Você sabia que o pagamento das inscrições em eventos também pode ser feito por nota de empenho?
Te explicando de maneira simples, quando uma instituição pública quer pagar pela inscrição de seus colaboradores em um evento, ela não pode utilizar as formas de pagamento tradicionais, como o boleto ou o cartão, devido a algumas leis e burocracias existentes em nosso país.
E, por isso, elas utilizam a nota de empenho.
O nome é estranho, não é? Mas não é um bicho de sete cabeças!
Neste artigo, vou te explicar como é simples receber esse tipo de pagamento no seu evento.
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Basicamente, a nota de empenho é uma promessa de pagamento feita pelo órgão público para você ou sua empresa.
Assim, de acordo com o site do Ministério da Economia, o empenho é um “documento utilizado para registrar as despesas orçamentárias realizadas pela Administração Pública em seu primeiro estágio”.
Isso significa que, ao emiti-la, a instituição pública está reservando o dinheiro, que só será pago em um momento futuro.
Ou seja, você, enquanto organizador do evento, não vai receber o dinheiro de imediato como ocorre no caso do pagamento feito por boleto ou cartão de crédito, mas somente após o evento.
“O empenho da despesa é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição” (Art 58 da Lei 4.320/64).
Por isso, é importante se organizar financeiramente para controlar o dinheiro que ainda vai entrar na sua conta. Uma boa ideia é registrar essa venda manualmente na plataforma do evento e em uma planilha de finanças.
Mas para que você entenda de uma maneira ainda mais fácil e poupe estresses desnecessários, elaboramos um passo a passo para a emissão da nota de empenho. Que tal conferir?
De acordo com o que falamos, o Ministério da Economia assegura que é importante constar na Nota de Empenho alguns dados, como:
Primeiramente, você precisa saber que a nota de empenho será emitida pelo órgão público que está inscrevendo participantes em seu evento.
No entanto, você vai precisar compartilhar algumas informações para receber o dinheiro sem problema. Veja quais são:
Para iniciar, solicite os nomes, e-mails e categorias dos participantes da instituição pública que irão ao seu evento. Isso vai ser importante para que você registre as vendas e receba o valor correto pelas inscrições.
Para isso, observe um modelo e preencha-o de acordo com seu evento:
Prezado Senhor(a),
para realização das inscrições dos seus colaboradores no EVENTO X, precisamos das seguintes informações:1 – Dados dos participantes:
Nome:
E-mail:
Categoria de Inscrição:
As categorias disponíveis e seus respectivos valores são:
Estudantes X – R$ XX,XX
Associados Y – R$ XX,XX
Profissionais Z – R$ XX,XX2 – Em anexo, as documentações necessárias para a emissão/pagamento da Nota de Empenho (listadas no próximo tópico).
De acordo com a Lei, sua empresa deverá estar em situação regular para receber uma nota de empenho.
Assim, para confirmar tal regularidade, você precisa obter algumas certidões solicitadas pelo órgão público e, dentre as mais comuns, estão:
Pensando nisso, você mesmo pode emitir essas certidões entrando nos sites acima e digitando o CNPJ da sua empresa. Lembre-se: cada site emite um arquivo em PDF com o documento.
E, se você estiver com grandes dificuldades para conseguir juntar toda a documentação, peça ajuda ao seu contador, ele consegue essas e outras documentações facilmente!
-> Saiba mais: Como abrir um CNPJ para eventos? Guia completo
Um outro passo é enviar a documentação para o órgão público juntamente aos dados da sua empresa e conta bancária. Segue um modelo de e-mail:
Prezado Senhor(a), o Empenho deverá emitido a nome de:
Dados da Empresa: Razão Social, CNPJ, Inscrição Estadual, Endereço, Cidade Estado, CEP
Dados bancários:
BANCO
AGENCIA XXXX
CONTA CORRENTE: XXXXX-X
Valor Total: R$ XX,XXFavor responder a esse e-mail com a nota de empenho anexada.
Com a nota de empenho em mãos, teoricamente, já está tudo pago. Agora é só esperar a compensação.
Sendo assim, como próximo estágio, registre os participantes na plataforma de eventos ou na planilha de finanças e não se esqueça de confirmar as inscrições.
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Finalmente, para receber o dinheiro, há uma última etapa a ser seguida (mas não menos importante, hein?):
Apresente, no dia do evento, os recibos e confirmações de credenciamento. Caso deseje, recolha também as assinaturas dos participantes da instituição pública também.
Em seguida, envie-os para o seu contato no órgão público e solicite a Liquidação do Empenho. Segue mais um modelo de e-mail:
Prezado Senhor(a),
Solicito a liquidação do empenho N XXXXX, referente à participação de Fulano, Cicrano e Beltrano, no evento XXXXXXXXXXXXXX, realizado dos dias XXXXXXXXXX. Seguem os recibos em anexo.
Pronto! Dessa forma, o dinheiro estará na sua conta em poucos dias.
Sim, ainda é uma burocracia enorme emitir uma nota de empenho no Brasil!
Mas, vamos pensar pelo lado positivo? Pelo menos, assim, conseguimos disseminar a pesquisa e a ciência no nosso país e isso já é fantástico!
Como eu te disse, acompanhar as vendas por empenho vai ser muito mais fácil com uma plataforma de eventos.
Você pode utilizar a Even3, pois a plataforma torna o registro do pagamento por empenho fica ainda mais simples. Caso ainda não tenha criado o evento, inicie agora mesmo de forma gratuita!
Com isso, você pode ter o controle de todas as informações relativas ao empenho no nosso menu Vendas.
Além de incluir o nome do participante, o seu respectivo e-mail para inscrição e ainda informar o status do pagamento por empenho.
Ou seja, se ele já foi pago ou está aguardando pagamento.
Caso seja necessário, também inclua nas observações as anotações relativas ao documento, como o número da liquidação por empenho.
Assim, você centraliza as informações importantes em um só lugar e facilita a gestão do evento.
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