Como fazer o credenciamento de eventos online?

Eis o momento de falar da principal dúvida dos organizadores de eventos digitais: Como fazer o credenciamento de eventos online?

Como posso credenciar os meus participantes? Quais ferramentas utilizar?

A gente sabe que muita coisa muda do evento presencial para o digital e, claro, com o credenciamento não seria diferente.

Neste artigo, eu irei te explicar alguns caminhos que você pode seguir para fazer o credenciamento do seu evento digital. Todos são bem simples e acessíveis.

No entanto, alguns caminhos requerem um pouquinho mais de paciência e de tempo dos organizadores, pois são feitos de maneira manual.

De toda forma, trarei soluções ainda mais práticas, que são as opções automatizadas de credenciamento de eventos online.

Ainda não criou o seu evento online? É muito fácil! Você pode criá-lo agora mesmo em poucos segundos.

Como os organizadores têm feito o credenciamento nos eventos digitais?

Os eventos digitais já acontecem há algum tempo, principalmente no exterior. Porém, foi com a pandemia que, rapidamente, os organizadores brasileiros tiveram que migrar do presencial para o digital.

E o que temos notado é que, de fato, os eventos online vieram para ficar. Por isso, é preciso pensar agora em como fica cada etapa do evento no digital.

Pensando nisso, elaboramos um e-book super completo em que explicamos, detalhadamente, os tipos de transmissão, suas vantagens e desvantagens, principais ferramentas, dicas de equipamento e gravação e muito mais!

Baixe agora mesmo, é gratuito e, com certeza, vai ajudar a simplificar a organização do seu evento.

O credenciamento é uma forma de controlar o fluxo de participantes e também de certificar quais realmente estiveram presentes, ainda que digitalmente, no evento e nas atividades.

Com base no que já vimos por aí, os organizadores têm pensado em algumas alternativas para credenciar os seus participantes no evento e também em cada atividade.

Credenciamento por formulário

Uma das formas mais recorrentes de credenciamento de participantes em eventos online é por meio de formulários.

Então, durante a transmissão do evento, seja no formato de videoconferência, ao vivo ou gravado, a organização libera um link do Google Forms ou do Survey Monkey para que os presentes durante a transmissão preencham os dados. Dessa forma, eles comprovam a presença.

Porém, essa é uma forma bem manual de credenciar os participantes. Isso porque, posteriormente, a organização precisa checar os dados da inscrição do evento com os dados preenchidos no formulário.

Criar um formulário é bem simples. Basta acessar o Google Forms ou Survey Monkeys, criar uma conta e criar perguntas que façam sentido para o seu evento.

Mas… Sendo bem realista com você… Sabe o que acontece? Na maioria das vezes, os dados apresentam inconsistências!

Como assim?

Para se inscrever no evento, o participante pode utilizar um determinado e-mail e, no preenchimento do formulário, outro.

Ou ainda: escrever o nome incompleto, com a grafia errada ou com sobrenomes diferentes.

Imagina ter que checar um por um para ver se está tudo certinho? Isso leva algum tempo. E o resultado são alguns (ou vários!) e-mails de participantes cobrando o certificado de participação.

Por sinal, já alertamos: o assunto certificado costuma lotar a caixa de entrada dos organizadores de eventos! Mas há formas de evitar que isso aconteça, como explicamos em artigos aqui do blog.

–> Confira: Guia para emissão de certificados em eventos.

Além disso, é comum que a organização receba e-mails de participantes alegando que assistiram à transmissão, mas que não conseguiram acessar o formulário ou que perderam o momento em que o link foi divulgado.

Essas são algumas das situações que ocorrem quando o credenciamento é feito via formulário.

Em que situações o credenciamento por formulário funciona?

Então, o credenciamento por formulário talvez funcione melhor para eventos de pequeno porte, que contem com a presença de até 15 participantes, mais ou menos.

Assim, o contato do palestrante e da organização com o público acaba sendo bem mais próximo e de fácil acesso.

Resumindo: os formulários são sim uma opção de credenciamento nos eventos online, porém são uma alternativa mais trabalhosa para a organização.

É preciso avaliar se ele é a melhor escolha para o seu evento. Porém, nós não o recomendamos (não mesmo!) para eventos de grande porte!

Credenciamento por chat

O chat foi outra forma de credenciamento que tomou conta dos eventos online.

Nos eventos que analisamos, vimos palestrantes pedirem que os participantes deixassem, no próprio chat da transmissão, dados como nome completo e e-mail, para envio do certificado.

Essa também é uma forma super manual de credenciar os participantes. Essa, em especial, traz consigo uma série de problemas, como por exemplo:

• Compartilhamento de nome e e-mail do participante com outros inscritos no evento
• Dependendo da quantidade de pessoas inscritas na atividade, alto volume de mensagens no chat.
• O alto volume de mensagens no chat distrai os participantes, atrapalha a coleta das informações (nome e email) e, ainda, o espaço de dúvidas e de troca de conhecimentos.
• Nem sempre o chat fica salvo após a transmissão. Lógico que tudo depende da ferramenta escolhida para transmitir o evento. Sendo assim, é bom checar isso, ok?

Credenciamento criando outro evento

Sim. Também vimos alguns organizadores credenciando os participantes criando outro evento.

Meio confuso, né? Mas, calma! Irei explicar.

Durante a transmissão, o palestrante ou a comissão organizadora disponibiliza um link de um segundo evento para os participantes.

Esse segundo evento é criado com o intuito somente de credenciar os participantes.

Sendo assim, os participantes se inscrevem gratuitamente no segundo evento e a comissão organizadora, após o término, verifica os nomes e e-mails dos inscritos.

Esses são considerados participantes credenciados e, consequentemente, aptos, se essas forem as normas do evento, a receber o certificado de participação na atividade.

Qual o problema desta opção?

As informações ficam completamente dispersas! E é comum que isso gere dúvidas para os participantes.

Afinal, alguns podem até pensar que, de fato, participaram de dois eventos. Imagina a confusão se um deles pede dois certificados? Por isso, não recomendamos essa abordagem.

Como a Even3 simplificou o credenciamento de eventos online?

Depois de ouvir nossos organizadores e coletar os feedbacks sobre o assunto, implementamos melhorias no nosso sistema de credenciamento de eventos online.

Agora, oferecemos na Even3 a oportunidade do organizador credenciar os participantes de duas formas distintas nos eventos digitais: automática e manual.

→ Eventos online: o guia completo de como organizar.

Credenciamento automático

No automático, o participante é credenciado pela plataforma logo quando acessa a atividade e assiste à transmissão do evento.

Isso dá tranquilidade ao organizador do evento e também ao palestrante, já que ambos não precisam mais se debruçar em formulários e ficar na incerteza de quem realmente participou do evento.

Ela é super prática e é a que mais recomendamos.

Credenciamento manual

No credenciamento manual, você irá, em um determinado momento da transmissão, pode ser no início, no meio ou no final, informar aos participantes que o credenciamento está disponível e pode ser realizado na própria plataforma da Even3.

A escolha do momento ideal fica a critério do organizador.

A aba de credenciamento, para o participante, fica no mesmo ambiente onde ocorre o chat do evento, abaixo da tela de transmissão.

Para se credenciar, é bem simples. Basta clicar na aba “Credenciamento” e “Confirmar a presença” clicando no botão verde da tela.

Com isso, o organizador terá a listagem completa dos credenciados na atividade. Bem simples e rápido de ser feito.