Não existem eventos sem inscrições, isso é fato. Mas você conhece suas opções para coletar dados dos participantes?
O Google Forms costuma ser uma das primeiras ferramentas lembradas, justamente por ser gratuita, simples e conhecida por praticamente todo mundo.
Neste artigo, você vai aprender como fazer ficha de inscrição no Google Forms passo a passo, entender em quais situações essa ferramenta realmente ajuda (e em quais ela pode te deixar na mão), além de conhecer boas práticas para deixar seu formulário de inscrição mais profissional e eficiente.
O Google Forms é uma ferramenta gratuita do Google Workspace que permite criar formulários online para coletar informações de outras pessoas.
Na prática, ele funciona como um criador de formulários online, possibilitando a criação de pesquisas de satisfação, enquetes, questionários, avaliações e também formulários de inscrição.
Ele funciona de forma integrada com o Google Drive e o Google Sheets, o que facilita a organização e a visualização das respostas.
Imagine, por exemplo, um professor organizando uma palestra para sua turma ou uma empresa promovendo um treinamento interno para colaboradores. Nesses casos, um formulário simples costuma ser suficiente para coletar os dados dos participantes.
No entanto, quando o evento começa a crescer, surgem novas necessidades que vão muito além da coleta de informações.
Aqui vale um ponto de atenção: embora seja possível usar o Google Forms para criar uma ficha de inscrição, essa não é a ferramenta mais indicada quando o objetivo é gerenciar inscrições de um evento de ponta a ponta.
Isso acontece porque o Google Forms foi pensado, antes de tudo, para pesquisas e coleta de dados simples. Ou seja, não é para a rotina de quem organiza eventos.
Na prática, um organizador precisa de muito mais do que só reunir nome e e-mail dos participantes. É preciso lidar com:
Nenhuma dessas funções existe nativamente no Google Forms.
Então, se você está organizando um evento simples e gratuito, com poucos participantes e sem necessidade de controle financeiro, dá para usar o Google Forms como ficha de inscrição sem grandes problemas.
Mas, para eventos com inscrições pagas, emissão de certificado, múltiplos lotes ou um volume maior de participantes, o mais indicado é contar com uma plataforma de gestão de eventos, como a Even3, que já nasceu para resolver justamente esse tipo de necessidade.
Se o seu evento se encaixa nesses casos mais simples, aqui vai o passo a passo de como criar um formulário de inscrição no Google Forms:
Entre na sua conta Google e abra o Google Forms.
Em seguida, escolha a opção “Em branco” para criar um formulário do zero ou utilize um modelo disponível.
Depois, escolha um nome que identifique claramente o evento.
Por exemplo, “Ficha de Inscrição — Workshop de Marketing Digital“. Enfim, algo para que o participante entenda imediatamente do que se trata.
Também vale incluir uma descrição com informações importantes, como data, horário, local e regras de participação.
Adicione perguntas como nome completo, e-mail, telefone, CPF (se necessário) e instituição/empresa.
Use o tipo de campo adequado para cada informação: texto curto para nome e e-mail, múltipla escolha para categorias de inscrição, por exemplo.
Mas, lembre-se: evite solicitar informações que não serão utilizadas. Afinal, um formulário muito grande pode impedir que os participantes o preencham até o fim.
Ative a opção “Obrigatória” nas perguntas essenciais para evitar cadastros incompletos.
Use o ícone de paleta de cores
Embora a personalização seja limitada, ela ajuda a relacionar mais facilmente o formulário com o seu evento.
Em “Respostas”, você pode vincular o formulário a uma planilha do Google Sheets, o que facilita o acompanhamento dos dados.
Clique em “Enviar”, depois no ícone de link e copie o endereço gerado. É esse link que você vai divulgar nas redes sociais, por e-mail ou no site do evento.
Normalmente, esse último passo é o que mais gera dúvida entre quem está começando: como fazer link de inscrição no Google Forms.
Basicamente, é apenas clicar em “Enviar” e copiar a URL. Não existe um botão separado para isso, o link do formulário já funciona como link de inscrição assim que ele é publicado.
Depois que as inscrições começam a chegar, é natural querer acompanhar os números em tempo real.
Para ver as respostas do Google Forms, basta abrir o formulário e clicar na aba “Respostas”, no topo da tela. Lá, você encontra três formas de visualização:
Para facilitar a visualização, recomendo clicar no ícone verde de Planilhas
Esse passo costuma ser essencial na rotina de quem organiza eventos. Afinal, é a partir dessa planilha que muitos organizadores montam listas de presença, controlam check-in manualmente e organizam o envio de certificados — um trabalho que, dependendo do tamanho do evento, pode tomar horas e necessitar de diversas ferramentas diferentes.
Como eu disse, a ficha de inscrição é só o começo de um evento.
Inclusive, ela existe para facilitar outras etapas, como pagamentos, credenciamento, envio de certificados etc.
Nada disso pode ser feito através do Google Forms. Portanto, a ferramenta necessita de complementos, como planilhas, plataformas de envio de e-mails, entre outros.
Sendo assim, o Google Forms pode até funcionar bem para acompanhar presenças em eventos pequenos, informais ou internos.
Mas o problema aparece quando o evento cresce.
Se o objetivo é oferecer uma experiência mais profissional para participantes e também facilitar a rotina da equipe organizadora, uma plataforma de eventos tende a trazer mais eficiência.
Afinal, ela integra diversas áreas de um evento em um só lugar e oferece outras funcionalidades, muitas vezes, de forma gratuita.
Embora ambos permitam criar um formulário de inscrição, eles possuem objetivos diferentes.
O Google Forms é uma ferramenta de coleta de dados.
Já plataformas de eventos foram desenvolvidas para administrar toda a jornada do participante.
Na Even3, por exemplo, o formulário de inscrição faz parte de um ecossistema completo de organização de eventos.
Além de criar formulários personalizados, é possível:
Isso reduz o trabalho operacional e melhora tanto a experiência da organização quanto dos participantes.
Outro benefício importante é que os formulários deixam de ser documentos isolados e passam a fazer parte de toda a gestão do evento. Isto é, o organizador não precisa cruzar informações entre ferramentas diferentes porque tudo que ele precisa está na plataforma de eventos.
Por fim, independentemente da ferramenta escolhida, você quer que os interessados no seu evento realmente se inscrevam, não é?
Então, há algumas boas práticas para garantir que eles vão responder o formulário de inscrição. São elas:
Formulários muito longos aumentam as chances de abandono. Então, pergunte apenas o que será realmente utilizado pela organização.
Depois, você pode criar outros formulários para fazer mais perguntas aos inscritos.
É super importante que você preencha tudo, do início ao fim, simulando a experiência do participante.
Já imaginou o que acontece depois que seu participante se inscreve?
É nesse momento que ele está mais interessado em saber sobre o evento, ansioso para que ele comece.
Então, aproveite a página de confirmação de inscrição (ou página de obrigado) para divulgar materiais de apoio, grupos do evento ou serviços adicionais.
Além disso, lembre-se que essa também é a hora de enviar e-mails e manter seus participantes ativos até o dia do evento!
Outro ponto importante é que boa parte das inscrições acontece pelo celular, então o formulário precisa ser responsivo.
Conforme o número de participantes aumenta, centralizar inscrições, comunicação, pagamentos, credenciamento, certificados e relatórios em uma única plataforma reduz significativamente o trabalho manual.
É justamente esse ponto que faz muitos organizadores migrarem do Google Forms para uma solução completa quando os eventos crescem.
Na Even3, por exemplo, é possível criar diversos formulários personalizados, gerenciar inscrições, acompanhar participantes e organizar todo o evento em um único ambiente. Tudo pensado para simplificar a rotina de quem organiza eventos.
Portanto, se você já sentiu na pele o trabalho manual de organizar inscrições em planilhas soltas, que tal simplificar esse processo?
Crie seu evento na Even3 e monte sua ficha de inscrição em poucos minutos, com tudo já integrado:
