Você sabe o que significa submissão em eventos?
A submissão em eventos de natureza acadêmica e científica é algo muito recorrente.
Tradicionalmente, no mundo dos eventos, a palavra “submissão” estava atrelada ao recebimento dos artigos científicos.
Hoje, é bem comum que os eventos não recebam apenas artigos, mas também poesias, fotografias, músicas, vídeos, banners e outros materiais sujeitos à avaliação.
Gerenciar a submissão em eventos acadêmicos e científicos é uma tarefa extremamente minuciosa e que, portanto, exige muito cuidado da organização.
Entendendo a submissão em eventos
A submissão em eventos envolve 6 etapas principais: a própria submissão/recebimento, avaliação, revisão, resultados, apresentação e publicação de anais.
–> Tenha total controle das atividades do seu evento com um checklist super prático e funcional.
Essas etapas podem ser feitas tanto de forma manual como automática. Conheça agora a melhor maneira para realizar a submissão de trabalhos e de outras atividades no seu evento!
1. Submissão de trabalhos acadêmicos e outras atividades
Nesta fase, os participantes enviam o artigo científico ou a atividade (foto, pôster, texto) que querem submeter no evento.
Para isso, também precisam responder a um questionário elaborado pela organização. Esse questionário costuma solicitar informações como título do trabalho, autor e palavras-chaves. As informações variam conforme o evento.
Se a submissão for realizada de forma manual, os organizadores precisam orientar os participantes a enviarem os materiais para avaliação por email ou por ferramentas como o Google Docs.
Alguém da comissão organizadora deve ficar responsável por checar o recebimento dos arquivos, organizando-os, em planilhas, de acordo com a modalidade (resumo, resenha, artigo, foto…) e com a área temática.
Com uma plataforma de eventos, você consegue realizar todos esses procedimentos de forma automática e em um só lugar.
Na Even3, por exemplo, você pode dar adeus às planilhas. Nós temos um módulo exclusivo para a submissão. O participante preenche o formulário, submete o trabalho e acompanha todas as etapas seguintes, como as de avaliação, revisão e apresentação.
Isso poupa o trabalho da comissão organizadora, dos avaliadores e também dos participantes.
2. Avaliação
A forma como os trabalhos ou as atividades serão avaliadas deve ser previamente definida pela organização do evento.
Hoje em dia, a maioria dos eventos opta por utilizar métodos de avaliação como o simples cego, duplo cego ou a avaliação aberta.
De forma manual, a comissão organizadora teria que enviar os materiais submetidos no evento, um a um, para os avaliadores.
Lembrando que um mesmo artigo científico, dependendo do tipo de avaliação adotada pelo evento, pode ser avaliado por mais de uma pessoa.
–> Conheça as melhores maneiras de avaliar os trabalhos submetidos no seu evento.
Então, imagina o trabalho que essa “simples” atividade de enviar emails daria a organização?
Para otimizar o tempo das equipes, o ideal seria centralizar todos os trabalhos a serem avaliados em um único lugar e estabelecer critérios de avaliação.
E tudo isso pode ser feito de forma automatizada na Even3.
Assim, os avaliadores conseguem realizar o trabalho de forma mais ágil, a organização, por sua vez, não precisa realizar uma força-tarefa (enviando 500 emails) e o participante consegue acompanhar, em tempo real, a avaliação dos seus trabalhos.
Muito mais fácil e rápido, não?
3. Revisão
Depois de serem avaliados, os trabalhos podem ser aprovados, reprovados ou aprovados com ressalva.
Se os organizadores optarem por realizar essa etapa de forma manual, vão ter que tomar o máximo de cuidado.
Os trabalhos que forem aprovados com ressalva precisarão ser revisados pelos próprios autores. Para isso, é preciso que a organização envie o trabalho de volta a esses autores, atentando-os sempre ao prazo de devolução do material.
Atualmente, você consegue, de forma automatizada, por meio de uma plataforma, disponibilizar os trabalhos que foram aprovados com ressalva e, por isso, merecem a correção dos autores. Da mesma forma, consegue deixar um prazo para que eles devolvam o material já corrigido para nova avaliação.
4. Resultados
É hora de divulgar o resultado dos trabalhos e das atividades aprovadas no seu evento!
Para isso, você pode enviar um e-mail para os autores que tiveram os trabalhos aprovados, indicando também as orientações e datas das apresentações.
Fazendo isso de forma manual, o ideal seria criar uma lista de emails ou utilizar o email marketing. Assim, você consegue filtrar melhor as pessoas que devem receber as mensagens.
Ainda assim, isso requer trabalho e toma um certo tempo da organização.
Por isso, é preferível utilizar um sistema de gerenciamento de eventos que faça as atividades dessa etapa automaticamente para você.
Com a Even3, você consegue controlar os trabalhos que foram avaliados e qual o parecer deles, notificando os autores e divulgando os resultados na área do participante.
5. Apresentação
Depois de aprovados, é normal que os trabalhos sejam apresentados no evento.
Por isso, é imprescindível que a comissão organizadora elabore um cronograma de apresentações funcional e bem organizado.
Evitar o choque de horários costuma ser a tarefa mais complicada na hora de se montar a programação de eventos.
De forma manual, não tem muita escapatória: é quebrar a cabeça tentando encaixar temáticas em salas e em horários que façam sentido.
Com um sistema de eventos tudo fica mais fácil! Você consegue distribuir, de forma automática, os trabalhos aprovados em locais e em horários estratégicos.
Além disso, na própria plataforma, os participantes conseguem ter acesso a essas informações de data, local e horário das apresentações.
6. Publicação de anais
A melhor maneira de eternizar todo o conteúdo gerado pelo evento é com a publicação de anais.
Assim, todos os resumos, trabalhos apresentados, palestras e conferências são compilados na forma de um conteúdo maior, que são os anais.
Publicar anais do evento é uma excelente forma de garantir a autoridade da sua marca/evento.
Para os participantes, ter um trabalho publicado nos anais é, também, uma excelente forma de agregar valor ao currículo Lattes, por exemplo.
Por isso, aproveite a submissão em eventos e publique os seus trabalhos com a Even3!
