A realidade de muitos eventos tem sido transformada com a apresentação de trabalhos online.
Afinal, essa é uma ótima alternativa para continuarmos produzindo eventos de alto nível e apresentando trabalhos científicos de qualidade.
Mas como fazer um evento online de sucesso com grande porte de submissões de trabalhos e apresentações?
Certamente não é uma tarefa fácil para o organizador!
Pensando nisso, preparamos um passo a passo para otimizar desde o planejamento à apresentação de trabalhos online.
A princípio, antes de abrir a chamada de trabalhos, é preciso definir questões essenciais, como regras, prazos e avaliadores.
Sendo assim, é neste momento que você vai verificar se os avaliadores estão disponíveis para a avaliação online e se sabem usar as tecnologias necessárias.
Por exemplo, se a sua apresentação de trabalhos for acontecer em uma sala virtual, como o Zoom, é importante instruir os avaliadores sobre seu uso e as regras da transmissão.
Além disso, nessa etapa é preciso definir pontos importantes, como:
Normalmente, é nessa hora que recorremos às planilhas e e-mails!
Logo, é importante organizar bem essa etapa para que o excesso de informações e ferramentas extras não sobrecarregue a organização, principalmente se a comissão organizadora for pequena.
Por esse motivo, uma plataforma de gestão de eventos é uma boa alternativa para quem deseja unir tudo em um só lugar, como:
Depois que os primeiros passos já estão definidos, é hora de abrir as submissões do evento. Então, esse é o momento de receber e organizar os trabalhos.
-> Confira 5 dicas para aumentar a submissão de trabalhos do seu evento
O segundo passo da organização da apresentação de trabalhos online é administrar as informações das submissões.
Neste momento, provavelmente o organizador está tentando acessar as informações de forma mais rápida e prática.
Por isso, muitos recorrem à planilha. Afinal, ela oferece mesmo uma boa apresentação visual.
Mas existem várias formas de obtê-la na hora da submissão. Por exemplo:
Esse formato consiste em habilitar o envio do trabalho por e-mail para a organização, através de links ou anexos.
Depois, cabe ao próprio organizador preencher os dados da planilha e anexar os arquivos enviados pelos participantes.
Embora seja um método comum, esse é o formato menos indicado, pois o organizador e participantes podem lidar com problemas como e-mail não enviado, caixa de entrada cheia e informações preenchidas da forma errada.
Então, muitos recorrem aos formulários online, sendo o mais comum o Google Forms.
De fato, essa solução é bastante prática, pois é possível gerar uma planilha automaticamente com todas as respostas.
No entanto, os pontos contrários dessa alternativa são:
Como já foi mencionado, planilhas com muitas informações podem ser um grande problema para os organizadores.
Pensando nisso, as plataformas de eventos têm buscado unir soluções e automatizar vários processos que antes eram feitos manualmente.
Por exemplo, a Even3 conta com um sistema de submissão de trabalhos, onde é possível associar as submissões com a inscrição, facilitando o controle e evitando problemas no pagamento.
Além disso, a plataforma tem um visual intuitivo e permite:
Ainda, é possível organizar a apresentação de trabalhos online em 2 tipos:
Neste caso de apresentações orais, você pode definir o tempo de apresentação por trabalho e a duração desta sessão, datas, horários e links para a sala virtual onde ocorrerá a apresentação.
O sistema calcula automaticamente a quantidade de trabalhos que será disponibilizada na sessão, baseando-se no horário definido e no tempo de apresentação de cada trabalho.
Por exemplo, se a sessão durar 1 hora e o tempo de apresentação por trabalho for 10 minutos, a sessão irá ter seis trabalhos.
Além disso, também é possível permitir a apresentação de pôster online.
Nesse caso, o organizador vai definir a capacidade de pôsteres da sessão, duração, datas, horário e sala virtual.
Assim, é só o participante compartilhar a tela do seu computador divulgando o pôster otimizado para a apresentação virtual.
Inclusive, a Even3 conta com a funcionalidade de uma área exclusiva para a apresentação de trabalhos.
Ou seja, é uma ótima solução para a última etapa deste passo a passo: a transmissão das apresentações de trabalhos online.
Por fim, é hora das apresentações. Ou seja, um dos momentos de transmissão online do evento.
Agora a organização conta muito, mas a experiência dos avaliadores e participantes conta muito mais.
Por esse motivo, a Even3 oferece uma solução para otimizar a execução desta etapa.
Nos eventos com submissões, há um módulo exclusivo de apresentação de trabalhos.
Nesta área, o participante pode acessar todas as apresentações de trabalhos do evento, assim como as sessões que ele irá apresentar em uma parte separada.
Este módulo facilita a vida do participante, já o direcionando com links para a videoconferência, que é o formato usado nas apresentações de trabalhos online.
Assim, há áreas separadas e bem organizadas na plataforma: a área de apresentação de trabalhos e a área de transmissão do evento geral.
Um diferencial para quem submeteu muitos trabalhos, não é?
Depois de conhecer todas essas possibilidades, finalmente você já pode começar a otimizar o seu evento!
Com a Even3 é possível eliminar os gargalos, ganhar produtividade e entregar uma experiência única aos participantes.
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