depois desses passos você será capaz de identificar onde é possível melhorar na jornada do seu participante.
Mas esse trabalho não precisa ser complicado!
Para te ajudar a aplicar tudo isso na prática, a Even3 preparou um material completo e gratuito: o Manual para melhorar a experiência do participante.
Com dicas simples e aplicáveis, você aprende a transformar cada contato com o participante em uma oportunidade de gerar mais satisfação, engajamento e fidelização. Comece agora:
