Como fazer o credenciamento em eventos?

“A primeira impressão é a que fica” é certamente o que você pode dizer a respeito do credenciamento para eventos. Já pensou nisso?

Afinal, é ele que define como seus participantes serão recebidos: com filas enormes e estresse ou com calma e agilidade.

Como o credenciamento é uma das primeiras etapas de contato com os participantes, uma boa execução vai fazer a diferença.

Para tanto, você pode recorrer a algumas boas práticas e ferramentas tecnológicas. Saiba mais sobre:

• O que é credenciamento para eventos?
• Como fazer o credenciamento de um evento?
• 5 dicas para tornar seu credenciamento mais rápido

O que é credenciamento para eventos?

Em eventos, o credenciamento é a validação do ingresso de um participante e a confirmação da sua presença no local.

Por isso, ele é a primeira etapa de um evento presencial.

Nesse momento, são controladas as entradas de pessoas autorizadas. Em alguns casos, há também a entrega de materiais de apoio e brindes iniciais.

Além disso, o credenciamento está conectado aos certificados. Isso porque é ele que comprova a participação no evento e garante que o participante pode receber a certificação.

Como fazer o credenciamento de um evento?

1. Planeje com antecedência

Primeiramente, o planejamento do seu credenciamento vai começar assim que a data do evento for confirmada.

Então, você deve definir o método de credenciamento (online, presencial, híbrido) e a plataforma a ser usada.

Além disso, no dia do evento, você deve prestar atenção em alguns itens essenciais. Siga o checklist:

• Teste e instalação da internet no local;
• Separação e montagem de kits para os participantes;
• Montagem dos guichês de credenciamento;
• Instalação e organização de equipamentos essenciais: notebooks, listas de participantes e impressoras de etiquetas.

2. Treine a equipe

Ter uma equipe de credenciamento é essencial para validar as entradas dos participantes mais rapidamente.

Portanto, separe um time apenas para essa atividade e certifique-se que todos sabem utilizar as ferramentas necessárias para o credenciamento.

Além disso, forme uma equipe capaz de resolver problemas e orientar os primeiros passos dos participantes.

Veja como funcionou o credenciamento do Mangue.bit, em 2022:

3. Crie diferentes pontos de credenciamento

Configure múltiplos pontos de credenciamento para evitar aglomerações. Garanta que estejam bem sinalizados e acessíveis.

4. Defina um responsável para a entrega de kits

Como eu te disse, é importante manter os kits e brindes para participantes organizados previamente. A mesma regra é válida para materiais de apoio.

Mas é interessante também que você divida essas atividades entre a sua equipe de credenciamento no dia do evento.

De forma que uma pessoa esteja responsável por credenciar os participantes e outra em entregar-lhes o kit.

Assim, as filas certamente serão menores e os participantes vão se locomover mais rápido.

5. Utilize um sistema de credenciamento

Você já viu as tecnologias que permitem validar os ingressos dos participantes através de aplicativos de celular?

Elas fazem a leitura dos QR Codes dos ingressos e concluem o credenciamento em até 5 segundos.

Essas soluções são conhecidas como aplicativos de credenciamento e normalmente estão relacionados a um sistema de credenciamento.

Um sistema de credenciamento une diversas funcionalidades para tornar essa etapa do seu evento mais rápida e fácil de organizar.

Por exemplo, o sistema da Even3 oferece o aplicativo de credenciamento e outras soluções como:

• Registro da entrega (ou não) dos kits e materiais de apoio;
• Acompanhamento da quantidade de participantes presentes no dia do evento;
• Credenciamento em atividades.

Dessa maneira, você não precisa se preocupar em realizar mais nenhuma anotação manual no dia do evento.

6. Prepare o credenciamento offline

Além das funcionalidades tradicionais, um bom sistema de eventos também pode oferecer o diferencial do credenciamento offline.

Isso vai te proteger de imprevistos comuns, como queda de energia, problemas com a internet, notebook travando…

Na prática, um aplicativo como a da Even3 lê o QR Code do ingressos mesmo sem internet, salva as informações e as atualiza quando há conexão.

Assim, finalmente você terá um credenciamento seguro, rápido e livre de confusões!

Mas se você quiser torná-lo ainda mais simples, tenho algumas dicas práticas para te dar:

5 dicas para tornar seu credenciamento mais rápido

1. Utilize crachás durante o credenciamento do seu evento

A utilização de crachás é um dos pontos mais importantes para tornar seu credenciamento mais rápido.

Isso porque normalmente eles possuem etiquetas com os QR Codes da inscrição dos participantes e facilitam a sua leitura e validação. 

Além disso, os crachás também são uma importante ferramenta de identificação das pessoas e facilitam o controle de acesso. Isso vai garantir que apenas participantes entrem nas áreas do evento.

Ainda, cores diferentes em crachás podem ajudar a distinguir facilmente quem é participante, palestrante ou staff. 

Se quiser, você também pode inserir informações relevantes, como nome, empresa e cargo dos participantes.

Dessa maneira, os crachás vão estimular o networking e a interação no seu evento.

2. Divida o credenciamento por grupos

Como eu te falei, é ideal criar diferentes pontos de credenciamento no seu evento.

Mas para evitar que todos se direcionem para o mesmo local, é melhor dividir seus participantes em grupo.

Por exemplo, separar pessoas pelas letras iniciais do nome (ex. A-G; H-N), categorias de ingressos (ex. Geral, Estudante, Área VIP), entre outros.

O importante é comunicar ao participante essa organização previamente. Então, lembre-se de informar onde ele deve se credenciar no local do evento.

3. Selecione uma pessoa para gerenciar as filas

Para evitar transtornos, você pode criar a função de organizador de filas na sua equipe de credenciamento.

Assim, esse membro do time vai guiar os participantes na fila. Ele vai explicar quais documentos precisam ter em mãos e também vai indicar por onde devem entrar.

No geral, um suporte para agilizar e direcionar o credenciamento.

4. Separe um local para novas inscrições

Alguns eventos permitem a inscrição de novos participantes no local.

Se esse é o seu caso, é ideal separar um local específico para admitir inscrições e realizar o cadastro dos novos participantes.

Assim, você evita que filas maiores se formem e atrapalhem o credenciamento. Dessa forma, tanto novos inscritos, quanto os atuais participantes têm uma ótima experiência no evento.

5. Utilize totens de autocredenciamento

Por fim, você pode tornar seu credenciamento ainda mais rápido com o autocredenciamento.

Ele é um sistema que permite que os participantes façam check-in de forma rápida e independente sem enfrentar filas longas.

Na prática, o autocredenciamento funciona da seguinte forma:

Tablets ou computadores são logados em telas de autocredenciamento. Como abaixo:

Essas telas são disponibilizadas por qualquer sistema de credenciamento que possui a função de autocredenciamento, como a Even3.

Depois, os dispositivos serão alocados nas entradas do evento funcionando como totens para o autocredenciamento dos participantes.

Dessa maneira, você pode até reduzir o número de pessoas necessárias na sua equipe de credenciamento e manter apenas os profissionais para orientar os participantes.

Então, sobrará mais tempo e equipe para focar em outras partes do evento, não é?

Credenciamento para eventos online: como funciona?

Enfim, a maioria das dicas que te ofereci vão funcionar muito bem para eventos presenciais ou híbridos.

Mas e se o seu evento for online? 

Nesses casos, o credenciamento é ainda mais importante para controlar quem, de fato, acompanhou o conteúdo e está apto para ser certificado.

Sendo assim, atualmente você pode recorrer a algumas alternativas de credenciamento virtual. São elas:

Credenciamento por formulário

Primeiramente, o método mais popular é o uso de formulários, como Google Forms ou Survey Monkey.

Assim, os participantes preenchem seus dados durante a transmissão e recebem os certificados.

Embora pareça simples, esse método é extremamente manual.

Aliás, ele exige que os organizadores criem o formulário online, chequem os dados de cada participante e enviem individualmente os certificados para os e-mails informados.

Credenciamento por chat

Outra abordagem igualmente comum e manual é coletar os dados via chat da transmissão.

Nesse caso, os participantes deixam suas informações, como nome e email, diretamente no chat.

Mas esse método não é muito indicado. Isso porque ele pode causar sobrecarga de mensagens e dificultar a verificação das informações enviadas.

Credenciamento online pela Even3

Pensando em resolver as principais dores dos organizadores, a Even3 criou duas formas de credenciamento online: o automático e o manual.

No modo automático, os participantes são credenciados pela plataforma automaticamente quando acessam a transmissão online do evento.

Por outro lado, o modo manual deve ser liberado pelo organizador no momento em que ele preferir na transmissão online.

Depois, o próprio participante deve clicar no botão para confirmar a presença.

Dessa forma, fica muito mais fácil garantir que o evento está sendo acessado apenas por participantes.

Além de facilitar o envio de certificados, já que a plataforma pode encaminhar os documentos para os credenciados automaticamente após o evento. Sem nenhum custo adicional ao organizador!

Que tal utilizar a funcionalidade no seu evento? Veja como funciona na prática: