Como e por que criar eventos online pela Even3

Já pensou em reunir milhares de pessoas interessadas em um assunto comum sem precisar fazer com que elas saiam de casa? Com os eventos online, também chamados de eventos digitais, isso é possível! Hoje, vou te mostrar como criar eventos online pela Even3.

Além de explicar os benefícios de transmitir o seu evento através de uma plataforma que foi criada pensando justamente em facilitar a vida dos organizadores de eventos.

Conseguimos reunir, em um mesmo ambiente, ciência, conhecimento e tecnologia. Tudo para que você consiga executar o seu evento acadêmico e científico mantendo o padrão de um evento presencial, sendo que realizando-o totalmente online! Da abertura das inscrições à emissão dos certificados do evento.

Antes, recomendamos alguns conteúdos que vão te ajudar a tornar o seu evento online uma experiência enriquecedora:

  1. Eventos online: por onde começar?
  2. Transmissão pré-gravada para eventos online
  3. Transmissão ao vivo para eventos online
  4. Como escolher os equipamentos certos para gravar conteúdos para eventos

O que muda do evento presencial para o evento digital?

Criar um evento online envolve praticamente as mesmas etapas de criar um evento no formato presencial. É preciso planejá-lo, pensar em um tema, montar uma comissão organizadora, delegar funções e atividades…

A grande diferença é que, em um evento presencial, você teria que reservar um local, organizar as salas, conferir se todos os palestrantes estão confirmados, receber os participantes e cuidar da limpeza do ambiente.

Essas atividades que envolvem fornecedores, por exemplo, na maioria das vezes, deixam de existir.

Por isso, o tempo de planejamento do evento online tende a diminuir.

Se no evento presencial nós recomendamos que o planejamento comece com cerca de 6 meses de antecedência, no online você consegue reduzir esse tempo para 3 meses!

E embora você não precise alugar um espaço para receber os participantes e palestrantes, é preciso pensar no ambiente virtual onde irão acontecer essas palestras.

Com uma plataforma de eventos como a Even3, você consegue maximizar a experiência de organização e de participação de eventos online. Vou te mostrar como.

Como criar eventos online na Even3?

Pensando em atender às necessidades dos eventos online ou eventos digitais, criamos o ambiente de Transmissão Online na nossa plataforma.

Por lá, o organizador consegue selecionar o formato de transmissão online que irá adotar no evento: se será uma transmissão ao vivo ou uma transmissão pré-gravada.

A transmissão ao vivo é indicada para eventos que contam com apenas uma palestra e para palestras de curta duração. Isso porque como o conteúdo é gravado e transmitido de forma simultânea, ele está mais suscetível a falhas, como falhas na conexão por exemplo.

→ Acesse agora: Tudo sobre transmissão ao vivo para eventos

Já a transmissão pré-gravada é indicada para eventos que contam com mais de uma palestra ou para aqueles que desejam ter mais tempo para gravar e produzir o conteúdo, editando-o e deixando-o com uma qualidade maior.

→ Não perca: Tudo sobre transmissão pré-gravada para eventos

Neste artigo, vou te mostrar como funciona cada um desses tipos de transmissão na Even3. Assim, você consegue decidir com segurança qual irá adotar no seu evento.

Transmissão ao vivo pela Even3: como funciona

Transmitir ao vivo pela Even3 é muito simples.

Você só precisa informar qual plataforma de vídeo escolheu para transmitir o seu evento: Youtube Live, Google Meet, Zoom, Skype

Em seguida, irá colocar o link da transmissão na nossa plataforma.

Pela visão do organizador, você poderá iniciar ou interromper a transmissão a qualquer momento. Mas o indicado é que se cumpra o horário estabelecido e divulgado na Programação do evento =)

Como funciona a transmissão ao vivo na Even3

Ao liberar a transmissão, os participantes poderão acompanhá-la se estiverem inscritos naquela atividade. Basta seguirem no menu Transmissão Online da plataforma.

Na transmissão ao vivo, gravação e transmissão ocorrem de maneira simultânea. Ou seja, o participante que entrar com a live já iniciada, não terá como voltar para o início da transmissão. Só poderá acompanhá-la a partir do momento em que entrou na transmissão.

Como funciona a transmissão online ao vivo na Even3

As interações podem acontecer diretamente na plataforma da Even3 e em tempo real, caso o organizador habilite a opção dos comentários.

O participante que tiver uma dúvida, só precisa clicar no botão “Fazer uma pergunta ou comentário”, que fica logo abaixo do vídeo.

Ao clicar, será aberto um chat, isto é, um espaço dedicado exclusivamente para a interação dos inscritos com o palestrante.

A interação via chat durante a transmissão pela plataforma da Even3

O organizador do evento ficará com uma tag em destaque para que todos os participantes consigam identificar mais facilmente os comentários feitos por ele.

Porém, na transmissão ao vivo, ele também terá a possibilidade de responder às dúvidas em vídeo, seja durante a transmissão dos assuntos abordados ou separando um momento ao final da palestra só para interação.

Transmissão pré-gravada pela Even3: como funciona?

A Even3 também oferece aos organizadores a possibilidade de organizarem seus eventos online na modalidade pré-gravada.

Como já falamos, a transmissão pré-gravada é indicada principalmente para os eventos que contam com mais de uma atividade ou palestra em sua programação.

Por isso, ao selecionar este tipo de transmissão, a primeira coisa a ser feita é montar a Programação do Evento.

Nós temos um menu inteiro dedicado à Programação. Nele você pode especificar datas, horários, assuntos e tipos de atividades, assim como adicionar o palestrante de cada uma delas.

Definir a programação é essencial para transmissão de eventos online

É na programação, que você também irá enviar o link do vídeo da palestra pré-gravada.

Esse vídeo deverá estar em formato MP4 para que a nossa plataforma possa reconhecê-lo.

Como preencher a atividade e incluí-la na programação

Depois, é só “Transmitir” o conteúdo para os participantes no dia e horário estabelecido na Programação do evento.

Iniciar a transmissão pré-gravada na Even3 Eventos

A transmissão pré-gravada, na Even3, simula um ao vivo. Isso quer dizer que, após iniciada a transmissão, o participante não conseguirá avançar ou voltar para trechos específicos do conteúdo. Ele realmente será transmitido como se fosse um ao vivo.

Comentários do chat do Módulo Transmissão Online da Even3

Isso também vale para os comentários. Então, se você tinha dúvidas de como iria ficar a interação no seu evento pré-gravado, não se preocupe!

Na transmissão pré-gravada da Even3, o organizador também tem a opção de habilitar ou desabilitar comentários dos participantes. Caso permita, essa interação acontecerá durante a própria transmissão.

Então, mesmo que o conteúdo tenha sido pré-gravado, o palestrante poderá ficar à disposição do público no chat para esclarecer dúvidas e comentar situações durante o tempo estabelecido para a transmissão daquele conteúdo.

Essa é uma forma de permitir a interação entre participantes e de participantes com palestrantes em tempo real.

Por que organizar eventos online na Even3?

Com a Even3, organizar eventos online nunca foi tão fácil. Temos funcionalidades pensadas para cada etapa do evento.

Tenha um site próprio para o seu evento

Com a Even3, você consegue criar um site exclusivo para o seu evento. Nele, você poderá incluir todas as informações referentes à programação e aos palestrantes que irão passar pelo seu evento.

Assim como, divulgar a data da abertura e do encerramento das submissões, caso o seu evento contemple essa atividade.

Ter um site para o evento é uma ótima forma de transmitir credibilidade e referência para o meio acadêmico, assim como uma chance de tornar o seu evento conhecido por mais pessoas. Então, não deixe de divulgar o site do evento nas suas redes sociais e de compartilhá-lo com amigos?

Afinal, ele é a porta de entrada para o recebimento das inscrições do evento =)

Site para eventos: como criar utilizando a Even3.

Conheça seus inscritos

Eventos pagos ou gratuitos, não importa! Abrir as inscrições é uma excelente forma de conhecer melhor quem irá, de fato, participar do seu evento e de quem tem interesse no seu conteúdo.

Na plataforma da Even3, você consegue habilitar formulários que deverão ser respondidos pelo público no ato da inscrição. As perguntas são totalmente personalizáveis, então quem escolhe é você, organizador! Tudo para que atenda à necessidade específica do seu evento.

Na Even3, é possível configurar as inscrições por:

  • Categorias (Estudantes, Geral, Professores, Associados…)
  • Lotes (o valor varia de acordo com a data da compra)

E, ainda, estabelecer cupons de desconto para os participantes. Legal, não é? Confira os detalhes sobre entradas e valores no vídeo abaixo:

Gerencie as vendas do evento

Para os eventos pagos, é possível gerenciar todas as transações que ocorrem no seu evento de um só lugar.

Você consegue visualizar o status de cada compra: pagamentos pendentes e que já confirmaram.

E o principal: solicitar a transferência do valor disponível para a sua conta bancária antes mesmo do evento acabar! Em até 48 úteis após a solicitação de transferência, o dinheiro estará na sua conta!

Como gerenciar as vendas de inscrições na Even3

Crie uma programação organizada e atrativa

Na Even3, temos um menu inteiro dedicado às atividades do evento: o Menu Programação.

Nele, você irá cadastrar tudo o que acontecerá de bom no seu evento: palestras, mesas-redondas, webinars…

Na programação, além de incluir o dia e horário de cada atividade, você pode limitar a quantidade de participantes e definir se ela será paga ou gratuita.

Exemplo de programação na Even3

Receba submissões e eleve o teor científico do evento

Na Even3, é possível receber e gerenciar todas as submissões do seu evento. Você pode receber tanto artigos científicos, resumos e pôsteres, como formatos menos habituais no meio acadêmico, como fotos, poesias e ilustrações.

Nós disponibilizamos gratuitamente até 30 submissões por evento. Mas, caso o seu evento precise de mais, é possível solicitar o upgrade diretamente na plataforma.

Você poderá distribuir as submissões entre os avaliadores e estabelecer critérios de avaliação. Tudo é feito diretamente na plataforma e de forma automatizada.

No menu Submissões, é possível:

  • Estabelecer as normas e regras de submissão
  • Receber as submissões e organizá-las por áreas temáticas
  • Cadastrar quantas modalidades forem necessárias por evento: pôsteres, artigos, resumos, fotos…
  • Receber as submissões por formulário ou por arquivo
  • Avaliar os trabalhos recebidos
  • Divulgar o resultado das submissões
  • E publicar os anais do evento =)

Confira mais de perto como funciona o nosso módulo de submissões.

Emita os certificados do evento de forma automática

Você não precisa mais enviar os certificados manualmente por e-mail para os participantes. Na Even3, você consegue criar os mais variados tipos de certificados: para atividades, de submissão, de apresentação de trabalhos e, lógico, também de participação geral no evento.

O preenchimento do certificado acontece de forma bastante rápida. É só escolher um modelo de certificado que transmita a identidade do seu evento e decidir quais informações não podem ficar de fora do documento.

→ Que informações não podem faltar no certificado do seu evento?

Depois, é só definir quem irá recebê-los. Com o término do evento, você pode disponibilizá-lo de forma automática, em apenas alguns cliques.

condições para envio dos certificados

Percebeu como é vantajoso contar com uma plataforma de eventos para transmitir o seu evento online?

Com a Even3, todas as etapas do seu evento acontecerão de maneira integrada, em um só lugar, e com um suporte que só a nossa equipe fornece <3

Ainda tem dúvidas sobre como criar eventos online na Even3? Fale com uma de nossas consultoras, elas irão te ajudar a encontrar as melhores soluções para o seu evento online.

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