As dúvidas dos participantes de eventos são um problema frequente para os organizadores, pois são horas respondendo emails.
Durante um evento científicos os participantes possuem diversas dúvidas, sejam elas sobre a organização do evento, submissões de trabalhos ou até mesmo certificados.
Por isso, selecionamos as principais dúvidas de participantes de eventos para organizador através de uma seleção de mais de 1000 emails, para que você possa perder menos tempo com isso, sabendo o porquê das perguntas e antecipando as suas ações.
Então, sabendo disso, você já pode otimizar seu tempo para que outras prioridades possam ser atendidas e as dúvidas do participantes possam ser sanadas para que tenham a melhor experiência no seu evento.
1. Como consigo meu certificado?
A pergunta mais feita foi sobre o certificado. Uma parte muito importante do evento, pois comprova a participação no evento e auxilia para a complementação de horas extra curriculares para a conclusão do curso de graduação.
Lembrando que, a maioria dos participantes de eventos acadêmicos são graduandos, então há uma necessidade maior pelos certificados.
Alguns organizadores preferem utilizar certificados impressos, neste caso se faz necessário a impressão e organização. Uma dica é categorizar por ordem alfabética, por exemplo.
Outra dica fundamental é imprimir certificados extras, sempre há novas inscrições e imprevistos podem acontecer.
Caso você use algum software é válido indicar como funciona o processo de certificação da plataforma utilizada.
2. Como vai ocorrer o credenciamento e o que eu preciso levar?
No caso de um credenciamento sem atas e automatizado os participantes muitas vezes não compreendem como irá ocorrer.
Essas dúvidas surgem por conta da mudança que a maioria dos eventos estão fazendo ao optar por um software para produção de eventos.
Então para facilitar o seu evento, sinalize para o participante como vai funcionar o credenciamento.
É fundamental solicitar que se leve um documento com foto, para comprovar a identidade.
Indique também os horários do credenciamento e quais dias será realizado.
3. Como submeto o meu trabalho no evento, preciso me inscrever para submeter?
Como cada evento possui uma forma de aceitar os trabalhos e de avaliá-los.
E para que os trabalhos sejam aceitos há regras e muitas especificações, por isso o organizador deve deixar claro como o seu evento vai aceitar as submissões, quais são as regras de formatação.
É importante também indicar por onde o inscrito vai poder enviar o trabalho.
Então, quanto mais claro for o edital melhor, para que os participantes compreendam como o evento irá funcionar quanto às submissões.
Lembre-se de sempre deixar o edital com os detalhes do evento de fácil acesso, para que todos possam encontrar em todas as plataformas que você utilizar.
4. Como eu me inscrevo no evento?
Muitos eventos optam por utilizar um software para automatizar a maior parte burocrática do evento.
Porém, por ser uma maneira de inscrição com a qual muitos participantes não estão acostumados, portanto é fundamental investir na divulgação do site do evento.
Para que assim todos saibam onde encontrar seu evento. Caso a inscrição seja feita de forma manual, a utilização de planilhas é fundamental, pois te ajudará na organização.
Outra forma de inscrever participantes de forma semi-automatizada é criar formulários online no google forms, por exemplo, e divulgá-los.
5. Meu trabalho foi rejeitado, o que eu faço?
Quando isso acontece o participante deve receber uma mensagem dos avaliadores.
Essa mensagem vai indicar o estado do trabalho e dá informações adicionais justificando o estado do trabalho para o participante.
Certifique-se que o avaliador fez o devido comentário, caso não ocorra o participante irá entrar em contato com a organização.
6. Como comprovo que estou inscrito em um evento e nas atividades?
Outra dúvida comum é como solicitar a confirmação da inscrição.
A comunicação mais uma vez é importante para essas situações, muitas vezes esse comprovante é o mesmo que vai facilitar o acesso do participante no evento, no momento do credenciamento.
Algumas plataformas notificam os participantes quando ele se inscreve em uma atividade, mas, você pode enviar email para os participantes, confirmando que ele está inscrito no evento e nas atividades, assim como você também pode utilizar ferramentas gratuitas específicas para isso.
7. Como me inscrevo nas atividades do meu evento?
Utilizar uma plataforma para produção de eventos pode facilitar essa parte do seu evento, pois ali todas as suas atividades vão estar reunidas.
Mesmo assim, alguns organizadores ainda não fazem uso de plataformas, então podem utilizar planilhas para a inscrição.
As atividades são uma parte importante de todo evento, e deixar claro como essas atividades vão funcionar é um ponto principal para o seu evento ser bem assistido.
Pois, muitas informações na maioria das vezes estão em locais diferentes. Por exemplo, o evento possui um site e divulga as suas atividades nas redes sociais em vez do site.
8. Como consigo a programação completa do evento que eu me inscrevi?
Essa é mais uma dúvida que depende da comunicação. Você, organizador, deve garantir que todos os participantes tenham acesso às informações do evento.
Então, quanto mais fácil for para o participante achar tanto a programação do evento quanto as atividades e oficinas melhor é para o feedback do seu evento, uma dica excelente é disponibilizar a programação para download em PDF.
Disponibilizando essas informações no site do evento você pode poupar horas respondendo email e verificando se todos receberam a programação.
Já tinha recebido alguma dessas dúvidas dos participantes de eventos? Garanto que já! São dúvidas extremamente comuns que todos os organizadores devem ter ouvido.
Então por que não entender o motivo das perguntas e facilitar a comunicação?
Entendendo os seus participantes você pode organizar seu evento pensando neles e garantir a melhor experiência para todos e menos preocupações para você.
