A apresentação de trabalhos em eventos científicos e acadêmicos pode ser um desafio tanto para os participantes quanto para os organizadores.
Você, como organizador de evento, precisa lidar com o planejamento das apresentações.
É preciso, por exemplo, determinar dia, horário e local das apresentações, além de verificar questões logísticas como capacidade de pessoas que cabem na sala.
Também é trabalho da organização criar uma tabela com todas essas informações para os participantes.
Muita coisa, não?
Para os participantes, as apresentações costumam ser a parte mais delicada da jornada científica. Muitos precisam saber lidar com o nervosismo na hora de apresentar e sentem dificuldades em montar uma apresentação atrativa ou um pôster de qualidade.
Neste artigo, reunimos 5 práticas que vão te ajudar a simplificar o planejamento das apresentações do seu evento.
5 dicas para organizar a apresentação de trabalhos em eventos
Após o período de avaliação dos trabalhos submetidos, inicia-se o processo de planejamento das apresentações de trabalhos.
Assim, você deve reunir os trabalhos científicos aprovados e escolher quais serão apresentados no seu evento.
É agora que você começa a montar a programação científica do seu evento. Para isso, é importante ficar atento a 6 fatores. São eles:
1. Definir os horários dos trabalhos
Qual será o melhor horário para as apresentações? Qual a duração ideal de cada apresentação de trabalho? Quantas pessoas cabem na sala?
Pois é, escolher os melhores horários para apresentação de trabalhos em eventos não é fácil!
Para definir os horários dos trabalhos, é preciso saber quantas salas estarão disponíveis e por quanto tempo elas estarão disponíveis.
Com bases nessas informações, você poderá definir o tempo máximo de duração de cada apresentação. Pense de uma forma para que todas as apresentações caibam na grade do evento.
Exemplo: O evento tem 10 trabalhos a serem apresentados. Se você tem apenas uma sala, e ela está disponível por apenas 4h (240min), então, cada trabalho deverá ter uma duração máxima de 10 minutos.
Dica: Sempre deixe uma folga para troca dos apresentadores e para preparo dos materiais de apresentação, como notebook e pendrive.
Para definir o tempo de cada apresentação, é importante pensar no tipo de trabalho que o participante vai apresentar.
É preciso ter muita atenção para não colocar um tempo muito curto ou muito longo, pois isso prejudica a qualidade das apresentações.
Essa tarefa precisa ser feita com bastante atenção! Você deve pensar nos modelos de trabalho que serão apresentados e saber administrar as salas para que o ambiente de apresentação se torne agradável.
Com essas informações em mãos, você poderá irá determinar quantos trabalhos poderão ser apresentados por dia e gerenciar os intervalos.
2. Gerenciar da expectativa dos participantes
Você deve tentar se adequar ao máximo às necessidades dos participantes, afinal, sem eles, seu evento não existe!
Por isso, tente adaptar os horários de apresentações de acordo com as disponibilidades do autores dos trabalhos.
É importante lembrar que não dá para agradar à todos.
O ideal a se fazer é disponibilizar 2 turnos de apresentações e deixar horários vagos na grade de apresentação para uma possível realocação dos participantes.
Mais uma vez, temos que frisar que divulgar com antecedência a grade de programação é essencial para que os participantes consigam se organizar melhor!
3. Escolha do local
É muito importante criar um limite de apresentações por salas para que o evento flua da melhor forma!
No caso das apresentações de pôster, você deve pensar em quantos participantes ocuparão um mesmo local. Tenha cuidado para o espaço não ficar muito lotado e tornar a experiência dos participantes e do público desconfortável.
No caso das apresentações orais, você deve selecionar os auditórios pensando na quantidade de participantes, para que não fique nem muito vazio nem superlotado.
4. Administrar planilhas
Após definir os horários e locais de cada trabalho e o tempo de apresentação de cada um deles, é preciso sistematizar essa organização.
Muito organizadores utilizam planilhas para organizar a apresentação de trabalhos em eventos.
Com elas, você consegue localizar facilmente os trabalhos, as salas e os autores de cada apresentação.
5. Utilizar uma plataforma de eventos
Agora, a dica de ouro: opte por utilizar uma plataforma de gestão de eventos para automatizar todo esse trabalho e tornar a apresentação de trabalhos algo muito mais prático!
Planilha pode ser funcional, mas é algo extremamente trabalhoso.
Registrar toda a logística da programação científica é uma tarefa que demanda muito trabalho manual e tempo da sua equipe e, por isso, esta suscetível a erros.
Imagine se na hora do evento duas apresentações estivessem marcadas para o mesmo dia e local? Então, tenha muito cuidado!
Com um sistema de eventos, você não terá esse problema.
Na Even3, você consegue organizar a programação científica evitando esses choques de horários.
O próprio sistema consegue notificar quando duas apresentações ficaram marcadas para o mesmo horário e local.
Então, chega de confusões, né?
