Organizar a programação científica de um evento consiste em gerenciar e planejar.
A disposição dos horários de apresentações e exposições dos trabalhos científicos aprovados é um dos motivos para planejar bem.
Uma tarefa que pode se tornar extremamente complexa e trabalhosa caso não sejam utilizadas as ferramentas adequadas.
Para que você organize uma programação científica de sucesso no seu próximo evento, selecionamos as melhores práticas e ferramentas utilizadas pela indústria.
Assim trabalhos manuais não darão dor de cabeça para os organizadores.
Vamos começar por um checklist do que deve ser feito para a sua programação científica:
1 – Locais de apresentação e exposição
A definição dos espaços de apresentação devem planejados previamente, de acordo com a capacidade de participantes e quantidade de apresentações que serão feitas no evento.
Definir com antecedência as salas e locais de apresentação é um pré-requisito para o planejamento.
2 – Datas e horários das apresentações
Após ter os locais definidos será o momento de partir para a programação dos horários, que deverá se encaixar com a programação geral do evento.
Atentar para os horários de apresentação não coincidirem com as atrações principais do evento.
Permita um horário que a maioria dos participantes possam acompanhar as apresentações.
Importante também lembrar dos horários das apresentações não entrarem em conflito com alguma atividade do participante no evento.
As apresentações dos participantes também devem ser em horários distintos.
Para eventos com uma grande quantidade de apresentações recomendamos utilizar ferramentas de automação.
Com ela você pode gerenciar a grade de horários, como detalhado mais abaixo.
3 – Organização de trilhas por área temática
A criação de trilhas de apresentações por áreas temáticas facilita para que o público do evento compareça as apresentações de sua área de interesse.
Essas trilhas facilitam tanto com horários próximos como em áreas próximas do evento.
Portanto na hora da criação das trilhas por tema é importante levar em consideração os locais próximos e horários.
Assim você pode concentrar um mesmo tema ou temas relacionados.
4 – Especificação dos formatos de apresentação
Com objetivo de evitar imprevistos e também facilitar a vida dos apresentadores é de extrema importância definir de forma precisa as especificações de formato de apresentação.
Como tamanho dos pôsters, template de slides caso exista, tempo de apresentação ou qualquer outra dúvida que surja.
5 – Equipamentos e fornecedores
Os equipamentos devem ser verificados com antecedência. Caso dependam de fornecedores devem ser entregues no prazo desejado.
Datashow, biombos para apresentação dos pôsters são geralmente os materiais mais importantes para a organização do evento.
6 – Automatizando a sua programação científica
É recomendado utilizar um software para gestão da programação àqueles eventos que possuem muitos trabalhos a serem apresentados.
Já os eventos com menor quantidade de apresentações podem realizar sua programação com uma planilha de Excel caso seja bem organizada.
O gerenciamento da programação através de um software irá eliminar todo o trabalho manual de distribuição da programação e também evitará os conflitos de horário.
Prezando por essa qualidade nos eventos, a Even3 disponibiliza uma ferramenta para a automação da programação científica, que pode ser utilizada de maneira integrada aos nossos serviços, sem necessidades de planilhas ou exportação de dados, tudo em um só ambiente. Você pode conferir esses e outros serviços clicando no link abaixo.
