Você já captou os leads, mas e agora como começar o contato?
Pesquisas mostram que o primeiro momento é decisivo para concluir seus objetivos.
Mas não vale começar de qualquer forma! O contato certeiro vai depender, como sempre, do perfil do seu público e de estratégias valiosas que vou te ensinar neste artigo.
Então, se você quer ter mais conversões, comece por aqui:
Antes de falar sobre abordagem, é importante relembrar conceitos da captação de leads.
Primeiramente, o que significa lead. Um lead (do inglês, que pode ser traduzido como “contato” ou “oportunidade”) é toda pessoa que demonstrou interesse no que você oferece e deixou algum dado de contato, como nome, e-mail ou telefone.
No contexto de eventos, normalmente um lead é alguém que visitou sua LP (landing page), baixou um material ou se inscreveu para receber novidades sobre a programação.
Mas também pode ser algum contato que você capturou em um evento, como acontece com os expositores em feiras.
-> Veja mais: conheça o Coletor de Leads para expositores da Even3
Depois, esses contatos podem ser nutridos com a ajuda de ferramentas de captação de leads.
Por lá, é possível gerenciar o caminho do lead pelo funil de vendas. E é justamente o primeiro contato que vai guiá-lo!
Lembre-se: timing faz toda a diferença no contexto dos leads!
Quando um lead demonstra interesse, quanto mais rápido você fizer esse primeiro contato, melhor.
Estudos de vendas mostram que as chances de conversão são muito maiores quando o primeiro contato acontece em até 5 minutos após a conversão do lead.
Isso acontece porque o lead ainda está:
Em geral, o ideal é que o primeiro contato aconteça:
Se uma pessoa baixou um material, entrou em uma comunidade ou demonstrou interesse no evento, esperar vários dias pode diminuir significativamente o engajamento.
-> Veja também: como captar e nutrir leads
Para saber se o momento do contato está adequado, acompanhe métricas como:
Ferramentas de CRM e automação de marketing, como o RD Station e o Hubspot, são aliadas essenciais para essa análise.
Bom, agora você deve estar se perguntando por onde esse contato acontece. A resposta é: depende.
A melhor escolha vai levar em consideração o perfil do público, o tipo de evento, do estágio do funil e do nível de proximidade que você deseja criar.
O mais importante é entender onde seu lead está mais disponível e qual formato de comunicação faz mais sentido naquele momento.
O e-mail continua sendo um dos canais mais fortes para nutrição de leads e comunicação escalável.
Ele possui algumas vantagens, como:
O WhatsApp é o canal com as maiores taxas de abertura do Brasil. Por isso, é um dos mais eficazes para o primeiro contato com leads em eventos. É especialmente indicado quando o lead já forneceu o número e demonstrou interesse recente.
Atenção: use o WhatsApp Business para ter acesso a recursos como etiquetas, respostas rápidas e catálogo. Mas sempre obtenha o consentimento do lead antes de enviar mensagens! Ou seja, apenas envie mensagens para quem preencheu formulários do evento.
-> Veja mais: como proteger os dados dos participantes de eventos?
As DMs no Instagram, LinkedIn ou outras redes são uma boa opção quando o lead interage com seus perfis. Ou seja, comentou em um post, curtiu um conteúdo ou enviou uma mensagem primeiro.
A ligação é um dos canais mais diretos e pessoais para o primeiro contato com leads. No geral, ela é bem eficaz para leads de alto valor ou que demonstraram intenção clara de compra (como quem solicitou um orçamento ou pediu para falar com alguém da equipe).
O encontro presencial é o canal de maior impacto relacional e pode acontecer de formas variadas:
Mas, preste atenção: o encontro presencial exige mais planejamento e recursos. No entanto, quando bem executado, gera vínculos que nenhum outro canal consegue criar com a mesma profundidade.
Finalmente, é importante entender que seu primeiro canal de contato não será o único.
Isso porque a melhor estratégia normalmente não está em usar apenas um canal, mas em criar uma comunicação integrada.
Por exemplo:
Quanto mais organizada for sua gestão de leads, mais fácil será entender quais canais geram melhores respostas e conversões para o seu evento. Aí, você pode priorizá-los.
O primeiro contato precisa equilibrar:
Abaixo, veja um fluxo prático para estruturar sua abordagem:
Antes de qualquer mensagem, entenda a origem do contato: veio de uma LP? De um anúncio? De um grupo?
Em suma, essa informação define o nível de interesse (etapa do funil) e o tom da abordagem.
Evite mensagens genéricas. Use o nome da pessoa, mencione o evento ou conteúdo pelo qual ela demonstrou interesse e adapte a linguagem ao perfil do público.
Por exemplo, “Oi, Ana! Percebi que você demonstrou interesse na comunidade para organizadores acadêmicos ontem.”
Com base na origem e nos dados disponíveis (e-mail, telefone, rede social), escolha o canal mais adequado (conforme discutido na seção anterior).
O primeiro contato não precisa ser uma tentativa imediata de conversão.
Priorize:
Por exemplo, “Separei um checklist que pode ajudar no planejamento inicial do seu evento.”
Toda mensagem de primeiro contato precisa ter uma ação esperada, seja clicar em um link, responder à mensagem ou reservar um horário. Seja direto, mas sem pressão.
Use um CRM ou planilha para registrar quando e como o contato foi feito. Isso é essencial para a gestão de leads e para saber quando (e como) fazer o próximo contato. É só seguir o fluxo de nutrição!
Exemplo 1: E-mail para lead que baixou um material:
Assunto: [Nome], seu guia chegou. E tem mais coisa boa aqui!
Oi, [Nome]! Tudo bem? Vi que você baixou nosso guia sobre [tema].
Espero que ele seja útil! Só queria te contar que em [data] a gente vai realizar o [Nome do Evento], que aprofunda exatamente esse assunto.
Nele, você vai encontrar atividades, como:
As inscrições estão abertas e as vagas são limitadas. Você pode garantir a sua aqui: [link]
Qualquer dúvida, estou por aqui! [Assinatura]
Exemplo 2: WhatsApp para lead captado em LP de evento:
Oi, [Nome]! Aqui é [Seu nome], da [Organização].
Vi que você se cadastrou para receber novidades sobre o [Nome do Evento] — fico feliz que tenha se interessado!
As inscrições acabaram de abrir. Posso te mandar mais detalhes sobre a programação?
Exemplo 3: DM no Instagram para lead que interagiu com um post:
Oi, [Nome]! Vi que você curtiu nosso post sobre [tema] — que ótimo!
Estamos preparando um evento incrível sobre isso e achei que poderia te interessar.
Nele, vamos ter atividades como [exemplo de atividade 1] e [exemplo de atividade 2]
Quer que eu te mande mais detalhes?
O primeiro contato deve gerar confiança e curiosidade, não pressão. Então, entregue valor antes de pedir algo em troca.
Mensagens enviadas fora do horário comercial ou em momentos inadequados tendem a ser ignoradas. Ou pior, bloquear o contato.
O tom de um e-mail é diferente do de uma DM no Instagram. Ajuste a linguagem para o ambiente onde está se comunicando.
Parece simples, mas personalizar com o nome do lead já aumenta significativamente as taxas de abertura e resposta.
Afinal, seus e-mails podem ser automáticos, mas as mensagens devem parecer escritas por uma pessoa de verdade. Então, adicione personalização real e escreva de forma próxima.
Por que a pessoa deveria continuar a conversa com você? Deixe isso evidente logo na primeira mensagem.
Centralize informações sobre seus leads para:
Teste diferentes mensagens, horários e canais para descobrir o que funciona melhor com o seu público.
Mas lembre-se de mudar apenas uma variável de cada vez para ver o que dá mais resultado. O acompanhamento de dados é a chave para melhorar a gestão de leads.
O primeiro contato é apenas o início da jornada.
Depois dele, a missão é nutrir o relacionamento com conteúdos relevantes, follow-ups estratégicos e uma comunicação que leve o lead cada vez mais perto da decisão de participar do seu evento.
Em resumo, o ideal é continuar nutrindo o interesse com:
Quanto mais consistente for essa comunicação, maiores as chances de transformar interesse em participação real.
E para ajudar você nessa estratégia, a Even3 preparou um Kit de Marketing para Eventos com materiais, dicas e recursos práticos para divulgação, relacionamento e conversão.
Baixe o material e fortaleça sua estratégia de captação e nutrição de leads para eventos:
